Tapahtumaan ilmoittautuminen ja ajan varaaminen

Tapahtumat, jotka eivät vaadi ilmoittautumista, näkyvät kutsuttujen kalentereissa heti. Ilmoittautumista vaativat tapahtumat tulevat näkyviin kalenteriin, jos ja kun käyttäjä ilmoittautuu.

Tieto uusista tapahtumista näkyy Wilman etusivulla Viestit-laatikossa sekä uutena viestinä että tapahtumakutsuna (mikäli siihen vaaditaan ilmoittautuminen). Kun tapahtumakutsu on luettu, se poistuu etusivulta uusista viesteistä. Vasta kun tapahtumaan on ilmoittauduttu tai valittu En osallistu, tapahtumakutsu poistuu etusivulta.

Kaikki tapahtumakutsut näkyvät Wilman Viestit-sivun Tapahtumakutsut-välilehdellä.

Tapahtuman tiedot aukeavat ruudulle joko klikkaamalla etusivun tapahtumakutsupainiketta tai Viestit-sivun Tapahtumakutsut-välilehden kautta. Tapahtumakutsujen listauksessa (taulukossa) näkyy "Ilmoittautuminen"-sarake, joka näyttää viimeisen ilmoittautumisajankohdan tai jos on jo ilmoittauduttu, se näyttää ko. tapahtuman ajankohdan, jonka käyttäjä on varannut.

Kalenterissa jo näkyvään, ei-ilmoittautumista vaativaan tapahtumaan voi siirtyä ko. päivää klikkaamalla, jolloin päivän tapahtumien tiedot aukeavat kalenterin alle. Kunkin tapahtuman kohdalla on linkki kyseiseen tapahtumaan.

Osa tapahtumista voi vaatia ilmoittautumisen. Lisäksi tapahtumalla voi olla useita vaihtoehtoisia ajankohtia, joista Wilma-käyttäjän halutaan valitsevan yhden.

Jos tapahtumaan ei aio osallistua ollenkaan, voi painaa En osallistu-painiketta, jolloin tieto välittyy kutsun lähettäjälle. Kutsun lähettäjä näkee ei-osallistuvat henkilöt Wilmassaan, kun klikkaa tapahtumakutsun vastaanottajalistassa Seuraa lukeneita ja ilmoittautuneita->Seuraa ilmoittautuneita.

Tapahtumaan ilmoittaudutaan avaamalla ensin ko. tapahtuma ja klikkaamalla Ilmoittaudu-painiketta sopivan ajankohdan kohdalla. Jos painike ei ole aktiivisena,

• tapahtuma on jo täynnä / kaikki ajankohdat on varattu, tai
• tapahtuma on jo mennyt tai ilmoittautumisaika päättynyt, tai
• huoltajien tapauksessa oppilaan toinen huoltaja on jo ilmoittautunut tapahtumaan.

Jos kutsutut saavat ilmoittaa tapahtumaan muitakin kuin itsensä, kysyy Wilma vielä ilmoittautumisten määrän. Huoltaja voi ilmoittaa tapahtumaan mukaan itsensä lisäksi esim. toisen huoltajan tai tulkin. Osallistujien nimiä ei tarvitse antaa, pelkkä lukumäärä riittää. "1" tarkoittaa ilmoittautujaa itseään, "2" ilmoittautujaa + yhtä toista henkilöä. Tapahtumakutsun lähettäjä määrittelee, montako henkeä kukin kutsuttu voi ilmoittaa mukaan sekä montako henkeä ajankohtaan voi kaikenkaikkiaan ilmoittautua.

Ilmoittautuminen on valmis heti, kun Ilmoittaudu-painiketta on painettu ja mahdollinen osallistujamäärä annettu. Muuta ei tarvitse tehdä. Ilmoittautumisen voi perua tai siirtää toiseen ajankohtaan niin kauan, kuin ilmoittautumis-/perumisaikaa on jäljellä. Ilmoittautuminen näkyy saman tien kalenterissa.

Oppilaan huoltajat eivät voi varata erillisiä aikoja vaan yhtä oppilasta kohden on yksi aika. Jos erillisiin aikoihin on tarvetta, voi opettaja joko luoda kokonaan erillisen tapahtuman ja sille lisää varattavia ajankohtia tai sopia tapaamisen muulla tavoin.

Toisen huoltajan tekemä varaus näkyy myös toisella huoltajalla. Ajan voi muuttaa tai perua vain se huoltaja, joka ajan varasi.

Ilmoittautumisen myötä varattu aika ilmestyy näkyviin kalenteriin.