Varattavat ajat

TapahtumakutsutTapahtumakalenteriVanhempainvartti

Päivitetty viimeksi: 12.8.2019

Tässä ohjeessa on ohjeistettu varattavien aikojen luonti. Jos haluat luoda tapahtuman, johon voi ilmoittautua mutta ei tarvitse varata aikaa (esim. koulun juhlat), katso ohje Tapahtuman luominen ja tapahtumakutsujen lähetys.

Opettaja voi merkitä omaan kalenteriinsa valmiita aikoja esim. arviointikeskusteluille tai muille keskusteluille. Huoltajat näkevät Wilmasta vapaat ajankohdat ja voivat varata sopivan ajan. Opettaja näkee kuhunkin ajankohtaan ilmoittautuneet ja voi tarvittaessa perua käyttämättömät ajat ja luoda uusia.

Aloita klikkaamalla Wilman etusivun kalenterin alta Uusi tapahtumakutsu -linkkiä tai avaa Viestit-sivu ja klikkaa Lähetä tapahtumakutsuja -painiketta. Kummastakin avautuu Uusi tapahtumakutsu -sivu.

Anna tapahtumalle jokin aihe, esim. "Keskusteluajat" sekä tarkempi kuvaus. Kuvauksessa voi kertoa esim. käsiteltävät asiat sekä missä luokkatilassa tapaaminen pidetään.

Klikkaa Valitse vastaanottajat -kohtaa ja valitse esim. 7A-luokan oppilaiden huoltajat. Osallistujat valitaan samalla tavalla kuin Wilman viestitoiminnossa.

Huoltajat, joilla rajoitettu tiedonsaantioikeus, eivät saa tapahtumakutsuja eivätkä näe tapahtumia kalenterissa. Näiden huoltajien nimet (Wilma-tunnukset) eivät näy mukana huoltajalistassa eikä heille voi lähettää kutsua.

Tarkista, että Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen -asetus on päällä.

  • Anna Ilmoittautumisia enintään -kohtaan "1" (= vain yhden oppilaan huoltajia yhteen tapaamiseen)
  • Anna Ilmoitettavia osallistujia enintään -kohtaan "2", jos yhteen varttiaikaan voi tulla 2 huoltajaa.

Anna ensimmäinen ajankohta Pvm- ja Kello-kenttiin. Ilmoittautuminen-kohtaan annetaan ilmoittautumisajan alkamis- ja päättymispäivä sekä kellonaika, Peruminen-kohtaan viimeinen mahdollinen perumispäivä ja kellonaika. Lisätietoihin voi kirjata jotain juuri tätä ajankohtaa koskevaa lisätietoa. Kun tiedot on syötetty, klikkaa hyväksymispainiketta.

Loput saman päivän ajat kannattaa luoda Lisää ajankohta -painikkeella. Laita halutessasi ensin päälle asetus Pidä taukoa ja anna minuuttia-kohtaan haluamasi tauon pituus. Esimerkkikuvassa opettaja pitää keskusteluiden välissä 5 min tauon.

Klikkaa sitten Lisää ajankohta -painiketta, jolloin Wilma luo seuraavan ajankohdan alkamaan määritetyn tauon jälkeen. Loput saman päivän ajat voit luoda klikkailemalla Lisää ajankohta -painiketta. Jokainen klikkaus luo uuden rivin samoilla asetuksilla. Jos jossain välissä halutaan pitää pidempi tauko, muutetaan tauon kestoksi esim. 15 min.

Jos aikoja halutaan luoda lisää seuraavalle päivälle tai vaikkapa seuraavalle viikolle, valitse Pvm-kohtaan kyseinen päivä, anna ensimmäisen vartin ajankohta ja lisää sitten päivän muut ajankohdat Lisää ajankohta -toiminnon avulla.

Voit muokata aikoja klikkaamalla kyseisen ajankohdan rivin perässä näkyvää kynäkuvaketta.

Tehty ajankohta poistetaan rastimalla rivin alussa oleva kenttä ja klikkaamalla Poista valitut -painiketta.

Voit myös varata ajan tarvittaessa jollekin kutsutuista suoraan tiettyyn ajankohtaan, jos huoltajalla ei ole mahdollisuutta käyttää Wilmaa. Klikkaa ajankohdan rivin perässä olevaa plus (+) -merkkiä, jolloin saat huoltajien listan esille.

Ikkunan alareunassa on kentät Vastaanottajat saavat nähdä toistensa nimet sekä Vastaanottajat saavat nähdä toistensa vastaukset. Näillä tarkoitetaan tapahtumakutsuun mahdollisesti liittyvää viestien vaihtoa. Huoltajat näkevät opettajan Teksti-kohtaan kirjoittaman kuvauksen ja voivat vastata opettajalle. Oletuksena huoltajat eivät näe, keille kaikille muille kutsu on lähetty, ja huoltajan vastaus näkyy vain opettajalle.

  • Jos Vastaanottajat saavat nähdä toistensa nimet rastitaan, huoltajat näkevät, keille muille sama kutsu on lähetetty.
  • Jos Vastaanottajat saavat nähdä toistensa vastaukset rastitaan, huoltajat näkevät toistensa vastaukset opettajalle. Toiminnallisuus on sama kuin Wilman viesteissä. Huoltaja näkee viestinkirjoitusalueella tiedon siitä, että vastaus näkyy muillekin.

Kun huoltajat ovat varanneet aikoja, opettaja näkee tapahtuman sivulta huoltajien ilmoittautumistiedot. Ilmoittautuneet-kohdan linkin kautta näkee ilmoittautuneiden nimet sekä määrän.

Opettaja näkee tiedon kunkin päivän varattuihin keskusteluaikoihin osallistuvista myös Wilman etusivun kalenterissa.