Uppdatering av personuppgifter från MDB

Uppdaterad: 14.10.2024

MDB-gränssnittet är en avgiftsbelagd tilläggsmodul.

Med MDB-gränssnittet (Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata) för Wilma kan ni uppdatera aktuella personuppgifter till Wilma för elever, barn och vårdnadshavare. Tjänsten minskar behovet av manuellt arbete för att underhålla personuppgifter och minskar risken för fel, eftersom man då inte behöver skriva in ändrade personuppgifter manuellt i systemet. Det är viktigt att personuppgifterna alltid är korrekta och aktuella, till exempel avseende fakturering, dataöverföringar och beslut.

Före tjänsten kan börja användas måste ni ansöka om tillstånd från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

När tillståndet har beviljats kan ni gå vidare och skaffa vår tjänst här. Utöver ansökningsformuläret hittar du även mer info om vår tjänst på sidan.

När ni fått tillgång till tjänsten kan ni ta den i bruk genom att följa stegen nedan.

Barn-registret

Gå till vårdnadshavartabellen och ta fram fältet Vårdnadshavarens kön.

Verksamhetsenheter-registret

Ta fram följande fält och fyll i de uppgifter som vi levererar i samband med anskaffningen av tjänsten:

  • BDS Ändringsgränssnitt, ID: Fyll i användarnamnet från MDB.
  • BDS Ändringsgränssnitt, lösenord: Fyll i lösenordet från MDB.
  • BDS Ändringsgränssnitt, produktkod: Kan lämnas tomt.
  • BDS Ändringsgränssnitt, nyckel: Det här fältet ifylls automatiskt.
  • BDS Ändringsgränssnitt, ändringar: Det här fältet ifylls automatiskt med ändringar som skett i personens data.
  • BDS Ändringsgränssnitt, fel: Det här fältet ifylls automatiskt med information om felet ifall datauppdateringen inte lyckas.
  • BDS Ändringsgränssnitt, kontaktperson: Fyll i e-postadressen för den person som är kontaktperson för er organisation (kommunen eller organisationen).

OBS! Fälten ovan ska ifyllas separat för alla verksamhetsenheter som använder tjänsten.

Registret MDB-ändringsdata

Ta fram följande fält:

  • BDS Ändringsgränssnitt, ändringar
  • BDS Ändringsgränssnitt, fel
  • Namn
  • Skola
  • Ändringsdatum
  • Senast förändrad
  • Registerkortet skapat
  • Arkiveringsdatum

Personbeteckningar

Se till att personbeteckningarna har registrerats i Primus för de personer vars uppgifter ska uppdateras. Detta gäller såväl elever, barn som vårdnadshavare. Utan beteckning kan uppgifterna för den aktuella personen inte uppdateras – inte förrän beteckningen har registrerats i Primus.

Personuppgifterna uppdateras automatiskt en gång per dygn baserat på personbeteckningen. Uppdateringen kan inte göras manuellt.

Uppgifter om barnen

Följande uppgifter uppdateras:

  • Efternamn
  • Förnamnen
  • Tilltalsnamn
  • Personbeteckning
  • Kön
  • Nationalitet
  • Modersmål
  • Hemortens näradress
  • Hemortens postadress
  • Hemkommun
  • Tillfällig adress i Finland
  • Tillfällig adress utomlands
  • Fast adress utomlands
  • Flyttat till Finland från
  • Spärrmarkering fr.o.m.
  • Spärrmarkering upphör
  • Dödsdatum
  • Trossamfund

Uppgifter om vårdnadshavarna

Följande uppgifter uppdateras för vårdnadshavarnas del:

  • Vårdh. efternamn
  • Vårdh. förnamn
  • Vårdh. tilltalsnamn
  • Vårdh. personbeteckning
  • Vårdnadshavarens kön
  • Vårdh. nationalitet
  • Vårdh. modersmål
  • Vårdh. näradress
  • Vårdh. postadress
  • Vårdnadshavarens hemkommun
  • Vårdnadshavarens tillfälliga adress i Finland
  • Vårdnadshavarens tillfälliga adress utomlands
  • Vårdnadshavarens fasta adress utomlands
  • Vårdnadshavarens inflyttningsdag till Finland
  • Vårdnadshavaren flyttat till Finland från
  • Spärrmarkering för vårdnadshavaren, startdatum
  • Spärrmarkering för vårdnadshavaren, slutdatum
  • Vårdnadshavarens dödsdatum

OBS! Vi rekommenderar att ni begränsar läs- och skrivrättigheterna för fälten så att användarna inte kan redigera dem. En anvisning för att ställa in fälträttigheterna finns här.

Observera även att fält såsom Vårdh. mobiltelefon, Vårdh. hemtelefon, Vårdh. tjänstetelefon och Vårdh. e-postadress inte uppdateras via MDB-gränssnittet. Relevanta användargrupper bör ha redigeringsrätt till de här fälten.

Information om de ändringar som görs i personuppgifter sparas automatiskt i registren Information om skolan och MDB-ändringsdata:

  • I Information om skolan-registrets fält BDS Ändringsgränssnitt, ändringar sparas automatiskt datan över personuppgiftsändringar. I fältet kan man se de personuppgiftsändringar som har skett under de senaste sju dagarna. Fältet uppdateras en gång i dygnet, då ändringsdatan i den äldre ändan försvinner till förmån för den data som tillkommer för det senaste dygnet. Fältet BDS Ändringsgränssnitt, fel fungerar enligt samma logik. I det visas de eventuella fel som förekommit under de senaste sju dagarna.
  • När en vecka har gått lagrar systemet informationen i registret MDB-ändringsdata, i form av ett separat kort för varje skola. I det här registret genereras automatiskt ett nytt skolspecifikt registerkort varje måndag morgon, innehållande både ändringsloggen och felloggen för de gångna sju dygnen. Kortet skapas i registret enligt formatet MUUTOS_YYYYMMDD_<SkolansKortnummer>.