Lomakkeen näkymisehdot

Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä voidaan määritellä käyttäjäryhmää tarkemmin, keille lomake näkyy Wilmassa sekä keiden tai minkä resurssien tietoja lomakkeella voi tarkastella tai muokata.

• Ehto lomakkeen näkymiselle: Keillä tai keiden kohdalla lomake näkyy Wilmassa. Lomake, jonka näkymisehto on Ryhmä/Luokka=7A, näkyy vain tämän luokan oppilailla ja heidän huoltajillaan, jos kyse on omat tiedot -tyyppisestä lomakkeesta. Jos lomake on profiililomake tai rekisterin tiedot -tyyppinen, näkee esim. opettaja lomakkeen vain 7A-luokan oppilaiden kohdalla.
• Ehto lomakkeen näkymiselle uutta korttia luodessa: Uusi kortti tarkoittaa tilannetta, jossa esim. huoltaja luo Wilmassa uuden hakemuksen tai opettaja uuden kasvatuskeskustelun. Lomakelinkin näkymisehtona voi olla esim. että oppilas on tietyllä luokka-asteella.

Lomakkeet voi määrittää näkymään vain tietyllä aikavälillä. Tällaisia lomakkeita ovat tyypillisesti erilaiset ilmoittautumislomakkeet. Esimerkkejä:

• Nykyinen päivämäärä<31.05.20xx: Lomake näkyy Wilmassa vielä 30.5., mutta katoaa näkyvistä vuorokauden vaihtuessa.
• Nykyinen päivämäärä>=31.05.20xxJA Nykyinen päivämäärä<01.08.20xx: Lomake ilmestyy Wilmaan 31.5. ja säilyy näkyvissä 31.7. asti.

Lomakkeen tarkistussäännöt -kohdassa määritellään, mitkä kentät on täytettävä, ennen kuin lomakkeen pystyy lähettämään eli tallentamaan.

Esimerkki: Perusopetukseen ilmoittautuminen -lomakkeella kysytään oppilaan katsomusainevalintaa. Kyseessä on valikkokenttä, jossa on kolme vaihtoehtoa. Halutaan, että huoltaja valitsee näistä jonkin eikä siis jätä kenttää tyhjäksi.

• Klikkaa Lisää-painiketta
• Valitse kentäksi Katsomusaine ja ehdoksi Katsomusaine->Nimi="" eli estetään tallennus, jos katsomusaineen nimi on tyhjä.
• Tarkistussäännön ohjeeksi annetaan jokin käyttäjälle Wilmassa näkyvä huomautus, esim. "Valitse katsomusaine" tai "Katsomusainetta ei voi jättää tyhjäksi".
• Joillain kentillä, kuten sähköpostiosoitteiden kentillä, on sisäisiä tarkastuksia. Wilma ei esim. anna tallentaa sähköpostiosoitetta, josta puuttuu @-merkki tai piste.

Tarkistussääntöjä voi olla useita, mieluummin monta lyhyttä ja selkeää kuin yksi pitkä, jossa on yhdistetty monta ehtoa. Säännöt poistetaan Poista-painikkeella, Muuta-painikkeella taas muokataan sääntöä tai sen ohjetta.

Tietty rekisterikortti missä tahansa rekisterissä voi olla Primuksessa lukutilassa, jolloin sitä ei voi muokata Wilmankaan kautta. Tällaiselle rekisterikortille (esimerkiksi Kirjasto-rekisterissä) on rastittu kenttä Muuttaminen estetty. Tällöin lomakkeet, joilla henkilön/resurssin tietoja muokataan, avautuvat vain lukutilassa, ja Wilma antaa ilmoituksen "Miksi lomake on lukutilassa? Et voi tehdä muutoksia lomakkeeseen, koska muutokset on estetty".