Varhaiskasvatustoimintojen käyttöönotto (viestintä)

Perusta kaikki varhaiskasvatuksen toimintayksiköt ja esiopetuspaikat Primukseen omina kouluinaan, myös päiväkodit, joissa esiopetusta järjestetään. Vaikka esiopetusta järjestettäisiin koulun yhteydessä, tehdään esioppilaita varten omat koulut, esim. Esimerkkilän alakoulu, Esimerkkilän alakoulun esiopetus, Esimerkkilän päiväkoti.

Kun kaikki varhaiskasvatusta ja esiopetusta järjestävät yksiköt ovat omina kouluinaan, saa niille silloin omat toiminnallisuudet ja asettelut. Tällä toimintatavalla saadaan seuraavat edut:

• Varhaiskasvatuksen lapset ja koulujen oppilaat saa tilastoissa erilleen
• Huoltajille ei tule turhaan koulua koskevia tiedotteita
• Huoltajat näkevät vain oman lapsensa yksikön työntekijät
• Koulujen oppilaat eivät näy varhaiskasvatuksen henkilöstölle ja toisin päin
• Johtajat näkevät vain oman yksikkönsä lapset ja heidän poissaolot, tarvittavat tuen asiakirjat, tiedotteet ja kyselyt
• Varhaiskasvatusta varten voidaan laittaa omat asetukset Wilmaan: mm. poissaolojen merkitseminen, tuen asiakirjat
• Hallinnolle voidaan rajata selkeät käyttöoikeudet vain varhaiskasvatuksen lapsiin, opettajiin jne.

Rasti ainakin seuraavat kentät varhaiskasvatus- ja esiopetusyksiköille Koulun tiedot -rekisteriin:

• Oikeus käyttää Wilmaa
• Henkilö - ja huonesivut käytössä
• Opettajaliittymä käytössä
• Huoltajaliittymä käytössä
• Viestitoiminto käytössä (Viestit)
• Tiedotetoiminto käytössä (Tiedotteet)
• Ilmoitukset käytössä

Ota myös käyttöön samat SMTP-asetukset kuin kouluissa.

Lisäksi voi ottaa käyttöön seuraavat toiminnot:

• Tulostetoiminto käytössä (Tulosteet)
• Lomaketoiminto käytössä (Lomakkeet)
• Koulunkäynnin tuki -toiminto käytössä (Pedagogiset asiakirjat)
• Kyselytoiminto käytössä (Kyselyt)
• Poissaoloseuranta ja tuntimerkinnät käytössä (Tuntimerkinnät, poissaolot)
  • Luokanvalvoja saa muokata luokkansa tuntimerkintöjä

Ryhmät ja ryhmänohjaajatiedot

1. Tee Luokat-rekisteriin varhaiskasvatus- ja esiopetusryhmiä varten luokat/ryhmät. Jos "Mallilan alakoulun" esiopetuksessa on esim. kaksi esiopetusryhmää, luo Luokat-rekisteriin tälle esiopetuskoululle nämä kaksi eri luokkaa.
2. Täytä Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-kenttään ryhmän vastaava opettaja/ohjaaja ja muut mahdolliset ohjaajat kenttään Muut ryhmänohjaajat.
3. Opiskelijat-rekisterissä tulee olla valittuna oikea ryhmä Ryhmä/Luokka-kentässä, jotta Wilmaa voi käyttää viestintään yms. (jos opettajia ja lapsia ei vielä ole lisätty Primukseen, täytä em. kentät vasta sen jälkeen).

Opiskelijalajit

1. Luo Opiskelijalajit-rekisterissä uudet rekisterikortit esim. nimillä "Varhaiskasvatus" ja "Esiopetus".
2. Valitse nämä Opiskelijat-rekisterin kenttään Opiskelijalaji kaikille varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa oleville (jos lapsia ei ole vielä lisätty Opiskelijat-rekisteriin, tee tämä vasta sen jälkeen).

Lapset lisätään Opiskelijat-rekisteriin vain, jos huoltajat eivät tee varhaiskasvatushakemusta Wilmassa (silloin lapsille muodostuu automaattisesti rekisterikortit).

Lisää lapsille rekisterikortit Opiskelijat-rekisteriin. Rekisterikortit voi luoda käsin tai tiedonsiirrolla.

Muista täyttää henkilötietojen lisäksi ainakin kentät Opiskelijalaji ja Ryhmä/luokka (ks. edellinen vaihe).

Luo lastentarhaopettajille, lastenhoitajille ja avustajille rekisterikortit Opettajat-rekisteriin, jotta heidät saadaan valittua Luokat-rekisterin Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja- ja Muut ryhmänohjaajat -kenttiin. Tällöin myös poissaolojen syöttäminen vain omalle ryhmälle onnistuu. Jos henkilö laitetaan Henkilökunta-rekisteriin, ei pystytä rajaamaan millään oikeutta syöttää poissaoloja vain omalle ryhmälle.

Kaikki Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja- ja Muut ryhmänohjaajat -kenttiin syötetyt opettajat näkyvät huoltajalle Wilman etusivulla, ja heille voi myös lähettää viestin - joko yhteisen tai erikseen. Tähän liittyy muutama poikkeus:

• Jos Opettajat-rekisterissä on rastittu Piilota Wilman luetteloista, näytetään opettajan nimi, mutta hänelle ei voi lähettää viestiä.
• Jos Muut ryhmänohjaajat -kenttään syötetyt opettajat ovat toisesta koulusta kuin oppilas eikä opettajalla ja oppilaalla ole mitään yhteistä koulua, viestilinkkiä ei näytetä opettajan kohdalla. Viestilinkki kuitenkin näkyy, jos oppilas on jossain opettajan arviointikirjassa.

Opettajan voi lisätä ryhmänohjaajaksi yksittäisille oppilaille Opiskelijat-rekisterin Muut ryhmänohjaajat -kenttään. Kenttä toimii samalla tavoin ja antaa samat oikeudet kuin Luokat-rekisterin ohjaajakentät.

Jos esiopetus järjestetään koulun yhteydessä voi opettajilla olla tarve viestiä koulun opettajien kanssa sekä nähdä myös koulun tiedotteet. Tällaisessa tapauksessa opettajarekisteriin laitetaan Koulu-kenttään esiopetuskoulun lisäksi myös tämä toinen koulu. On otettava huomioon kuitenkin, että esiopetuksen opettaja näkee silloin opettajien lisäksi myös kaikki koulun oppilaat.

Luo hallintohenkilökuntaan kuuluville rekisterikortit Henkilökunta-rekisteriin. Heille valitaan Koulu-kenttään kaikki esiopetuksen/varhaiskasvatuksen yksiköt. Silloin hallintoon kuuluvat näkevät Wilmassa kaikki varhaiskasvatuksen piirissä olevat. Sen lisäksi hallinto voi lähettää viestejä eri yksiköihin kuuluville, ja vastaavasti kaikista eri varhaiskasvatusyksiköistä voi lähettää viestejä hallinnolle.

Luo avainkoodit ja toimita ne huoltajille, jotta huoltajat voivat luoda itselleen Wilma-tunnuksen. Ks. ohje Wilma-tunnusten hallinnointi.

Primuksessa kannattaa tehdä kouluyhteisö hallinnon käyttäjiä varten. Se helpottaa hallintoa näkemään kerralla kokonaisuuden ja kaikki varhaiskasvatukseen kuuluvat.

Tee Kouluyhteisöt-rekisterissä uusi rekisterikortti ja anna nimeksi esim. "Esiopetus ja varhaiskasvatus". Sen jälkeen valitse Koulun tiedot -rekisterissä kaikille esiopetuksen ja varhaiskasvatuksen rekisterikorteille Kouluyhteisö-kenttään tekemäsi "Esiopetus ja varhaiskasvatus" -kortti. Lopuksi valitse Käyttäjätunnukset-rekisterissä halutuille käyttäjätunnuksille (hallinnon käyttäjät) Kouluyhteisö-kenttään tämä yhteisö ja Kotikoulu-kenttään jokin hänen kouluistaan. Kun hallinnon käyttäjä kirjautuu Primukseen, näkee hän yhdellä ja samalla tunnuksella kaikkien varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen yksiköiden rekisterikortit. Näin hallinto saa tilastot kerralla koko kunnan tasolta.

Esiopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa kannattaa käyttää samoja kenttäasetteluja kuin perusopetuksessa. Valitse Käyttäjätunnukset-rekisterissä oikeat asettelut kaikille esiopetuksen Primus-käyttäjille.

Asetteluihin kannattaa heti valita myös kopioituvat kentät aikanaan eteen tulevaa lasten alakouluun siirtoa varten. Tämä tehdään Primuksen Opiskelijat-rekisterin kenttäeditorissa.

• Koulusiirrot ja kopioituvat tiedot

Varhaiskasvatussuunnitelmat toteutetaan lomakkeilla.

• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma

Oppimisen ja koulunkäynnin tuen asiakirjoista on omat versiot esiopetukselle. Huomaa, että niitä varten on otettava Koulunkäynnin tuki -toiminto käyttöön ja luotava tarvittavat käyttäjäryhmät.

• Esiopetuksen pedagogiset asiakirjat: lomakkeet
• Esiopetuksen pedagogiset asiakirjat: tulosteet
• Oppimisen ja koulunkäynnin tuen ohjeet

Varhaiskasvatuksen järjestäjät voivat ottaa Wilmassa käyttöön paremmin soveltuvan termistön. Koulun tiedot -rekisterin Koulumuodon termit Wilmassa -kenttään valitaan päiväkodeille ja muille esiopetuksen järjestäjille "Varhaiskasvatus". Sen jälkeen ohjelmissa puhutaan oppilaiden sijaan lapsista, luokkien sijaan ryhmistä jne.

Esikouluun tulevat voi tuoda Primukseen kuten koulutulokkaat, ja jakaa eri esiopetusyksiköihin joko viraston toimesta tai kukin yksikkö itse. Kun esiopetusvuosi on ohi, voidaan lapset siirtää tulevaan kouluunsa Koulusiirrot-toiminnolla.

• Tulokkaat Primukseen
• Koulusiirrot

Esiopetuksessa seurataan usein vain poissaolopäivien määrää, ei tuntimäärää. Tästä tavasta on erillinen ohje:

• Poissaolot esiopetuksessa

Huoltajille voi antaa mahdollisuuden ilmoittaa lapsen esiopetukseen Wilman kautta.

• Esiopetukseen ilmoittautuminen