Varhaiskasvatustoimintojen käyttöönotto (toiminnanohjaus)

Kunnalla tulee olla käytössä suomi.fi-tunnistus, jotta huoltajat voivat tunnistautua Wilmassa ja tehdä varhaiskasvatushakemuksen. Ks. lisätietoa suomi.fi-palveluista.

Rekisterikortit

1. Luo "hakemuspäiväkoti", esimerkiksi nimellä "Hakemus varhaiskasvatukseen". Lapset tallentuvat tähän päiväkotiin väliaikaisesti, kun vanhemmat tekevät hakemuksia.
2. Luo jokaiselle päiväkodille oma rekisterikorttinsa.

Asetukset "hakemuspäiväkodin" rekisterikortille

1. Täytä suomi.fi-asetukset. Ks. ohje.
2. Rasti Varhaiskasvatustoiminto käytössä -kenttä.
3. Valitse Koulumuodon termit Wilmassa -kenttään "Varhaiskasvatus".
4. Täytä tarvittaessa Varhaiskasvatushakemuksen vaiheen 1-6 ohje suomeksi -kentät ja Varhaiskasvatushakemuksen vahvistusviesti suomeksi -kenttä. Näillä kentillä näytetään huoltajille hakemukseen liittyvää lisätietoa hakemuksen eri vaiheissa.

Asetukset päiväkotien rekisterikorteille

1. Täytä Suomi.fi-asetukset. Ks. ohje.
2. Rasti Varhaiskasvatustoiminto käytössä -kenttä.
3. Valitse Koulumuodon termit Wilmassa -kenttään "Varhaiskasvatus".
4. Valitse Varhaiskasvatuksen oletuskoulu -kenttään "hakemuspäiväkoti".
5. Tarvittaessa valitse Varhaiskasvatuksen alue -kenttään oikea alue. Vaihtoehdot tulevat Oppilaaksiottoalue-rekisteristä (luo kyseiseen rekisteriin jokaiselle alueelle oma rekisterikorttinsa, ellei niitä vielä ole tehtynä). Pienissä kunnissa tätä kenttää ei tarvitse täyttää.
6. Täytä Yksikön paikkamäärä -kenttään tieto, montako lasta päiväkotiin mahtuu.
7. Täytä Kerroin, alle 3v-, Kerroin, 3v täyttäneet- ja Kerroin, pelkästään esiopetukseen osallistuva -kentät. Kentät vaikuttavat siihen, kuinka monena lapsena yksittäinen lapsi lasketaan (vaikuttaa ryhmien täyttöasteisiin ja vapaisiin paikkoihin). Jos esim. alle 3-vuotiaiden kerroin on 1, lapsi vie yhden paikan ryhmästä, ja jos kerroin on 2, lapsi vie kaksi paikkaa.
8. Täytä Esiopetuskerroin täydentävässä päivähoidossa olevalle -kenttä.
9. Täytä Erityispiirteet-kenttä, jos toimintayksikössä on tarjolla ryhmiä, joissa on erityispiirteitä.
10. Jos kyseessä on PAOS-yksikkö, täytä Toimipaikan järjestämismuoto -kenttään joko "Palveluseteli" tai "Kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu". Täytä myös Varda id -kenttään toimipaikan id (tiedon saa Vardasta). Täytä lisäksi PAOS-organisaatio-kenttään oikea PAOS-organisaatio (jos kenttä on tyhjä, täytyy PAOS-organisaatiot luoda ensin PAOS-organisaatiot-rekisteriin (ks. ohje alla, kohta 6)
11. Kentät Yksikön lisätietojen infosarakkeet Wilmassa sekä Yksikön lisätiedot Wilmassa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi täytetään käyttöönottoprojektin yhteydessä. Näihin täytetään esim. yksikön osoite, puhelinnumero ym. tiedot.
12. Luo seuraavat infokentät:
    • Vapaat paikat (Täyttöaste.Pvm.Tarkastelutapa(Nykyinen päivämäärä,Vapaat paikat))
    • Täytetyt paikat (Täyttöaste.Pvm.Tarkastelutapa(Nykyinen päivämäärä,Täytetyt paikat))
    • Täyttöasteprosentti (Täyttöaste.Pvm.Tarkastelutapa(Nykyinen päivämäärä,Täyttöasteprosentti))
    • Alustavasti täytetyt paikat (Täyttöaste.Pvm.Tarkastelutapa(Nykyinen päivämäärä,Alustavasti täytetyt paikat))

1. Tee Luokat-rekisteriin jokaiselle ryhmälle oma rekisterikorttinsa.
2. Täytä Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-kenttään ryhmän vastaava opettaja/ohjaaja ja muut mahdolliset ohjaajat kenttään Muut ryhmänohjaajat.

1. Luo jokaiselle ryhmälle oma rekisterikorttinsa.
2. Täytä ryhmän nimi Nimi-kenttään. Täytä myös kentät Alkamispäivä, Päättymispäivä, Koulu, Max. lapsia ja Toiminta-ajat.
3. Täytä Erityispiirteet-kenttään mahdolliset erityispiirteet jokaiselle ryhmälle.
4. Täytä Opettaja- ja Muut opettajat -kentät.
5. Ota esiin Ikätaulukon kaikki kentät. Täytä Ikä kuukausina alkaa- ja Ikä kuukausina päättyy -kenttiin tiedot, minkä ikäisiä lapsia ryhmässä on. Täytä myös Voimassa alkaen- ja Voimassa päättyen -kentät.

Ota esiin kentät seuraavat kentät:

• Hakemukset
• Sijoituksen alkupäivä
• Sijoituksen päättymispäivä
• Tila
• Palvelutuote
• Sijoitus yksikköön
• Sijoitus ryhmään
• Hakemus
• Sopimus
• Paikkatarvekerroin

Jos kunnassa on lapsia, joiden hoito järjestetään palvelusetelillä tai ostopalveluna, tulee Primuksessa olla luotuna PAOS-organisaatiot. Ne luodaan seuraavasti:

1. Avaa Muut rekisterit -osiosta PAOS-organisaatiot-rekisteri.
2. Luo uusi rekisterikortti ja täytä kortille ainakin kentät Nimi, Y-tunnus ja Varda id. Varda id:n saa haettua Vardan käyttöliittymästä.
3. Jos organisaatioita on useita, luo jokaiselle oma korttinsa.
4. Linkitä PAOS-yksiköt oikeaan PAOS-organisaatioon merkitsemällä Toimintayksiköt-rekisterissä jokaisen PAOS-yksikön kortille oikea vaihtoehto kenttään PAOS-organisaatio. Kentän vaihtoehdot tulevat PAOS-organisaatiot-rekisteristä.
5. Varmista samalla, että PAOS-yksiköiden korteille Toimintayksiköt-rekisterissä on täytettynä Toimipaikan järjestämismuoto -kenttään joko “Palveluseteli” tai “Kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu”. Varmista myös, että yksiköillä on Varda id -kenttä täytettynä (tiedon saa Vardasta tarvittaessa).

Huoltajat voivat lisätä hakemukseen liitteitä (esim. allergiatodistus). Tämä vaatii kunnalta liitetoiminnon käyttöönottoa:

• Liitetiedostot
• Liitetiedostot Wilmaan
• Liitetiedostot tulee sallia lomake-editorissa hakemuksen profiililomakkeelle. Molemmissa täytetään Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä kenttiin Liitetiedostojen näkeminen Wilmassa ja Liitetiedostojen muuttaminen Wilmassa vaihtoehto "Ei rajoituksia".

Tietoja tallentuu hakuprosessin ja varhaiskasvatussopimuksen teon aikana myös Perhe- ja Varhaiskasvatussopimukset-rekisteriin. Varsinainen varhaiskasvatushakemus tallentuu Hakemukset ja päätökset -rekisteriin. Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma puolestaan tallentuu Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin.

Muita rekistereitä, joissa voi tarpeen mukaan muokata tietoja tai luoda uusia, ovat:

• Varhaiskasvatuksen tyypit (esim. päiväkotitoiminta, ryhmäperhepäivähoito jne.)
• Palvelutuotteet (käytännössä hoitotuntimäärät, joista huoltajat valitsevat lapselleen sopivan hakemusta tehdessään)
• Toiminta-ajat
• Erityispiirteet ja vuorohoito (esim. painotukset kasvatuksessa, allergiat, kielikylpy yms., joiden perusteella huoltajat voivat rajat sopivia hoitopaikkavaihtoehtoja hakemusta tehdessään)

Jokainen kunta saa varhaiskasvatushakemuksesta haluamansa näköisen. Visma luo hakemuksen yhdessä asiakkaan kanssa käyttöönottoprojektin yhteydessä. Hakemusta voi milloin tahansa muokata Primuksen lomake-editorissa, jossa hakemuksen jokainen vaihe on muokattavissa omana lomakkeenaan.