Användargrupper för ansökningar och beslut

Om du vill styra ansökningar till en viss användargrupp kan du göra detta genom att ange användargrupper för ansökningskoderna. Ansökningarna styrs alltså inte till enskilda personer, utan till alla användare som tillhör användargruppen i fråga, t.ex. Klassföreståndare. Då en ansökan styrs till en viss användargrupp kan endast de användare som tillhör användargruppen se ansökan i Wilma. På motsvarande sätt kan man ange användargrupper även för beslutskoderna och på så vis begränsa beslutsfattandet och läsrätten till en bestämd användargrupp.

Fundera på vilka användare som ska kunna se ansökningar och beslut och skapa därefter sådana användargrupper. Du kan också använda dig av de användargrupper som redan finns. Du behöver inte ge några särskilda rättigheter till användargrupperna. Exempel på grupper:

• Kansliet
• Rektorer
• Klassföreståndare

Ange en lämplig användargrupp för användarna i fältet Användargrupp i Wilma som finns i Lärare- och Personal-registren.

Ansökningskoder

Ange lämpliga användargrupper för olika ansökningskoder i fältet Användargrupp i Wilma i Ansökningskoder-registret. Med hjälp av ansökningskoden och användargruppen går det att styra ansökningarna till rätt personer, t.ex. enligt följande:

• Kort ledighet, användargruppen Klassföreståndare
• Lång ledighet, användargruppen Rektorer
• Skolskjutsansökan, användargruppen Kansliet
• Övrig ansökan, ingen användargrupp.

En ansökningskod kan ha flera användargrupper. Om en ansökningskod inte har någon användargrupp, är ansökningarna med denna kod synliga för alla som har rätt att se ansökningar, med beaktande av de normala användarrättigheterna för ansökningar och beslut.

Beslutskoder

På samma sätt som med ansökningskoderna går det också att begränsa beslutens synlighet genom att ange användargrupper för beslutskoderna. Wilma-användarna har då alltså endast tillgång till de beslut som har en beslutskod som deras användargrupp har rätt att se. Om ett beslut saknar användargrupp, är det synligt för alla som har rätt att se beslut. Det är möjligt att göra motsvarande begränsningar även i Kansliets beslutskoder-registret.

Länken Ansökningar och beslut är synlig i Wilma om läraren/personalen tillhör en användargrupp som har rätt till Ansökningar och beslut-registret. Varje användare ser de ansökningar och beslut som har styrts till hans/hennes användargrupp samt de ansökningar och beslut som saknar användargrupp.

Lärare och personal ser ansökningarna och kan göra nya beslut i Wilma, förutsatt att de uppfyller något av följande kriterier:

• de är studerandens klassföreståndare eller övrig handledare.
• de har Rätt att se alla studerandes uppgifter i Wilma
• de har Rätt att se alla ansökningar och beslut
• de är kopplade till studeranden via fältet Kortets äganderätt innehas av i Studeranderegistret.

Lärare och personalmedlemmar ser dock inte sådana ansökningar som har en ansökningskod med en användargrupp som de själva inte tillhör. Enligt den här principen ser de inte heller beslut som har en ansökningskod med en användargrupp som de själva inte hör till.

Det är möjligt att rikta en ansökan direkt till en bestämd handläggare. I registret Ansökningar och beslut finns de flerradiga fälten Handläggare (lärare) och Handläggare (personal). Då man tar fram fälten på ansökningsblanketterna, kan en studerande/vårdnadshavare rikta sin ansökan direkt till t.ex. sekreteraren, grupphandledaren eller rektorn. Den person som på blanketten anges som handläggare, ser ansökningen på fliken Ansökningar att ta ställning till i Wilma. Det är också möjligt att använda sig av standardvärden samt begränsa vallistans innehåll i handläggarfälten. Se avsnittet "Exempel" för noggrannare information.

Om en ansökan riktas direkt till en bestämd handläggare som inte hör till en användargrupp som har rätt att hantera ifrågavarande ansökningskod, syns ansökningen inte på fliken Ansökningar att ta ställning till i Wilma.

1. Klassföreståndaren får bevilja eleverna 1-3 dagars ledighet:

Ansökningskoden "Ansökan om ledighet, 1-3 dgr" har användargruppen GS Klassföreståndare i fältet Användargrupp i Wilma. Även den motsvarande beslutskoden har användargruppen GS Klassföreståndare i fältet Användargrupp i Wilma. De klassföreståndare som har användargruppen GS Klassföreståndare i fältet Användargrupp i Wilma på sitt eget registerkort i Lärarregistret kommer då att se de ansökningar som gäller kort ledighet och kan också bevilja/avslå ansökan.

2. En studerandes ansökan riktas direkt till grupphandledaren med hjälp av ett standardvärde:

Lägg till fältet Handläggare (lärare) på studerandens ansökningsblankett. Öppna fältets egenskaper och ange värdet Studerande->Grupphandledare/klassföreståndare->Tilltalsnamn&Studerande->Grupphandledare/klassföreståndare->Efternamn på fliken Flerradiga standardvärden.

Observera att uppgifterna ska vara i samma ordningsföljd som i punkten Fältets utseende. Kryssa för Standardvärde direkt på blanketten samt Att ändra uppgiften i Wilma: Förbjudet.

3. Studeranden kan rikta sin ansökan endast till bestämda lärare:

Lägg till fältet Handläggare (lärare) på studerandens ansökningsblankett. Öppna fältets egenskaper och ange i punkten Vallistans innehåll villkoret Fält: Användargrupp i Wilma->kortnummer=(t.ex.)33. Då kan studeranden på sin ansökningsblankett som handläggare endast välja någon av de lärare som hör till den användargrupp vars registerkort har nummer 33.

4. Studerandens ansökan riktas först direkt till skolsekreteraren. Sekreteraren riktar sedan ansökningen vidare till rätt handläggare:

Lägg till fältet Handläggare (personal) på studerandens ansökningsblankett. Öppna fältets egenskaper och skriv in skolsekreterarens namn på fliken Flerradiga standardvärden, t.ex. "Sekreterare Sanna". Kryssa i Standardvärde direkt på blanketten samt Att ändra blanketten i Wilma: Förbjudet. Nu riktas ansökan direkt till sekreteraren, som via sin egen blankett kan rikta ansökan vidare till en lärare.