Tiedonsiirto väestörekisteriohjelmista

Tällaiset tiedonsiirrot noudattelevat pääosin samoja vaiheita, joten katso lisää vaihekuvia ohjeesta Tiedonsiirto Primukseen.

Jos päivittää Primuksessa jo ennestään olevia tietoja Väestörekisterikeskuksesta, täytyy huomioida, että huoltajataulukon rivijärjestyksen on oltava sama Primuksessa ja Väestörekisterikeskuksessa, jotta tiedot siirtyvät oikeille paikoille. Jos esim. Primuksessa on ensin äidin tiedot ja sitten isän tiedot ja Väestörekisterikeskuksessa toisinpäin, niin osa Primuksen tiedoista voi päätyä väärälle riville tiedonsiirron myötä. Äidille voi esim. tulla isän sähköpostiosoite ja toisinpäin. Jos tiedot eivät ole samassa järjestyksessä Primuksessa ja Väestörekisterikeskuksessa, tiedonsiirtoa ei kannata tehdä.

Primus osaa kuitenkin tunnistaa huoltajien tiedot oikeille riveille huoltajan henkilötunnuksen ja vaihtoehtoisesti huoltajan tyypin perusteella, eli vaikka tiedot olisivatkin eri järjestyksessä Primuksessa ja Väestörekisterikeskuksessa, niin tiedot saadaan oikeille riveille Primukseen, mikäli huoltajan henkilötunnus tai tyyppi täsmää. Jos huoltajia ei tunnisteta, tuodaan huoltajatiedot Primukseen siirtotiedostossa olevalla rivijärjestyksellä, ja silloin on mahdollista, että osa Primuksessa olevista huoltajatiedoista menee väärälle huoltajalle.

Väestörekisterikeskuksesta tilatun tiedoston siirto Primukseen tapahtuu opiskelijarekisterissä Tiedonsiirrot / Tiedonsiirto Primukseen -toiminnon kautta. Vastaanotettavaksi siirtotiedostoksi valitaan tiedosto, jonka Väestörekisterikeskus on lähettänyt ja tiedonsiirron tyypiksi valitaan "Tiedonsiirto väestörekisteristä".

Jos tiedosto on saatu kunnilla käytössä olevasta väestörekisteriohjelmasta, esim. Kuntiaisesta, Pegasoksesta tms., valitaan tiedonsiirron tyyppi sen mukaan. Jos tiedosto on peräisin Kuntiaisesta, on tiedonsiirron tyyppi Kuntiainen, jos taas XCity-ohjelmasta, on tyyppi Tekla XCity jne. Ota yhteys Kuntiaisen ohjelmatoimittajaan, jos haluat siirtää väestörekisteristä v. 2000 tai sen jälkeen syntyneitä.

Tiedonsiirto jatkuu siten, että ensiksi valitaan tiedonsiirron asetukset. Merkkisarjan valinta vaikuttaa lähinnä skandinavisten merkkien esitystapaan. Muuta SUURAAKKOSET pieniksi muuttaa MAIJAn Maijaksi. Katso muiden asetusten selitykset tästä ohjeesta.

Vastaanotettaviksi tiedoiksi valitaan ne tiedot, jotka halutaan siirtää Primukseen. Rasti listasta ne tiedot, jotka haluat vastaanottaa. Jos Primuksessa on esillä täsmälleen vastaava kenttä, sen nimi ilmestyy oikeanpuoliseen sarakkeeseen nuolen perään. Jos vastaavaa kenttää ei löydy, Primus avaa hakuruudun, jonka kenttäluettelosta valitaan tiedon vastaanottava kenttä.

Tunnistekentän perusteella Primus yhdistää tiedot kannassa jo oleviin tietoihin. Käytännössä henkilötunnus on ainoa varma tunnistekenttä.

Siirrettäviä tietoja voidaan tutkia esikatseluruudussa ja poistaa tiedot, joita ei haluta vastaanottaa. Tässä ruudussa näkyvät ainoastaan kantaan syntyvät uudet kortit ja ne, joiden tiedot muuttuvat.

Lopuksi käsitellään ne osoitinkenttien tiedot, joille ei tiedonsiirrossa löytynyt vastaavaa arvoa kenttiensä osoitin- tai valintalistasta. Ylhäällä on lista tiedostossa käytetyistä vaihtoehdoista ja alhaalta valitaan, mikä oman koulun vaihtoehdoista sopisi parhaiten samaan asiaan. Uusi tieto -valikosta valitaan sopiva vastine.

Tiedonsiirto on nyt valmis. Viimeinen apuruutu kertoo siirron tilastotiedot ja antaa mahdollisuuden joko tallentaa tai perua. Jos valitset Hylkää, Primuksen tietokantaan ei tallenneta mitään tietoa.

Henkilötiedot saa nykyään päivitettyä helpoiten DVV-rajapintapalvelun avulla. Ks. ohje ja lisätietoa palvelusta.

Tiedonsiirto muutostietopalvelusta tehdään opiskelijarekisteristä valitsemalla Tiedonsiirrot / Väestörekisteriohjelmista / DVV Muutostietopalvelu. Siirto toimii hieman eri tavalla kuin edellä kuvatut muut siirrot. Tässä siirrossa valitaan ensin siirrettävä tiedosto ja sen jälkeen vastaanotettavat tiedot. Sitten valitaan tunnistuskenttä (Henkilötunnus on hyvä vaihtoehto) ja tarkistetaan päivitettävät tiedot. Siirrossa ei tallennu uusia kortteja rekisteriin, vaan ainoastaan olemassa olevia kortteja päivitetään.

DVV:n tiedonsiirrossa saadaan opiskelijan osoitetiedot. Aiemmin ne on haettu tietueesta 103 "Kotimainen postiosoite", Primuksen versiosta 4.63.37.1 lähtien tietueesta 101 "Vakinainen kotimainen osoite".

(Primus etsii Postinumerot-rekisteristä numeroa vastaavan postitoimipaikan ja tallentaa molemmat opiskelijan rekisterikortille. Jos postinumeroa ei löydy, tietoa ei tallenneta.)