Ibruktagningen av ansökningar och beslut

Gör upp kategorier för era ansökningar i registret Ansökningskoder. De ansökningstyper som ska finnas tillgängliga på ansökningarna ska alltså sparas i detta register. När en användare då fyllt i en viss ansökan i Wilma sparas kategorin i Ansökning-fältet i Ansökningar och beslut-registret. Exempel på ansökningar är t.ex. Ansökan om skolskjuts, Ansökan till morgon- och eftermiddagsverksamhet och Semesteransökan.

Används till att dela in beslut i kategorier. De beslutsalternativ som gäller för skolans egna beslut anger du i registret Beslutskoder. De beslutskoder som kansliet använder ska däremot registreras i Kansliets beslutskoder-registret. I Ansökningar och beslut-registret kan man sedan välja de här koderna i fälten Beslut (skola) eller Beslut (kansliet).

Kryssa i fältet Ansökningar och beslut i användning i Wilma i registret Information om skolan om det ska vara möjligt att registrera ansökningar och beslut också via Wilma.

Fältet Alla studerande ser ansökningar och beslut ska kryssas för om också studerande under 18 år ska kunna se ansökningarna och besluten.

I Studeranderegistret finns fälten Ansökningar, Skolans beslut och Kansliets beslut som visar vilka ansökningar och beslut som finns för en viss studerande. Det går inte att ändra innehållet i de här fälten via Studerande-registret. Dessa fält uppdateras i stället automatiskt då innehållet ändras för studeranden i fråga i registret Ansökningar och beslut.

• Om fältet Beslutet förutsätter beslutsfattarens godkännande är ikryssat i Ansökningar och beslut-registret, kommer informationen om ansökningen eller beslutet att uppdateras till Studeranderegistrets infofält först då också Beslutsfattaren godkänt, datum är ifyllt.
  • När du högerklickar i fältet i Studeranderegistret och väljer Öppna register kommer du rakt till ansökan/beslutet i registret Ansökningar och beslut. Alla ansökningar/beslut som en studerande har får du fram i registret genom att högerklicka på studerandens namn och välja Sök samma. Detta förutsätter dock att du har rättigheter till Ansökningar och beslut-registret.

• Ansökningarna syns i Ansökningar-fältet och om det finns ett beslut för en viss ansökan, syns det antingen i fältet Skolans beslut eller Kansliets beslut.

Vi rekommenderar att du via Fälteditorn även tar fram följande fält i Sökande-registret: Ansökningar, Skolans beslut samt Kansliets beslut. Uppgifterna i fälten uppdateras då en ansökan eller ett beslut görs för sökanden.

Sökande kan inte själv lämna in en ansökan i Wilma (utan Wilma-koder). Endast via den elektroniska utbildningskalendern kan man ansöka till studier. Som lärare eller personalmedlem kan man inte heller skapa en ansökan eller ett beslut åt en sökande i Wilma på samma sätt som för studerande. På Sökande-sidan i Wilma kan man t.ex. inte anta en sökande utan detta görs i Wilma, direkt på sidan Ansökningar och beslut. På beslutsblanketten ska man då sätta in fältet Sökande , varpå man kan välja en sökande från Sökande-registret i fältet och beslutet kommer då att gälla rätt sökande.

Lärarens rättigheter

För en person som finns i Lärare-registret: välj i fältet Användargrupp i Wilma en sådan användargrupp som har rätt till registren Ansökningar och beslut och Sökande. Bland rättigheterna under Ansökningar och beslut ska du kryssa i åtminstone Rätt att skapa nytt registerkort. Ha sedan den här användargruppen på den ansöknings/beslutsblankett som är ämnad för lärarna. Personen ska i Lärare-registret dessutom ha Rätt att se alla ansökningar och beslut, så att hen kan föra in ett beslut för sökanden. Om den sistnämnda rättigheten saknas (inget kryss) kan läraren nog registrera beslutet, men efter att hen sparar ändringarna ser hen inte längre uppgifterna och detta ger upphov till ett felmeddelande.

Personalens rättigheter

För en person som finns i Personal-registret: välj i fältet Användargrupp i Wilma en sådan användargrupp som har rätt till registren Ansökningar och beslut och Sökande. Bland rättigheterna under Ansökningar och beslut ska du kryssa i åtminstone Rätt att skapa nytt registerkort. Ha sedan den här användargruppen även på ansöknings/beslutsblanketten. Personen ska dessutom ha Rätt att se alla ansökningar och beslut, så att hen kan föra in ett beslut för sökanden. Om den sistnämnda rättigheten saknas (inget kryss) kan personen nog registrera beslutet, men efter att hen sparar ändringarna ser hen inte längre uppgifterna och detta ger upphov till ett felmeddelande.

För att en person ska kunna logga ansökningar och beslut i Primus krävs att personen tillhör en användargrupp som i Primusregistret Användargrupper, på fliken Primus rättigheter, har de relevanta rättigheterna ikryssade.

För att en person ska kunna registrera uppgifter via Wilma ska personen tillhöra en användargrupp som har tillräckliga rättigheter för detta i Användargrupper-registret. Antalet användargrupper beror på hur många blanketter som är i bruk, d.v.s. huruvida man i Wilma kan göra enbart ansökningar, enbart beslut eller bådadera. Om vårdnadshavarna ska kunna lämna in ansökningar behövs en separat användargrupp för dem. Och på motsvarande sätt krävs en separat användargrupp för lärare och personal, om dessa ska kunna registrera beslut i Wilma.

Rättigheter att fatta beslut i Wilma för lärare och personal

• Öppna Användargrupper-registret och välj registerkortet för den användargrupp som gäller för lärare och personal. Eller skapa vid behov en ny användargrupp med tanke på beslutsrättigheterna.
• På fliken Wilmas rättigheter, kryssa i Ansökningar och beslut-registret. Detta ger personerna i användargruppen rätt att se ansökningarna och besluten i Wilma. Om du dessutom vill låta personerna göra nya beslut och skriva ut dem, kryssa för Rätt att skapa nytt registerkort och Rätt att skriva ut sparade utskrifter.
• Kontrollera att användargruppen är tilldelad i fältet Användargrupp i Wilma, åt läraren i Lärare-registret eller åt personalmedlemmen i Personal-registret.
• Se till att användargruppen också finns med på beslutsblanketten i Blanketteditorn.

Om du vill ge vissa personer rätt att radera ansökningar och beslut är det bäst att ha en separat användargrupp för det här ändamålet, och ge denna grupp rätt att radera registerkort i Ansökningar och beslut-registret.

Lärare och personal ser och kan lägga in nya beslut i Wilma om något av följande villkor uppfylls:

• personen är klassföreståndare eller annan handledare för den studerande
• personen har Rätt att se alla studerandes uppgifter i Wilma ikryssat på sitt registerkort
• personen har Rätt att se alla ansökningar och beslut ikryssat på sitt registerkort
• läraren är kopplad till studeranden via Studerande-registrets fält Kortets äganderätt innehas av.

Till exempel ser klassföreståndaren på Ansökningar och beslut-sidan ansökningarna och besluten gällande sina elever. Ett annat exempel är om rektorn har rätt att se alla ansökningar och beslut, ser rektorn ansökningarna och besluten för alla elever på skolan.

För att en lärare eller personalmedlem ska kunna anteckna ett beslut för en ansökan ska deras användargrupp även finnas på beslutsblanketten.

Genom att ha användargrupper för ansöknings- och beslutskoderna kan du styra vissa ansökningstyper till enskilda användare och även begränsa läsrätten för ansökningar och beslut. Närmare info om hur användargrupper fungerar finns i anvisningen Användargrupper för ansökningar och beslut.

Ge vårdnadshavarna rätt att lämna in ansökningar

• Öppna Användargrupper-registret och välj det registerkort som gäller vårdnadshavarnas rättigheter, eller skapa vid behov en ny användargrupp med tanke på ansökningarna.
• Ge användargruppen rätt till registret Ansökningar och beslut på fliken Wilmas rättigheter, och välj under registret rättigheterna Rätt att skapa nytt registerkort och Rätt att skriva ut sparade utskrifter.
• Sätt in vårdnadshavarnas användargrupp i fältet Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma i Information om skolan.
• Sätt in användargruppen också på ansökningblanketten i Blanketteditorn, när du har importerat eller skapat den.

Om studerande ska ges möjlighet att lämna in ansökningar ska en användargrupp göras även för dem enligt samma princip och rättigheter. Men sätt istället in studerande-användargruppen i fältet Studerandens användargrupp i Wilma i Information om skolan.

Funktionen för ansökningar och beslut i Wilma är uppbyggd på blanketter. Eftersom informationen registreras och visas med hjälp av blanketter i Wilma, ska man ha sådana för personalen, vårdnadshavarna och studerandena i Blanketteditorn i Primus. Ändringsblanketterna är av blankettypen 'Registrets uppgifter' och används för ansökningar, medan profilblanketterna används för att visa informationen i Wilma för lärare, personal, studerande och vårdnadshavare.

Vi har färdiga blankettmallar som du kan hämta från Blankettbanken och importera till Primus Blanketteditor. Kontrollera alltid blanketten och sätt in Användargrupp i Wilma på respektive blankett. På profilblanketten för ett beslut behöver man inte ange någon användargrupp.

I profilblanketter för studerande- och vårdnadshavaranslutningen är publiceringsdatumet för beslutet ett viktigt fält. Det avgör från vilket datum beslutet är offentligt för vårdnadshavare/studerande i Wilma. Använd synlighetsvillkor för att avgränsa så att blanketten syns först när publiceringsdatumet är ifyllt.

Om du inte vill att besluten numreras automatiskt kan du hoppa över detta steg.

Det går att ställa in så att beslut numreras automatiskt med löpande numrering. Numreringen kan göras enligt olika kriterier, t.ex. efter beslutsfattare eller enligt beslut. Beslutsnumret bildas i fältet Beslut § som finns i Ansökningar och beslut-registret. Den automatiska numreringen sker oberoende av om man registrerar beslutet i Ansökningar och beslut-registret, i Studerande-registret eller via blankett i Wilma.

Hur sker beslutsnumreringen?

Beslutsnumreringen löper alltid per kalenderår. Nummerserien börjar alltså årligen om från nummer 1. Systemet kontrollerar i fältet Beslutsdatum vilket år som gäller för beslutet. Vid numreringen beaktas även arkiverade registerkort.

Beslutsfattare

Om ni vill numrera besluten enligt beslutsfattare och skola ska ni bland annat göra ett separat registerkort för varje rektor i Beslutsfattare-registret. Då får varje skolas rektor en egen nummerserie för sina beslut från årets början.

Alternativen vid automatisk beslutsnumrering

Välj först ett lämpligt numreringsalternativ nedan.

• #DECNUMBER: Besluten numreras årsvis och i numreringen beaktas alla skolor inom samma MultiPrimus. Exempel: Rektorn för skola A gör årets första beslut, som får numret 1. Rektorn vid skola B gör ett beslut följande dag, och detta beslut får då numret 2. Numreringen ser då varken till beslutsfattare eller beslutskoder. Inget beslutsnummer uppstår om fältet Beslutsdatum är tomt.
• #DECNUMBER1: Besluten numreras årsvis och enligt beslutsfattare. Nummerserien startar årligen från nummer 1 per beslutsfattare (de som finns i Beslutsfattare-registret). T.ex. det första beslutet som rektorn gör för året blir nummer 1, det första beslutet som en grupphandledare gör för året blir nummer 1, osv. Inga beslutsnummer uppstår om fälten Beslutsdatum och Beslutsfattare (register) är tomma.
• #DECNUMBER2: Besluten numreras årsvis och enligt beslutskod. Varje beslutskod får då en separat nummerserie som börjar från 1 vid årsskiftet. Inget beslutsnummer uppstår om fälten Beslutsdatum och Beslut (skola) eller Beslut (kansliet) är tomma.
• #DECNUMBER3: Besluten numreras årsvis och numreringen sker både enligt beslutsfattare och beslutskod. Vid numreringen beaktas beslutskoderna så att beslutsnumreringen börjar om vid årsskiftet för varje enskild beslutsfattare. Inget beslutsnummer uppstår om fälten Beslutsdatum, Beslutsfattare (register) och Beslut (skola) eller Beslut (kansliet) är tomma.
• OBS! Varje registerkort som finns i registret Beslutskoder respektive i registret Kansliets beslutskoder hanteras som en separat serie. Detta innebär alltså att om det t.ex. i Beslutskoder-registret skulle finnas två likadana beslutskoder, såsom "Ledighet" (för positivt beslut) och "Ledighet (för negativt beslut), som separata registerkort, uppstår en skild beslutsnummerserie för respektive beslutskod.

Automatisk beslutsnumrering i Ansökningar och beslut-registret

• Öppna Ansökningar och beslut-registret och välj Underhåll / Fälteditorn.
• Högerklicka på Beslut §-fältet och välj Definiera standardvärde.
• Du får fram en sökruta. Ange vilken numreringsprincip du vill använda genom att skriva in antingen #DECNUMBER, #DECNUMBER1, #DECNUMBER2 eller #DECNUMBER3 på översta raden. Klicka på "Enter".
• Kryssa i "Visa fältets standardvärde automatiskt". Klicka till sist på OK.
• Spara ändringarna via Funktioner / Spara, varefter fälteditorn stängs.

När man sedan gör ett nytt beslut i Primus står det givna standardvärdet färdigt i Beslut §-fältet. När beslutet sparas får det ett nummer enligt det standardvärde som är angivet. Beslutsnumret syns i fältet när man klickar och aktiverar registerkortet på nytt.

Automatisk beslutsnumrering i Blanketteditorn

När du har ställt in den automatiska beslutsnumreringen enligt anvisningarna ovan i Ansökningar och beslut-registret, gör du samma inställningar även på beslutsblanketten:

• Öppna Blanketteditorn i Primus och hämta fram registreringsblanketten för beslut.
• Öppna Beslut §- fältets egenskaper på blanketten genom att klicka på pennsymbolen i fältet.
• Skriv in samma text som via Ansökningar och beslut-registrets fälteditor i fältet Fältets standardvärde, t.ex. #DECNUMBER2. Kryssa också i Standardvärde direkt på blanketten. Välj OK och spara ändringen på blanketten.

Nu numreras alltså även besluten i Wilma enligt samma princip som i Primus. Standardvärdet i Wilma fungerar som följer:

• När man gör ett nytt beslut (nytt kort, ingen ansökan som grund för beslutet), står den princip som besluten numreras efter färdigt i Beslut §-fältet.
• När man ger ett beslut för en ansökan kommer standardvärdet fram när man klickar på Beslut §-fältet.

När blanketten sparas blir det skapade beslutsnumret synligt i Beslut §-fältet.

Om du inte vill använda den automatiska numreringen kan du även ange beslutsnummer manuellt i fältet Beslut § i Ansökningar och beslut-registret. Högerklicka på fältet och välj Skapa innehåll. Du får upp en ruta med olika alternativ för innehåll. Välj Löpande beslutsnumrering. Du kan dessutom välja om numreringen ska göras enligt beslutsfattaren, beslutskoden eller både och.

Vi rekommenderar ändå att ni hellre använder den automatiska beslutsnumreringen.

• Om du kopierar ett registerkort till ett nytt kort i Ansökningar och beslut–registret ska du komma ihåg att tömma Beslut §-fältet på kopian. Gå sedan till ett annat fält emellan och klicka sedan på Beslut §-fältet på nytt. Primus ger då standardvärdet igen och vid sparandet uppstår ett nytt beslutsnummer.
• Se till att standardvärdet för beslutsnumreringen är identiskt i både Ansökningar och beslut-registret och i Blanketteditorn, t.ex. #DECNUMBER2 i båda, inte t.ex. #DECNUMBER1 i ena och #DECNUMBER2 i andra.