Sähköpostit ja tekstiviestit Primuksesta

Varmista, että käyttäjäryhmällä on oikeus lähettää sähköposteja. Voit antaa oikeuden Käyttäjäryhmät-rekisterissä rastimalla Primuksen oikeudet -välilehdeltä haluttujen rekisterien oikeuksista Oikeus lähettää sähköpostia -oikeuden.

Kaikkien rekisteri-ikkunoiden Lisätoiminnot-valikosta löytyy Lähetä sähköpostia -toiminto, jolla voi lähettää sähköpostia suoraan Primuksesta. Vastaanottajana voi olla yksittäinen henkilö tai määritelty ryhmä.

Viestin lähettäjäksi tulee Primukseen kirjautunut käyttäjä, nimi- ja sähköpostitieto tulevat Käyttäjätunnukset-rekisterin kortilta. Jos sähköpostiosoitetta ei ole täytetty ko.rekisteriin, tulee lähettäjän osoitteeksi käyttäjän Koulu-kentän koululta SMTP lähettäjän sähköpostiosoite -kentän tieto. Jos käyttäjällä on ns. kouluton tunnus, tulee lähettäjän osoitteeksi sen koulun SMTP lähettäjän sähköpostiosoite -kentän tieto, jonka korttinumero on 1.

Ryhmäpostitukset-välilehdellä määritellään viestin vastaanottajien joukko: kaikki, haetut tai valitut kortit. Osoitteet voi valita ko. rekisterin sähköpostikentistä, esim. opiskelijan sähköpostiosoite tai 1. rivin huoltajan sähköpostiosoite.

Listaan voi myös lisätä sähköpostiosoitteita kirjoittamalla ne suoraan ruutuun, yksi osoite per rivi. Ylimääräiset osoitteet poistetaan Delete-näppäimellä. Vastaanottajan kohdalla lukee vain "Ryhmäpostitus", osoitteet on piilotettu. Ruudun alareunassa oleva Vastaanottajia:xx -kentän arvo ilmoittaa sähköpostiosoitteiden lukumäärän.

Arviointirekisterin kautta voi lähettää sähköpostia arviointikirjan opiskelijoille tai heidän huoltajilleen.

Primus tarkistaa, että sähköpostiosoitteen muoto on oikea. Osoitteesta tulee löytyä yksi @-merkki ja sen jälkeisestä osuudesta vähintään yksi piste. Primus sallii sähköpostiosoitteissa myös skandinaaviset merkit.

Kun osoitelista on kunnossa, palaa Viesti-välilehdelle ja kirjoita lähetettävälle sähköpostille otsikko ja teksti. Vastaanottaja-kentästä voit tarkistaa, kuinka moneen osoitteeseen viesti lähtee. Kentässä näkyy myös ensimmäisten vastaanottajien sähköpostiosoitteet (loput voi tarkistaa halutessa Ryhmäpostitukset-välilehdeltä).

Sama liite kaikille vastaanottajille:

• Klikkaa Viesti-välilehden oikean alanurkan Lisää-painiketta ja valitse se tiedosto, jonka haluat liittää mukaan viestiin. Hakemistopolku ilmestyy Liitteet-ruutuun. Viestiin voi lisätä useampia liitteitä.

Yksilöllinen liite kullekin vastaanottajalle:

• Jos kullekin vastaanottajalle lähetetään hänen omien tietojensa mukainen liite, esim. jaksotodistus tai Wilma-tunnukset, lähetetään liite Tulostuksen kautta: ohje.

Painettuasi Lähetä saat ilmoituksen mahdollisista virheellisistä osoitteista. Jos mukana oli virheellisiä osoitteita, tulee tästä ilmoitus ruudulle ja käyttäjältä kysytään, lähetetäänkö viestit tästä huolimatta. Kyllä-vastauksella viesti lähtee virheettömiin osoitteisiin.

Viestit voi ajastaa lähtemään myöhemmin, esim. klo 18 tai lauantain ja sunnuntain välisenä yönä. Rasti Ajastettu lähetys ja anna lähetyspäivä ja -aika.

Varmista, että käyttäjäryhmällä on oikeus lähettää tekstiviestejä. Ks. Tekstiviestiasetukset.

Kaikkien rekisteri-ikkunoiden Lisätoiminnot-valikosta löytyy Lähetä tekstiviestejä -toiminto. Vastaanottajana voi olla yksittäinen henkilö tai määritelty ryhmä.

Henkilörekisterien kautta voi lähettää tekstiviestejä esim. opiskelijoille, huoltajille, opettajille ja sijaisille, mutta tekstiviestitoiminto löytyy muistakin rekistereistä. Esimerkiksi arviointirekisterin kautta voi lähettää tekstiviestejä ryhmän opiskelijoille, näiden huoltajille ja ryhmän opettajalle; kurinpitotoimien rekisterin kautta voi lähettää tekstiviestit jälki-istuntoa saaneiden huoltajille tai valvovalle opettajalle.

Viestit voidaan lähettää arkistoiduille, rekisteriruutuun haetuille tai valituille henkilöille. GSM-numero voidaan valita kaikista esillä olevista matkapuhelinnumeron kirjaamiseen tarkoitetuista kentistä. Listaan voi myös kirjoittaa lisää numeroita niin, että jokainen puhelinnumero on omalla rivillään. Numero voi sisältää sulkeita, väliviivoja ym. merkkejä, Primus poistaa ne lähetyksen yhteydessä.

Itse viesti kirjoitetaan ruudun oikean reunan Lähetettävä viesti -kenttään. Kentän alla näkyy jäljellä oleva merkkimäärä ja viestin määrä. 11(1) tarkoittaa, että viestiin mahtuu vielä 11 merkkiä ja teksti mahtuu yhteen viestiin.

Kun viesti on valmis, lähetä se Lähetä-painikkeella.

Tekstiviestit voi ajastaa rastimalla kentän Ajastettu lähetys. Syötä Lähetyspvm-kenttään päivämäärä, jolloin haluat viestin lähtevän, ja Lähetysklo-kenttään kellonaika, jolloin haluat viestin lähtevän.

Opettajat-rekisterissä viestin lähetyksen voi porrastaa niin, että se saapuu eri vastaanottajille eri aikaan. Syötä haluamasi porrastusaika Porrastus-kenttään. Porrastusaika syötetään muodossa hh.mm, eli esimerkiksi 00.10 lähettäisi tekstiviestin eri vastaanottajille kymmenen minuutin välein.

Porrastettu viesti lähtee vastaanottajille siinä järjestyksessä kuin heidän puhelinnumeronsa ovat Vastaanottajien GSM-numerot -kentässä, eli listan ylimpään numeroon viesti lähtee ensimmäisenä ja siitä alaspäin loppuihin numeroihin porrastusajan mukaisin välein. Voit vaihtaa puhelinnumeroiden järjestystä listassa, jos järjestys ei ole valmiiksi sopiva. Jokaisella rivillä voi olla kuitenkin vain yksi puhelinnumero.

Lähtemättömät porrastetut viestit voi poistaa Viestijono-rekisteristä poistamalla viestin rekisterikortin. Lähtemättömistä viesteistä on ilmoitus Primuksen aloitusnäkymän alaosasta, ja niitä pääsee tarkastelemaan Näytä-painikkeella.