Aktivera verksamhetsmodulen för småbarnspedagogik

För att vårdnadshavarna ska kunna identifiera sig och göra ansökan i Wilma bör kommunen ha Suomi.fi-identifiering. Se närmare info om Suomi.fi-tjänsterna.

Registerkort

• Gör ett "ansökningsdaghem" som fungerar som tillfällig uppsamlingsplats för ansökningarna, namnge det t.ex. "Ansökningarna till småbarnspedagogik". Barnen sparas alltså automatiskt under detta daghem när föräldrarna lämnar in ansökan.
• Skapa ett separat registerkort för varje daghem.

Inställningarna på "ansökningsdaghemmets" kort

• Fyll i Suomi.fi-inställningarna. Se anvisning.
• Kryssa i fältet Småbarnspedagogikfunktionen i användning på registerkortet.
• Välj alternativet "Småbarnspedagogik" i fältet Skolformens termer i Wilma.
• Fyll vid behov i de fält som gäller hur man ansöker: Småbarnspedagogikansökans anvisning steg1 på svenska (6 st. fält, stegen 1-6) och Bekräftelsemeddelande för småbarnspedagogikansökan på svenska. De här fälten visar information för vårdnadshavarna i de olika skedena av ansökan.

Inställningarna på daghemmens registerkort

• Fyll i Suomi.fi-inställningarna. Se anvisning.
• Kryssa i fältet Småbarnspedagogikfunktionen i användning på registerkortet.
• Välj alternativet "Småbarnspedagogik" i fältet Skolformens termer i Wilma.
• Ange ansökningsdaghemmet i fältet Standardskola för småbarnspedagogik.
• Ange vid behov rätt område i fältet Område för småbarnspedagogik. Alternativen i det här fältet kommer från registret Elevantagningsområden (skapa ett registerkort för varje område om de inte finns sedan tidigare). I mindre kommuner behöver man inte fylla i det här fältet.
• I fältet Platser vid enheten: fyll i hur många platser det finns på daghemmet.
• Fyll i fälten Koefficient för barn under 3 år, Koefficient för barn fyllda 3 år och Koefficient för endast förskoleundervisning. De här fälten avgör hur ett enskilt barn beräknas (inverkar på användningsgraden och antalet lediga platser). Om t.ex. ett barn som är under 3 år har koefficienten 1, upptar barnet en plats i gruppen. Om koefficienten är 2, upptar barnet två platser i gruppen.
• Fyll i fältet Förskolekoefficient för barn i kompletterande dagvård.
• Fyll i fältet Särdrag om det på enheten finns grupper av specialnatur.
• Om enheten har servicesedlar eller köptjänster (PAOS på finska), fyll i fältet Verksamhetsställets vård antingen med “Servicesedel” eller “Köptjänst av kommun eller samkommun”.
• Fyll även i fältet Varda ID: ange här verksamhetsställets beteckning (fås från Varda).
• Välj rätt organisation i fältet Organisation för köptjänst eller servicesedel (om fältet saknar alternativ, ska organisationerna först sättas in i registret Organisationer för köptjänster och servicesedlar (se anvisning nedan, punkt 6)
• Följande fält ifylls i samband med ibruktagningsprojektet (med t.ex. enhetens adress, telefonnummer etc.):
  • Tilläggsinfokolumner om enheten i Wilma
  • Tilläggsinfo om enheten i Wilma på svenska + de motsvarande fälten på finska och engelska.
• Skapa följande infofält:
  
  • Lediga platser Användningsgrad.Datum.Metod(Dagens datum,Lediga platser))
  • Fyllda platser (Användningsgrad.Datum.Metod(Dagens datum,Fyllda platser))
  • Användningsgrad i procent (Användningsgrad.Datum.Metod(Dagens datum,Användningsgrad %))
  • Preliminärt upptagna (Användningsgrad.Datum.Metod(Dagens datum,Platser fyllda preliminärt))

• Gör ett separat registerkort för varje grupp i Klasser-registret.
• Fyll i den ansvariga pedagogen i fältet Grupphandledare/klassföreståndare, och eventuella andra pedagoger i fältet Övriga grupphandledare.

Inställningar

• Gör ett separat registerkort för varje grupp.
• Ange namnet på gruppen i Namn-fältet. Fyll också i de följande fälten: Kursen börjar, Kursen slutar, Skola, Maxantal barn och Verksamhetstider.
• Om det finns specialgrupper, ange dem genom att fylla i fältet Särdrag.
• Fyll i fälten Lärare och Övriga lärare.
• Ta fram alla fält i tabellen Ålderstabell. Ange med hjälp av fälten Ålder i månader från och Ålder i månader upp till i vilka åldrar barnen i gruppen är. Fyll även i Gäller frånoch Gäller till.

Ta fram följande fält:

• Ansökningar
• Placeringens startdatum
• Placeringens slutdatum
• Status
• Serviceprodukt
• Placeringsenhet
• Placeringsgrupp
• Ansökan
• Avtal
• Platsbehovskoefficient.

Om det i kommunen ordnas vård för barn via servicesedlar eller som köptjänster, måste det finnas organisationer skapade för detta ändamål i Primus. Gör så här:

• Gå till Övriga register i Primus huvudruta och välj registret Organisationer för köptjänster och servicesedlar.
• Gör ett nytt registerkort och fyll i åtminstone Namn, FO-nummer och Varda ID. Varda ID:t får du från Varda-gränssnittet.
• Om det finns flera organisationer, ska du göra ett separat registerkort för varje.
• Koppla köptjänst- eller servicesedelenheten till rätt motsvarande organisation genom att på enhetens kort i Verksamhetsenheter-registret ange det rätta alternativet i fältet Organisation för köptjänst eller servicesedel. Alternativen kommer från registret Organisationer för köptjänster och servicesedlar.
• Försäkra även följande för dessa enheters kort i Verksamhetsenheter-registret: alternativet "Servicesedel" eller “Köptjänst av kommun eller samkommun” är ifyllt i fältet Verksamhetsställets vård. Se även till att enheterna har Varda ID ifyllt (fås vid behov från Varda).

Vårdnadshavarna kan bifoga dokument till ansökan (t.ex. allergiintyg). I så fall ska kommunen ha följande egenskaper aktiverade:

• Bilagor
• Bilagor i Wilma
• Bilagor ska vara tillåtna genom en inställning i Blanketteditorn, på profilblanketten för ansökan. På fliken Villkor och kontrollregler, ange alternativet "Inga begränsningar" i fälten Se bilagor i Wilma och Ändra bilagor i Wilma.

Under ansöknings- och avtalsprocessen sparas data även i registren Familj och Småbarnspedagogikavtal. Själva ansökan sparas i Ansökningar och beslut-registret. Barnets plan för småbarnspedagogik lagras däremot i Pedagogiska dokument-registret.

Andra register där man enligt behov kan ändra eller sätta in nya uppgifter:

• Småbarnspedagogikens kategorier (såsom daghemsverksanhet, gruppfamiljedaghem...)
• Serviceprodukter (i praktiken det antal vårdtimmar som vårdnadshavarna kan välja mellan vid ansökningen)
• Verksamhetstider
• Särdrag och skiftesvård (t.ex. inriktning, allergi, språkbad och andra alternativ bland vilka vårdnadshavarna kan välja vid ansökan)

Varje kommun kan utforma ansökan efter egna behov. Visma och kunden gör upp ansökan tillsammans under ibruktagningsprojektet. Man kan sedan när som helst gå in och ändra ansökan i Blanketteditorn i Primus - varje steg i ansökan är en separat blankett.