Ibruktagning av anmälningsfunktionen

• Om ni inte redan har en lämplig blankett för utbildningskalendern kan du föra in eller skapa en sådan i Primus Blanketteditor. En färdig mall för anmälan till grundutbildningen finns som bilaga i slutet av denna anvisning.
• Ange i fältet Skola på blanketten de skolor där anmälan ska vara möjlig i Wilma. Skola-fältet kan inte lämnas tomt. Om man önskar rikta anmälningarna till en s.k. virtuell skola (från vilken eleverna senare förflyttas till riktiga skolor), ange denna i Skola-fältet. Fördelen med att använda en virtuell skola är att det då inte krävs separata skolspecifika ansökningsmål.
• På blanketten finns också fält för kommunens egna anvisningar. Redigera dessa fält så att informationen överensstämmer med ert förfarande.

E-postinställningar

Först och främst, se till att e-postinställningarna är i ordning i Information om skolan (se anvisningarna för E-postinställningar). Om ni använder en virtuell skola för anmälan, måste inställningarna även vara i ordning för den.

Fält

De flesta av de fält som listas nedan är skolspecifika, och fälten behöver fyllas i på korten för de skolor som använder elektronisk anmälan. Om ni vill använda en virtuell skola, fyll i inställningarna på dess kort. Då blir den virtuella skolan elevernas skola i Primus. Efter det kan eleverna överföras till de riktiga skolorna.

Kryssa i dessa fält:

• Blankettfunktionen i användning
• Rätt att sända e-post
• Utbildningskalendern i användning (kryssa i fältet för den skola som har registerkort nummer 1)

Fyll i dessa fält:

• Långvariga utbildningars infokolumner i Wilma: Välj de fält från Klasser-registret som ska användas för att visa informationen på anmälningssidan. Om Namn-fältet väljs som den första uppgiften, kommer ansökningsmålen att listas i alfabetisk ordning efter namn. Om dessa fält inte har fyllts i alls, kommer själva avsnittet över ansökningsmålen inte att visas i utbildningskalendern.
• Långvariga utbildningars infokolumner i Wilma, namn på (svenska/finska/engelska): Här kan du ge alternativa namn till de nyss valda fälten. Det är en god idé att placera fältet bredvid det föregående fältet i fälteditorn. Om kolumnnamnen inte fylls i, kommer Wilma att använda fältnamnen som de är som kolumnrubriker.
• Långvariga utbildningars tilläggsuppgifter i Wilma: Ange här de fält från Klasser-registret som ska användas för att visa tilläggsinformationen om ett visst ansökningsmål, t.ex. Årskurs/Årsnivå->Årskurs. Tilläggsuppgifterna visas då i Wilma. Du kan välja de här fälten även senare, efter att du har skapat ansökningsmålet och fyllt i de relevanta fälten.
• Långvariga utbildningars tilläggsuppgifter i Wilma, namn på (svenska/finska/engelska): Här kan du ge alternativa namn till de nyss valda fälten. Det är en god idé att placera fältet bredvid det föregående fältet i fälteditorn.
• Ansökning till långa utbildningar börjar klockan: Här kan man ange det klockslag då ansökningen öppnas (kan även lämnas tomt). Du kan ange ett standardvärde, men observera att om man senare anger en starttid för specifika ansökningsmål även i Klasser-registret, kommer det att åsidosätta tidsinställningen i Information om skolan.
• Långvariga utbildningars rubrik på svenska: Ange här den rubrik som ska stå ovanför ansökningsmålen, t.ex. "Utbildningar" eller "Anmälning till undervisning".
• Utbildningsanmälan för privatpersoner - knappens text på svenska:här har du möjlighet att ange ett alternativt namn för knappen man trycker på då man ska anmäla sig. Om man inte fyller i något här, står det "Ansök/Anmäl" på knappen.
• Ansökning till utbildning, användarvillkor på (svenska/finska/engelska): Skriv in era villkor här. OBS! Fältet måste ifyllas.
• Långa utbildningar kräver inte e-postverifiering: Kryssa i fältet om du inte alls vill använda e-postbekräftelse vid anmälningar. Inställningen gäller då för alla ansökningsmål på utbildningskalendersidan. Om du vill knäppa av e-postbekräftelsen för ett enskilt ansökningsmål kan du göra det i Klasser-registret.
• Text på svenska efter elektronisk anmälan (även motsvarande på finska/engelska): Fyll i fältet om du önskar ett avslutningsmeddelande för anmälan eller en returlänk till en specifik webbsida. Om fältet är tomt visas ett standardmeddelande och en returlänk till utbildningskalendersidan för sökanden. Om du vill ha både egen text och returlänk, skriv länken inom dubbla hakparenteser: [[Tillbaka till utbildningskalendern|/browsecourses]]. Om anmälan avbryts och man loggar ut, visas standardtexten "Tack för ditt besök" och en returlänk till utbildningskalendern. Om användaren inte gör något inom 30 sekunder, kommer webbläsaren automatiskt att gå till utbildningskalendern.

Fält för instruktioner

Skriv in en lämplig instruktion i dessa fält:

• Innehållet i e-posten till sökanden på svenska
• E-postinnehåll till sökanden efter sparade val, svenska
• Utbildningarnas uppgifter i bekräftelsen som skickas till sökande per e-post

Det finns en separat anvisning över e-postmeddelandets struktur. Där ser du närmare hur innehållet placeras i e-postmeddelandet.

Ta fram dessa fält:

• Söker till följande långvariga utbildning
• Ansökningsdatum
• Ansökningstidpunkt
• Ansökan sparades kl.
• Preferensordning vid ansökan till långvarig utbildning
• Studeranderegistrets kortnummer

Efter att du har utfört förberedelserna kan du skapa ansökningsmålen och publicera dem. Sedan är det möjligt för personer att ansöka eller anmäla sig till en läroanstalt via Wilma.

Här följer processen i detalj.

1. Huvudanvändaren eller admin utför förberedelserna ovan.
2. Gör registerkort för respektive ansökningsmål i Klasser-registret och publicera dem i Wilma (se anvisning, som även innehåller instruktionerna för faserna 3-5)
3. En person anmäler eleven till undervisning i Wilma, utan Wilma-koder. Infromationen lagras i Primus Sökande-register. Från Wilma skickas en bekräftelse till personens e-post. Det finns en separat anvisning för personer som utför anmälan och den kan delges vid behov.
4. Skolan handlägger elevuppgifterna i Sökande-registret och flyttar de som antas till Studerande-registret. Den här åtgärden kan man även genomföra i Wilma. Om eleven inte börjar gå i skolan trots allt, ska man ta bort uppgifterna i Primus.
5. Ansökningsmålet ska döljas i Wilma när ansökningstiden utgår.