Päiväkirjojen tarkistus

Käyttäjäryhmäoikeus

Päiväkirjat voi tarkistaa Henkilökunta- tai Ryhmien henkilökunta -rekisterissä oleva henkilö. Henkilön rekisterikortilla tulee olla Käyttäjäryhmä Wilmassa -kentässä käyttäjäryhmä, jolle on sallittu päiväkirjojen tarkistus. Oikeus annetaan seuraavasti:

1. Avaa Käyttäjäryhmät -rekisteri.
2. Valitse oikea käyttäjäryhmä (tai luo tarvittaessa uusi) ja avaa Wilman oikeudet -välilehti.
3. Avaa vasemman reunan alaosasta Wilman moduulit -kohdasta Varhaiskasvatus ja rasti kohta Oikeus tarkistaa päiväkirjat.
4. Varmista, että tämä käyttäjäryhmä on merkitty päiväkirjoja tarkastavan henkilön rekisterikortille Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään.

Lapsen ja palvelutuotteen tietojen tarkistus

Jotta päiväkirjatiedot näkyisivät oikein, täytyy lapsen ja palvelutuotteen rekisterikorteilla olla tietyt tiedot täytettynä.

1. Avaa Lapset-rekisteri ja tarkista, että lapsen kortilla on täytettynä Toimintayksikkö-kenttään oikea toimintayksikkö. Tarkista myös, että Sijoitustaulukossa on aktiiviselle sijoitukselle täytetty ainakin kentät Sijoituksen alkupäivä, Tila (oltava vaihtoehto "varsinainen sijoitus"), Sijoitus yksikköön, Hakemus ja Palvelutuote.
2. Klikkaa Palvelutuote-kenttää hiiren 2. painikkeella ja valitse Avaa rekisteri. Tarkista, että palvelutuotteen Toimintayksikkö-kentästä löytyy sama tieto kuin lapsen rekisterikortilta Toimintayksikkö-kentästä. Tarkista samalla, että palvelutuotteen kortin Tunteja / kuukausi -kenttään on täytetty oikea lukumäärä (sen perusteella päiväkirjassa näkyy, onko lapselle varattu hoitoa yli sallitun määrän).

Mitä ryhmiä Wilmassa näkyy?

Henkilö, jolla on oikeus tarkistaa päiväkirjat, näkee Wilmassa vain ne ryhmät, joille on merkitty Ryhmät-rekisterissä Toimintayksikkö-kenttään sama yksikkö kuin henkilön omalla kortilla on Toimintayksikkö-kentässä Ryhmien henkilökunta- tai Henkilökunta-rekisterissä.

1. Avaa Wilman ylävalikosta Päiväkirjat-sivu (se voi olla "piilossa" kolmen pisteen takana). Sivulla näkyy Yhteenveto-välilehdellä kuukausikohtainen tieto siitä, mitkä ryhmät on kuitattu ja mitkä ei. Oletuksena on avattuna kuluva kuukausi. Huom. Vain menneiden kuukausien päiväkirjoja voi kuitata, ei kuluvan kuukauden.
2. Valitse kalenterista kuukausi, jonka päiväkirjat haluat tarkistaa. Klikkaa haluamasi ryhmän riviä, jolloin näet mahdolliset puutteet ryhmän päiväkirjaa koskevissa merkinnöissä. Jos puutteita ei ole, voit halutessasi klikata suoraan Kuittaa-painiketta. Jos taas tiedoissa on puutteita tai haluat muuten tarkastella tarkempia tietoja merkinnöistä, klikkaa Tarkastele-painiketta.
3. Jos klikkasit Tarkastele-painiketta, avautuu Ryhmät-välilehdelle sivu, jolla näkyy valitsemasi ryhmän päiväkirjan tiedot valitsemaltasi kuukaudelta. Voit vaihtaa kuukautta tai tarkasteltavaa ryhmää kalenterista.
4. Tarkista sivulla näkyvät tiedot. Sivulla näkyy kunkin lapsen varaukset ja merkinnät sekä päiväkohtainen tieto henkilökunnan ja läsnä olleiden lasten lukumäärästä. Sivulla näkyviä symboleita klikkaamalla näet kyseisestä merkinnästä lisätietoja, kuten läsnäolomerkinnät, hoitoaikavaraukset tai poissaolon syyn.
5. Taulukon lopussa on Toteutunut hoitoaika -sarake, jossa näkyy ensin toteutunut hoitoaika ja sen perässä palvelutuotteen kokonaishoitoaika (se tulee Primuksesta Palvelutuotteet-rekisteristä palvelutuotteen rekisterikortin Tunteja / kuukausi -kentästä). Jos lapsi on ollut hoidossa yli palvelutuotteeseen kirjatun tuntimäärän, lukumäärät näkyvät oranssilla värillä ja huomiokuvakkeella.
6. Jos toteat tietojen olevan kunnossa, klikkaa Kuittaa-painiketta. Mahdolliset korjaukset merkintöihin pitää tehdä ennen päiväkirjan kuittausta, koska kuittauksen jälkeen merkintöjä ei voi enää muuttaa. Korjauksia ei voi tehdä Wilmassa, vaan ne tulee tehdä Wilma Daycare -mobiilisovelluksella ennen kuittausta.

Sivulla näkyvät symbolit ja muuta huomioitavaa

Taulukossa näkyvät symbolit tarkoittavat seuraavia asioita:

• Sininen ympyrä = tulevaisuudessa oleva varaus
• Vihreä ympyrä = läsnäolomerkintä
• Valkoinen ympyrä vihreällä reunuksella = poissaolomerkintä
• Valkoinen ympyrä oranssilla reunuksella = Useita päiviä kestävälle varaukselle on tehty merkintä, mutta ei kyseiselle päivälle (eli hoitoaikavaraus alkaa esim. tiistaina ja päättyy keskiviikkona, mutta vain tiistaille on tehty merkintä, jolloin tämä symboli näkyy keskiviikon kohdalla).
• Tyhjä ruutu = ei läsnäolo-/poissaolomerkintää eikä hoitoaikavarausta
• Punainen rasti = Lapsen läsnäolo-/poissaolomerkintä tai henkilökunnan lukumäärä puuttuu
• Oranssi varoituskolmio = Palvelusopimuksen hoitoaika ylitetty.
• Vihreä palkki lapsen nimen edessä = lapsi kuuluu ryhmään eli on ns. "natiivilapsi"
• Oranssi palkki lapsen nimen edessä = lapsi on lainassa toisesta ryhmästä eli on ns. "varalapsi" (nimen alla näkyy myös teksti "Varalapsi")
• Taulukon alaosassa henkilökunnan lukumäärän puuttuminen ilmoitetaan punaisella rastilla vain, jos kyseisenä päivänä ainakin yhdellä lapsella on läsnäolomerkintä. Ilmoitusta ei näytetä, jos yhtään lasta ei ole ollut hoidossa (vaikka hoitoaikavarauksia olisi tehty päivälle).
• Jos lapsi on ollut hoidossa yön yli (eli hoitovaraus ajoittuu kahdelle peräkkäiselle vuorokaudelle) ja vain toiselle päivälle on tehty merkintä, ei toisen päivän kohdalla kuitenkaan näytetä ilmoitusta puuttuvasta merkinnästä.
• Jos lapsi on ollut hoidossa yön yli (eli hoitovaraus ajoittuu kahdelle peräkkäiselle vuorokaudelle) ja vain ensimmäiselle vuorokaudelle on merkitty henkilökunnan lukumäärä, ei toisen päivän kohdalla näytetä ilmoitusta puuttuvasta merkinnästä. Jos tilanne on päinvastainen eli jälkimmäiselle päivälle on merkitty henkilökunnan lukumäärä mutta ensimmäiselle ei, näytetään ensimmäisen päivän kohdalla ilmoitus puuttuvasta merkinnästä. Henkilökunnan määrä täytyy siis olla merkittynä sille päivälle, kun yön yli kestänyt hoito on alkanut.

Päiväkirjat-sivulla voi nyt tulostaa hoitoaikavaraukset. Tulosteelle tulee valitun ryhmän ja kuukauden osalta viikoittainen lista varauksista. Tulostuspainike on Ryhmät-välilehden oikeassa yläreunassa.

Tulosteella näkyy korkeintaan kolme hoitoaikavarausta yhden päivän osalta per lapsi. Jos jollain lapsella on varauksia yhdelle päivälle neljä tai enemmän, ne näkee ainoastaan Päiväkirjat-sivun taulukosta.

Tehdyt läsnäolo- ja poissaolomerkinnät tallentuvat Primuksessa Varhaiskasvatuksen läsnäolomerkinnät- ja Varhaiskasvatuksen poissaolomerkinnät -rekistereihin. Rekistereitä ei välttämättä tarvitse käyttää mihinkään, mutta tarvittaessa pääkäyttäjä voi hyödyntää niitä. Muille käyttäjille ei tule antaa pääsyoikeutta rekistereihin.