Ansökningar och beslut vid skolbyten

1. Personliga Wilmakoder, dvs. av ny typ, krävs för vårdnadshavarna. Med koder av gammal typ går det inte att göra en ansökan för en kommande skola.

2. Gör ansökningsblanketterna synliga i Wilma för de kommande skolorna.

3. När eleverna har fördelats till de kommande skolorna som planeringselever, kan du aktivera vårdnadshavarkoderna i den kommande skolan för en viss ansökningstid. Lägg ett sådant datum i Studeranderegistrets fält Vårdh. användarnamn träder i kraft att vårdnadshavarna kan gå in och göra ansökningar för den kommande skolan. Följaktligen ska det i Vårdh. användarnamn träder ur kraft stå det datum som det inte längre ska gå att göra ansökningar via Wilma. Efter att ansökningstiden har upphört, ange i fältet Vårdh. användarnamn träder i kraft det datum i läsårets början som vårdnadshavarna åter ska ha tillgång till Wilma. Fälten gäller båda vårdnadshavarnas konton.

4. När en vårdnadshavare loggar in i Wilma syns hans/hennes roller på sidan. En och samma elev förekommer två gånger om han/hon fortfarande är inskriven på den nuvarande skolan och användarkontot är aktiverat för den kommande skolan i Wilma. Välj rollen för den kommande skolan och gå till Ansökningar och beslut-sidan.

Fördelen med detta är att ansökningar för den kommande skolan (t.ex. ansökan om skolskjuts) sparas färdigt i rätt skola och kan ses av rätt personer.

OBS! Om du uppdaterar Studeranderegistrets länkfält för ansökningar och beslut med funktionen Uppdatera uppgifterna som ska kopieras från det ursprungliga kortet till den nya skolans kort, ska du komma ihåg att situationen på den tidigare skolan "kör över" ansökningarna och besluten på den nya skolan. Om det alltså redan finns ansökningar och beslut på den nya skolan före läsårets början kommer de inte att finnas kvar i länkfälten efter uppdateringen.

En öppen ansökan som saknar beslut kan inte sättas under den nya skolan. Det ska finnas ett beslut registrerat för ansökan eller för att den ska kunna övergå till den nya skolan.

Beslut som gjorts i den gamla skolan och som berör den nya skolan, kan vid behov överföras till den nya skolan.

Vi rekommenderar funktionen främst i specialsituationer där det t.ex. framkommer att en ansökan eller ett beslut gällande högstadiet är gjort på ett kort som tillhör lågstadiet. En dylik situation kan uppstå t.ex. om vårdnadshavaren av misstag gör en ansökan om skolskjuts till högstadiet på lågstadiets elevkort i Wilma.

Uppdatera beslut

Gå till Studeranderegistret och välj det studerandekort till vilket besluten ska uppdateras (t.ex. en planeringselev i högstadiet). Välj sedan Funktioner/Skolbyten/Uppdatera uppgifterna som ska kopieras från det ursprungliga kortet/Uppdatera ansökningarna och besluten.

Uppdateringen överför till den nya skolans kort alla sådana beslut/ansökningar som på basen av dateringen tillhör studerandens nya skola.

Vilka uppgifter uppdateras?

Fältet Studerande i registret Ansökningar och beslut uppdateras med uppgifterna om studeranden i den nya skolan och fältet Skola uppdateras med den nya skolan. Uppgifterna om beslutet är synliga också i Studeranderegistrets länkfält Ansökningar/Skolans beslut/Kansliets beslut.

På vilka grunder görs uppdateringen?

Uppdateringen hämtar beslut till den nya skolan enligt två principer:

• Om beslutets inledningsdatum infaller senare än studerandens Inledningsdatum i den nya skolan (t.ex. högstadiet). Beslutets Inledningsdatum, Beslutsdatum eller Ansökningsdatum jämförs med fältet Inledningsdatum i den nya skolans Studeranderegister.
• Om studeranden har gått ut/slutat den gamla skolan och ansökan/beslutet är daterat efter avslutningsdatumet. Ansökningen/beslutet anses tillhöra planeringselevens skola om Ansökningsdatum infaller senare än den senaste dateringen på studerandens nuvarande skolas registerkort i något av följande fält i Studeranderegistret:
  
  • Utbildningens/examens slutdatum
  • Examensbetygets datum
  • Betygens datum (de rader beaktas som har alternativet "1 examensbetyg" valt i fältet Betygstyper)
  • Examensdatum
  • Grundläggande utbildning, avgångsdatum

Vid jämförelsen av de olika datumen beaktas också studerandens inledningsdatum vid den nya skolan, från vilket man drar av en dag. Om beslutet är daterat 9.8 och inledningsdatumet vid den nya skolan är 10.8, antas beslutet tillhöra den gamla skolan, varvid det inte uppdateras till den nya skolan.

Om alla fält är tomma, överförs inga beslut.

Exempel: Vårdnadshavaren har gjort en ansökan om skolskjuts med tanke på den kommande 7:e årskursen, men ansökan är gjord i Wilma på 6:e klassistens kort i stället för 7:e klassistens planeringselevskort.

• Beslut om skolskjuts fattas och som beslutets inledningsdatum anges 16.8.
• Studerandens inledningsdatum vid den nya skolan är 10.8, vilket innebär att uppdateringen överför ansökan/beslutet till den nya skolan.

Efter ett skolbyte syns ansökningar och beslut i Wilma på studerandens nya skola bara i den studerandespecifika vyn och det går inte att ändra dem. Om studerandens personbeteckning är bristfällig visas inte de ansökningar och beslut som gjorts på den tidigare skolan.

För att ansökningar och beslut ska synas på den nya skolan krävs det att skolnivån förblir densamma. I systemet styrs detta med hjälp av Information om skolan-registrets fält Läroanstaltstyp . Då följande läroanstaltstypskoder från Statistikcentralen överensstämmer, syns ansökningarna och besluten på den nya skolan:

• koderna 11,12,19 (grundskolor)
• koderna 20-29 (yrkesinstitut)
• 15 (gymnasier)
• om koderna inte stämmer överens, visas datan visas inte för andra läroanstalter.

Exempel: En elev byter från grundskolan (kod 11) till specialskolor på grundskolenivå (kod 12), syns ansökningarna och besluten på den nya skolan. Men om personen går från grundskolan (kod 11) till gymnasiet (kod 15), visas inte längre de ansökningar och beslut som gäller personen på gymnasiet.

Begränsningen med läroanstaltstypskoder gäller endast för lärare och personal. Vårdnadshavarna kan fortfarande se sina barns beslut även efter skolbyte och byte av årskurs.