Fälteditorn

Innehållet i fältet

I den gula boxen nertill i Fälteditorn visas fältets typ, eventuella tilläggsuppgifter samt GDPR-kategorin, som kan vara en personuppgift en känslig personuppgift eller en allmän uppgift.

Filtrera fältlistan

Under fältlistan finns filtreringsfunktioner med vilka du kan begränsa vilka fält som ska synas i listan. Då du anger fältets namn eller en del av fältets namn i fältet Filtrera på basen av namn visar listan bara de fält som innehåller den text du angett. I listan Filtrera på basen av fälttyp kan du välja vilka typer av fält listan ska innehålla. De olika filtreringssätten kan också kombineras.

Du kan också sortera fälten på basen av fältnummer, om du känner till numret men inte namnet på fältet. Ta först fram fältnumren genom att högerklicka på valfritt ställe i Primus huvudruta och välja "View field numbers". Då kommer numret på fältet att visas efter fältnamnet för alla fält i registren. Då du nu öppnar fälteditorn kan du använda filtreringen och ange önskat fältnummer i fältet Enligt nummer, varvid fältet i fråga kommer fram i Primus. När du inte längre vill se fältnumren i registren kan du helt enkelt inaktivera "View field numbers"-inställningen i huvudrutan.

Sök fält på basis av namn

Om du känner till fältets namn eller en del av namnet, kan du söka fram det genom att klicka på Sök / Sök fältet (eller Ctrl+F). Skriv in fältets namn eller delar av namnet i rutan som öppnas och tryck på OK. I registrets fält söker efter det första fältet som innehåller den inskrivna texten.

Om den första träffen inte är korrekt och du vill fortsätta sökningen ska du klicka på Sök / Sök nästa (eller Ctrl+N). Om motsvarande fält inte finns visar Primus följande meddelande: Med sökordet hittades inga fler fält. Fortsätt från början?

Sök fält på basis av kategori

Om du inte känner till fältets namn eller någon del av det kan du söka efter ett lämpligt fält med hjälp av fältindelningen. I Primus utskriftseditor har vi strävat efter att dela in fälten i mindre helheter. Helheterna är t.ex. Allmänna studerandeuppgifter, Studier/grunduppgifter och Gy/St-skrivningar. Genom att klicka på plus (+) tecknet med musen öppnas fältlistan där du kan välja fälten.

Sök fält som redan är framtagna

Du kan söka efter ett fält som redan är framme på två olika sätt. Du kan antingen få fram det genom att klicka på fältet på fliken så att det aktiveras i listan till höger, eller så klickar du på fältet i fältlistan till höger så att den flik där fältet finns aktiveras.

I registren går det också att söka efter fälten. Funktionen är till hjälp för de användare som inte har tillträde till Fälteditorn. Sökfunktionen finns i registrens översta menyrad. Om du söker efter fält så får det en ljusröd bakgrundsfärg. Primus öppnar automatiskt den flik där det sökta fältet finns.

Om du inte hittat något lämpligt fält

En användare kan inte själv skapa nya fält utan endast ta i bruk sådana fält som vi programmerat. Vi tar emot fältönskemål från kunderna och lägger in nya fält om möjligt.

Fälten Obs 1-3, Kod 1-5 och Sökhjälp 1-5 kan användas för att skriva in sådan information som man vill spara men som det inte finns något färdigt lämpligt fält för. Det går inte att ändra namnet på dessa fält, men i övrigt kan de användas och ändras enligt behov. Om läroanstalten vill registrera t.ex. vilka som deltagit i ett visst evenemang och det inte finns något fält för det, kan man kryssa för till exempel Sökhjälp 1 för alla som deltagit. I fortsättningen får man då fram dessa studerande med sökrutinen Sökhjälp 1=Ja. Läroanstalten informerar användarna om hur fältet ska användas och vad respektive Sökhjälpsfält innebär.

Ta fält i användning

I fönstrets högra kant finns en lista över registrets fält. Fälten är grupperade enligt ämne och du kan få fram de olika fälten genom att klicka på +-tecknet framför ämnets namn. Om fältet är ikryssat så betyder det att det redan är framtaget.

Du kan ta fram nya fält genom att dra dem med musen från fältlistan till önskad plats i registerfönstret. Ett annat sätt är att kryssa i de fält som ska tas fram. De placeras då under varandra i registerfönstrets vänstra kant. Därifrån kan du sedan dra dem till önskad plats.

Om du klickar på Ordning / Ordna automatiskt kan du få de gamla fälten att flytta på sig då du lägger till de nya. När du lägger till ett nytt fält flyttar de fält som finns på samma rad längre till höger.

Flytta och ändra storleken på fält

Du kan flytta ett fält genom att dra det med musen till en annan plats i fönstret. Det går att flytta flera fält på samma gång genom att plocka dem med Ctrl-knappen i botten.

Fältens storlek ändrar du genom att dra dem i kantlinjerna till önskad storlek. Memofälten kan du dra både vågrätt och lodrätt, men övriga fält kan du endast dra vågrätt. För muskursorn ovanpå fältets kant och då pilen ändrar utseende (till en pil i två riktningar) så går det att ändra storleken.

Obligatorisk uppgift och uppgift som kopieras

Fältet kan göras obligatoriskt, dvs. användaren måste fylla i fältet för att kunna spara registerkortets uppgifter. Du känner igen ett obligatoriskt fält i och med att fältnamnet är understreckat. Ett obligatoriskt fält kan t.ex. vara personbeteckning. Högerklicka på fältet och välj Obligatorisk uppgift.

När det gäller multiPrimus skolbyten kan ett fält också ställas in som en uppgift som ska kopieras. I snabbmenyn väljer du Uppgift som kopieras. Fältets namn syns därefter i fälteditorn med fet stil. Då studeranden kopieras till annan skola överförs uppgiften från detta fält till mottagande skola.

Om du håller Ctrl-knappen i botten kan du välja flera fält på en och samma gång. Det gör att du kan ändra dem alla till fält som ska kopieras eller till obligatoriska fält. För att välja alla fält som finns på fliken ska du klicka på Ctrl+A.

Unika fält

Fält kan också göras unika. Det betyder att innehållet i ett unikt fält endast kan finnas på ett registerkort. På det sättet kan du undvika att samma information finns på två olika registerkort, t.ex. samma förkortning för två olika kurser. Inställningen gör du genom att klicka på fältet med musens högerknapp och välja Unik uppgift / I hela registret. Efter det kommer det fram en stjärna (*) efter fältets namn. Endast text- och nummerfält kan göras unika.

I personregistren kan du ställa in unika fält på så sätt att informationen kan förekomma i fler än ett fält, t.ex. samma personbeteckning finns på två kort. Om t.ex. en studerande har två olika registerkort kan du tillåta samma användarnamn för det lokala nätverket på båda registerkorten. Du gör det genom att välja Unik uppgift / Tillåt dubbelt för samma personbeteckning.

OBS! Ingendera Unik uppgift-inställningarna får användas för fältet Personbeteckning, eftersom man då heller inte kan skapa flera registerkort med en viss personbeteckning trots att fältet Flera registerkort tillåts är ikryssat.

Rekommenderad uppgift

I fälteditorn går det att göra fält till rekommenderade uppgifter. Det betyder att användaren inte måste fylla i fälten, men rekommenderas att göra det. Då ett fält har gjorts till en rekommenderad uppgift är fältet rött ända tills det fylls i. Du kan printa ut de rekommenderade fälten i alla register genom att klicka på Funktioner / Skriv ut / Rekommenderade fält. På så sätt är det enkelt att få fram om rekommenderade uppgifter saknas.

Ledande fält i fälthelheter

Vissa flerradiga fält kan utgöra en fälthelhet. En sådan fälthelhet är till exempel de fält som gäller vårdnadshavarinformationen. Sådana fälthelheter har alltid ett så kallat ledande fält, baserat på vilket tomma rader läggs till. Detta fält måste alltid vara framtaget när fält som hör till helheten används. Ett ledande fält har texten (ledande) sist i fältnamnet.

När ett ledande fält tas bort i fälteditorn, försvinner samtidigt alla fält som är relaterade till denna fälthelhet. På grund av detta säkerställer systemet att du verkligen vill dölja fältet innan det görs.

För varje fält kan du definiera läs- och skrivrättigheter för användargrupperna i Fälteditorn. Klicka först på det önskade fältet. I Fälteditorns nedre kant finns Rätt att läsa fältet har användargrupp och Rätt att skriva i fältet har användargrupp. Kryssa i de användargrupper som du vill ge rättigheterna till. Rättigheter kan ges fält för fält, men det går också att ge samma rättigheter till alla fält som finns på samma flik eller i samma registret.

• Kopiera till sidans fält: Med knappen kan du definiera samma rättigheter till alla fält som finns på den framtagna fliken.
• Kopiera till alla sidor: Med knappen kan du definiera samma rättigheter till alla fält på alla flikar.

Om du högerklickar på en flik i fälteditorn och väljer Flikens rättigheter i tabellform får du fram alla de fält som finns på fliken och dess användargrupper. Uppgifterna visas i tabellformat. Via tabellen är det lättare att göra större ändringar i fältens rättigheter. Om du håller Ctrl-knappen i botten kan du aktivera flera fält genom att plocka dem ett och ett. Håller du Shift-knappen i botten kan du välja flera fält efter varandra genom att välja det första och det sista. När du har valt fält och därefter klickar i en kolumn för en viss användargrupp kommer det först fram ett r (läsrätt), klickar du en gång till kommer det fram rw (läs- och skrivrätt) och klickar du en tredje gång töms kolumnen igen.

När du har gjort alla ändringar ska du spara och stänga fönstret och därefter ytterligare spara ändringarna i fälteditorn.

Via Fälteditorn är det möjligt att kontrollera i vilka inställningsskolor ett visst fält är framtaget samt om fältet används i några blanketter. Du får fram informationen om ett fält genom att klicka en gång på fältet. I den nedre delen av Fälteditorn finns fliken Fältets användningsinfo.

• Används i andra inställningar visar en lista över de inställningsskolor som har tagit fram fältet. Infofält beaktas inte.
• Används på blanketterna visar en lista över de blanketter på vilka fältet finns med och som har samma databas (om du t.ex. tar fram info om fältet Innehåll i Kursregistret får du fram en lista över alla de blanketter som har fältet framtaget och som har databasen Kurser). Blanketters datafält beaktas inte.

Om du vill bevara informationen om inställningar och blanketter, kan du högerklicka på någondera av listorna och kopiera antingen listan eller kortnumret till klippbordet. Härefter kan du klistra in uppgifterna i ett dokument för fortsatt bearbetning.

Skapa en ny flik genom att högerklicka på en flik i Fälteditorn och välja Lägg till sida. Namnge den nya sidan. Sidan placeras automatiskt som den sista fliken.

Du kan radera en flik genom att aktivera fliken, högerklicka på den och välja Radera en sida. Primus frågar ännu om du säkert vill radera fliken.

Flikarna kan också namnges på nytt genom att du aktiverar fliken, klickar med den högra musknappen på fliken och väljer Namnge sidan. Skriv det nya namnet i den ruta som öppnas och klicka på OK.

Om du vill ändra på flikens plats ska du högerklicka, välja Flytta sidan och välja framför vilken flik du vill flytta den valda sidan.

Vissa flerradiga fält kan bilda en helhet. En sådan helhet är t.ex. fält som berör vårdnadshavarna. Fälthelheter har alltid ett s.k. "ledande fält". På basis av det ledande fältet läggs nya rader till och fältet måste vara i användning för att du ska kunna använda de andra fält som hör till helheten. I fälteditorn känner du igen det ledande fältet i och med att ordet "ledande" finns inom parentes efter fältets namn.

Då du tar bort det ledande fältet, försvinner även de övriga fälten som hör till gruppen. På grund av detta måste du bekräfta borttagningen av det ledande fältet.

Du kan vid behov även bearbeta Studeranderegistrets prestationsruta. Välj Underhåll / Bearbeta prestationsrutan. Du får fram en fälteditor som berör prestationsrutan och här finns samma funktioner till förfogande som i den vanliga fälteditorn.

Kursuppgifter, yrkesprov och inlärning i arbete bearbetas via dessa funktioners egna register. T.ex. yrkesprovens inmatningsruta är den samma som Yrkesprovregistrets utseende.