Wilma Daycare -sovellus iOS-laitteille

Jotta sovellusta voisi käyttää, täytyy kunnan/oppilaitoksen Wilmassa olla virallinen ja luotettu varmenne. Itse allekirjoitettu varmenne ei ole riittävä.

• Wilma Daycare-sovellus App Store -kaupassa

Asenna sovellus iOS-laitteellesi yllä olevan linkin kautta tai avaa laitteellasi App Store -kauppa ja hae Wilma-sovellus esimerkiksi hakutoiminnon avulla. Visman virallinen Wilma Daycare -sovellus löytyy helposti hakusanalla "wilma daycare".

Sovelluksen käyttö edellyttää uudentyyppistä Wilma-tunnusta eli tunnusta, joka löytyy Wilman käyttäjätunnukset -rekisteristä. Jos käyttäjän tunnusta ei löydy sieltä, hänen on muutettava Wilma-tunnuksensa ensin uudentyyppiseksi, ks. ohje.

Koko henkilökunta voi käyttää samalla laitteella sovellusta turvallisesti, sillä sovelluksen käyttö edellyttää henkilökohtaista PIN-koodia. Aina kun sovellus avataan, käyttäjä valitsee ensin oman käyttäjätilinsä ja syöttää sitten PIN-koodinsa. Jos käyttäjä ei muista itse kirjautua ulos ylälaidan lukituskuvakkeella käytön lopetettuaan tai sovellusta ei käytetä, hänet kirjataan automaattisesti ulos hetken kuluttua.

Käyttäjätilit lisätään sovellukseen alla olevien ohjeiden mukaisesti. Sillä ei ole merkitystä, missä järjestyksessä henkilökuntaan kuuluvat lisäävät käyttäjätilinsä sovellukseen. Jokaisella sovelluksen käyttäjällä tulee kuitenkin olla Wilma-tunnus ennestään olemassa, ennen kuin käyttäjätiliä voi lisätä sovellukseen.

A) Käyttäjätilin lisäys QR-koodilla

1. Kirjaudu tietokoneella Wilmaan ja klikkaa etusivun oikeasta yläreunasta QR-koodi-kuvaketta.
2. Avaa sitten mobiililaitteella Wilma Daycare -sovellus ja paina Lue QR-koodi -painiketta. Skannaa tietokoneen näytöltä QR-koodi ja kirjoita salasanasi sovellukseen. Paina vielä Kirjaudu-painiketta.
3. Kun olet kirjautunut sisään, lisää tunnuksellesi oma, henkilökohtainen PIN-koodisi. Jatkossa käytät PIN-koodia sovellukseen kirjautumiseen, et Wilma-tunnuksiasi.
4. Muut samaa laitetta käyttävät voivat nyt tai myöhemmin lisätä vastaavalla tavalla itselleen tilin sovellukseen. Käyttäjätilin voi milloin tahansa lisätä Käyttäjätilit-sivulta yläreunan +-painikkeella. Käyttäjätilit-sivulle pääsee klikkaamalla ylälaidan käyttäjäkuvaketta, joka löytyy etusivulta (jonkun käyttäjän ollessa kirjautuneena sisään) sekä kirjautumisnäkymästä (kun kukaan käyttäjä ei ole kirjautunut sisään).

B) Käyttäjätilin lisäys käsin

1. Avaa mobiililaitteellasi Wilma Daycare -sovellus ja paina Valitse Wilma -painiketta. Kirjoita hakukenttään Wilmanne nimi tai osoite ja valitse oikea Wilma. Jos osoitetta ei löydy listasta, kirjoita käsin täsmälleen sama osoite, jota käytät internetselaimellakin Wilmaan mennessäsi, esim. https://wilma.esimerkkila.fi tai wilma.esimerkkila.fi. Huomaa, että joillakin kunnilla tai oppilaitoksilla osoitteen perässä on vielä numerosarja, esim. https://wilma.esimerkkila.fi:8040.
2. Käyttäjätunnus- ja Salasana-kenttiin kirjoita sama käyttäjätunnus ja sama salasana, joita käytät internet-Wilmassakin. Tiedot syötettyäsi paina Kirjaudu-painiketta.
3. Kun olet kirjautunut sisään, lisää tunnuksellesi oma, henkilökohtainen PIN-koodisi. Jatkossa käytät PIN-koodia sovellukseen kirjautumiseen, et Wilma-tunnuksiasi.
4. Muut samaa laitetta käyttävät voivat nyt tai myöhemmin lisätä vastaavalla tavalla itselleen tilin sovellukseen. Käyttäjätilin voi milloin tahansa lisätä Käyttäjätilit-sivulta yläreunan plus (+) -painikkeella. Käyttäjätilit-sivulle pääsee klikkaamalla ylälaidan käyttäjäkuvaketta, joka löytyy etusivulta (jonkun käyttäjän ollessa kirjautuneena sisään) sekä kirjautumisnäkymästä (kun kukaan käyttäjä ei ole kirjautunut sisään).

C) Käyttäjätilin lisäys erillisellä painikkeella (OpenID-kirjautuminen)

Joissain kunnissa ja toimintayksiköissä on käytössä erillinen painike henkilökunnalle käyttäjätilin lisäystä varten. Painike tulee näkyviin, kun olet valinnut oikean Wilman ensin. Jos painikkeita on useita, käytä oman roolisi mukaista painiketta. Jos omassa Wilma-sovelluksessasi näkyy tällainen painike, käytä sitä käyttäjätilin luontiin äläkä yläpuolella näkyviä kirjautumiskenttiä.

Painikkeessa näkyvä teksti voi vaihdella kunnasta tai toimintayksiköstä riippuen, mutta se sijaitsee kirjautumiskenttien alapuolella "tai"-sanan alla. Painikkeesta avautuu laitteen verkkoselain, ja voit kirjautua syöttämällä oman käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Kun olet kirjautunut sisään, lisää tunnuksellesi oma, henkilökohtainen PIN-koodisi. Jatkossa käytät PIN-koodia sovellukseen kirjautumiseen.

On mahdollista, että kirjautuminen pitää tehdä uudelleen tietyin aikavälein. Tämä riippuu kunnan tai toimintayksikön määrityksistä.

OpenID:n käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet on ohjeistettu ohjeessa Wilma OpenID.

Käyttäjätilin lisäyksen jälkeen

Wilma-sovelluksessa on nyt näkyvissä kaikki laitteelle lisätyt käyttäjätilit. Niitä voi lisätä milloin tahansa Käyttäjätilit-sivulla.

Huomioitavaa MFA:n osalta

Wilma Daycare -sovellus ei tue MFA:ta. Tämän vuoksi ko. sovellusta käyttävän henkilöstön ei tule ottaa käyttöön MFA:ta. Jos Daycare-sovellusta käyttävällä henkilöllä on kytketty Wilma-tunnukseen myös huoltajarooli, ei siinäkään saa olla MFA:ta käytössä.

Kun käyttäjä lopettaa sovelluksen käytön, hän voi uloskirjautua sovelluksesta painamalla yläreunan lukkokuvaketta. Tällöin sovellus palaa lukitusruutuun, josta sama käyttäjä voi kirjautua uudelleen sisään PIN-koodilla tai toinen käyttäjä voi painaa käyttäjäkuvaketta, jonka kautta hän pääsee valitsemaan oman käyttäjätilinsä.

Sovellus kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos, jos käyttäjä on itse unohtanut uloskirjautua.

Päiväkodinjohtaja näkee sovelluksessa kaikki ryhmät. Kasvattaja näkee omat ryhmänsä Omat ryhmät -otsikon alla (omat ryhmät ovat niitä, joihin kasvattaja on merkitty Primuksen Ryhmät-rekisterissä Muut opettajat -kenttään).

Kasvattaja näkee muutkin ryhmät Muut ryhmät -otsikon alla, jos kasvattajalle on merkitty Primuksessa käyttäjäryhmä, jolle on rastittuna Käyttäjäryhmät-rekisterissä Primuksen oikeudet -välilehden Arviointi-rekisterin oikeuksista Kaikkien arviointikirjojen näkeminen. Tämä oikeus antaa samalla oikeudet tehdä merkintöjä ryhmään (lasten sisään-/ulosleimaukset ym).

Lapsen tiedoissa näkyy seuraavat tiedot:

• huoltajien tiedot
• varahakijoiden tiedot
• ikä
• allergiat
• tuen tarve
• muut huomiot

Näitä tietoja ei täytetä käsin sovellukseen vaan selaimen kautta Wilma-lomakkeella, joka löytyy täältä. Kun tiedot on täytetty, ne näkyvät myös Wilma Daycare -sovelluksessa.

1. Kun lapsi saapuu hoitoon, valitse oikea ryhmä ja paina lapsen kuvaa, kunnes vihreä ympyrä ilmestyy kuvan ympärille. Nosta sormi, niin lapsi kirjataan sisään.
2. Kun lapsi lähtee hoidosta, paina kuvaa, kunnes vihreä ympyrä poistuu kuvan ympäriltä. Nosta sormi, niin lapsi kirjataan ulos.

Jos kirjaat vahingossa väärän lapsen sisään, voit kirjata hänet samantien ulos. Voit myöhemmin kalenterinäkymän kautta poistaa tämän virheellisen kirjauksen.

Lapsi ei voi olla läsnä kahdessa ryhmässä yhtä aikaa. Lasta ei voi myöskään kirjata sisään, jos hänelle on merkitty poissaolo kyseiselle päivälle (tässä tapauksessa poissaolo tulee ensin poistaa kalenterinäkymän kautta).

Jos ryhmään tulee varalapsi "lainaan" toisesta ryhmästä:

1. Paina sen ryhmän sivulla, johon lapsi lainataan, oranssia plus (+) -kuvaketta.
2. Syötä hakuruutuun varalapsen henkilötunnus tai nimi (tai osa siitä), kunnes lapsen nimi ilmestyy listaan. Valitse lapsi listasta, tarkista näytöllä näkyvien tietojen perusteella, että kyseessä on oikea lapsi, ja valitse "Lisää ryhmään". Ryhmän listassa näkyy nyt lapsen nimi sekä oranssi plus (+) -kuvake merkiksi lainasta.

Huom. Kirjaa varalapsi sisään ja hoidon päättyessä ulos. Varalapsi ei siis kirjaudu automaattisesti sisään hoitoon samalla, kun hänet lisätään ryhmään.

Vastaavalla tavalla voit lisätä ryhmään muitakin varalapsia. Varalapset tuodaan aina yksitellen yhden hoitopäivän ajaksi ryhmään.

Jos työaikaleimaus ei ole käytössä

Jos työaikaleimaus ei ole käytössä, vaan henkilökunnan lukumäärä merkitään manuaalisesti, toimi seuraavasti:

1. Avaa ryhmän sivu ja paina alalaidasta sinistä henkilökuntakuvaketta.
2. Lisää määrä kokonaislukuna tai desimaalilukuna.

Voit saman kuvakkeen kautta myöhemmin muuttaa lukua päivän aikana. Menneiden päivien lukuja voi muuttaa kalenterinäkymässä.

Jos työaikaleimaus on käytössä

Jos työaikaleimaus on käytössä, ei henkilökunnan lukumäärää kirjata yllä kuvatulla tavalla, vaan se lasketaan automaattisesti tehtyjen leimausten perusteella. Työaikaleimausten teko on ohjeistettu ohjeessa Työaikaleimaukset.

Työaikaleimauksia voi muokata samassa näkymässä, jossa uudetkin kirjataan. Muutokset vaikuttavat henkilökuntakuvakkeessa näkyvään lukumäärään.

Sovelluksessa on kalenterinäkymä, jossa voi:

• selata kunkin päivän kirjauksia, merkintöjä sekä henkilökuntamäärää ja korjata niitä tarvittaessa
• tarkastella hoitoaikavarauksia
• tehdä ja muokata poissaolomerkintöjä

Näkymään pääsee ryhmän sivulta yläkulman kalenterikuvakkeesta. Halutun päivän voi selata esiin nuolipainikkeilla tai kalenterista.

Sovelluksen käyttäjät voivat muokata kaikkien sovelluksessa näkemiensä ryhmien lasten tietoja. Kasvattaja voi siis tehdä korjauksen esim. lapsen sisään-/uloskirjaukseen tai poissaolomerkintään, vaikka lapsi ei kuuluisi hänen omaan ryhmäänsä.

Henkilökunnan määrän korjaus

Selaa esiin oikea päivä, paina alareunan henkilökuntakuvaketta ja muuta määrä oikeaksi. Jos työaikaleimaus on käytössä, henkilökuntakuvaketta ei ole näkyvissä tässä näkymässä, vaan korjaukset tehdään ryhmän näkymän kautta painamalla henkilökuntakuvaketta ja muokkaamalla työaikaleimauksia.

Lapsen sisään- tai uloskirjauksen korjaus

Selaa esiin oikea päivä ja paina lapsen nimeä. Sivulla näkyy lapsen kaikki leimaukset kyseisen päivän osalta. Jos lapselle on esimerkiksi tehty virheellinen läsnäolokirjaus, voit poistaa sen kokonaan punaisella roskakorikuvakkeella. Jos haluat poistamisen sijaan muokata läsnäoloajankohtaa, paina joko sisään- tai uloskirjauksen kellonaikaa ja muuta se oikeaksi. Voit tarvittaessa lisätä kokonaan uuden kirjauksen päivälle "Uusi merkintä" -painikkeen kautta.

Poissaolomerkinnät

Selaa esiin oikea päivä ja paina lapsen nimeä. Valitse sitten Poissaolo-kohdan valikosta syy poissaololle. Samalla tavalla voit muokata jälkikäteen poissaolomerkintöjä.

Huomioitavaa poissaolomerkintöjen osalta:

• Poissaolomerkintää ei voi tehdä, jos lapsella on läsnäolomerkintä kyseiselle päivälle. Vastaavasti läsnäolomerkintää ei voi tehdä, jos lapsella on poissaolomerkintä.
• Jos ryhmässä on varalapsi, poissaolomerkinnän voi kirjata vain joko lapsen omaan ryhmään tai lainaryhmään. Molempiin sitä ei voi tehdä. Ei ole sinänsä merkitystä, kumpaan merkintä tehdään, mutta Primukseen tallentuu myös tieto siitä, kumman ryhmän kautta poissaolo on merkitty.
• Jos varalapsi on kokonaan unohdettu tuoda ryhmään lainaan, voi senkin tehdä jälkikäteen.

Jos käyttäjä on unohtanut PIN-koodinsa eikä saa Daycare-sovellusta enää avattua, hän voi vaihtaa PIN-koodinsa kirjautumisruudun Vaihda PIN-koodi -toiminnolla. Käyttäjän tulee antaa ensin Wilma-salasanansa ja painaa sen jälkeen Unohditko PIN-koodisi? -painiketta.