Användargrupper och användarrättigheter i Primus och Wilma

Användargrupper skapas ofta efter roller (lärare, personal, rektorer, elever, etc.). Samma användargrupper kan användas för rättighetsdefinitioner för både Primus- och Wilma-användare. Här är några exempel på olika typer av användargrupper som vi har skapat för att stödja skapandet av användargrupper:

• Exempel på Primus användargrupper och rättigheter
• Exempel på Wilmas användargrupper och rättigheter

Skapa användargrupper

• Öppnar registret Användargrupper i Primus och välj Funktioner / Nytt registerkort.
• Ge gruppen ett namn (t.ex. "Rektorer").
• Kryssa i de önskade rättigheterna åt gruppen. Rättigheterna har delats in på tre flikar: Primus rättigheter, Kurres rättigheter och Wilmas rättigheter. Kryssa t.ex. på fliken Primus rättigheter det register som vill dela tillgång till och sedan de rättigheter som ifrågavarande användargrupper behöver i det registret.
• Spara.

Skapa övriga användargrupper på motsvarande sätt.

Att observera om användargrupper

Alternativen för användargruppen kommer från Primus register Användargrupper. I samma register finns både grupper som hör till Primus och grupper som hör till Wilma. Om personen har rätt att göra något i Primus har han/hon samtidigt automatiskt rätt att göra samma sak i Wilma. Lägg dock märke till att det inte finns lika många funktioner i Wilma som i Primus, vilket betyder att vissa saker kan man endast göra i Primus. Studerande och vårdnadshavare ska ALDRIG ha Primus-användarnamn. Deras rättigheter berör alltid endast Wilma.

En person kan höra till flera användargrupper. Om grupperna är flera räknas deras rättigheter samman. Om en person i en grupp har tillträde till Bedömningsregistret och i en annan grupp har tillträde till Studeranderegistret har han/hon i praktiken tillträde till båda registren.

Användargruppen begränsar INTE vilka studerande som en person ser via olika funktioner utan det begränsas av användarens skola. Personen ser endast sin egen skolas studerande. Skola ställer man in i Studeranderegistret/Personalregistret/Lärarregistret i fältet Skola.

I kommuner med MultiPrimus är det bra om användargrupperna är gemensamma, t.ex. att gymnasielärarna i Testnäs skola har samma användargrupp som gymnasielärarna i Mallby skola. Varje användare ser bara uppgifter om sin egen skola och om sina egna elever, men användarna kan använda samma funktioner i varje skola och på varje skolnivå.

Anteckna användargrupp åt användare

När användargrupperna har skapats, kan de antecknas åt användare

• Primus-användarnas användargrupper lägger man till i fältet Användarnamnets grupp i registret Användarnamn.
• Wilma-användarnas användargrupper lägger man till i fältet Användargrupp i Wilma i det register där personens registerkort finns.
• De rättigheter som lärarnas och personalens Wilma-användargrupp har kan kompletteras med kryssfälten i Lärar- och i Personalregistret.
  
  • Lärarnas användargrupper läggs till i lärarregistret i fältet Användargrupp i Wilma.
  • Personalens användargrupper läggs till i personalregistret i fältet Användargrupp i Wilma.
  • Studerandens användargrupper läggs till i registret Information om skolan (för alla studerande), i registret Klasser (för vissa klasser) eller i Studeranderegistret i fältet Användargrupp i Wilma (för vissa studerande). I första hand beaktas användargrupperna i Studeranderegistret, i andra hand grupperna i Klassregistret och i tredje hand grupperna i Information om skolan. Det betyder att om det finns en grupp i fältet i Studeranderegistret beaktas inte grupperna i de övriga registren.
  • Vårdnadshavarnas användargrupper kompletteras i samma register som studerandens i fältet Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma.

I Exempelby kommuns multiPrimus finns det sju användargrupper; underhåll, förvaltning, ls lärare, hs lärare och gy lärare, kansliet och studiehandledare. En person kan tillhöra flera grupper.

• Användargruppen Underhåll har fulla rättigheter till multiPrimus. Till den här gruppen hör endast kommunens multihuvudanvändare.
• Förvaltning-gruppen har bl.a. rättigheter till Primus huvudregister (t.ex. Studerande, Lärare och Information om skolan), till övriga register som innehåller kontaktuppgifter samt rätt att öppna direkttjänst.
• De användare som hör till ls lärare-gruppen kan läsa uppgifter i Studeranderegistret, har tillträde till Bedömningsregistret samt till Meningsbanken och Meningsbankens kategorier-registret.
• Användare som hör till gy lärare-gruppen kan läsa uppgifter i Studeranderegistret, har tillträde till Bedömnings-registret samt till Sökande- och Kursutbudsregistret.
• Kansliet-gruppen får skrivrättighet till alla andra register förutom till de register där man kan påverka studerandenas prestationer (Bedömning, Kurser och Läroplaner).
• Studiehandledare-gruppen får endast läsrättighet till Studeranderegistret och där också endast till studerandenas kontakt- och prestationsuppgifter.

Dessutom kan man skapa skilda användargrupper för utskrifter. Till exempel om två personer i ls-lärare-gruppen borde se olika utskrifter, kan man skapa användargrupperna ls-lärares ls-utskrifter och ls lärares specialutskrifter.

• Mera information om användningen av utskriftsgrupper: Utskrifternas användarrättigheter och användargruppar

Ange läs- och skrivrättigheter för fälten separat i vart och ett av registren med hjälp av fälteditorn. För varje enskilt fält är det möjligt att ange en viss grupp som ska ha rätt till det. Man kan också förvägra gruppen rättighet att se fältet eller ge rättighet att endast se det. Om man vill gömma en hel flik helt och hållet ska man neka åtkomst till alla fält på fliken. I Fälteditorn kan man skriva ut fälträttigheterna för respektive användargrupp genom att välja Funktioner -> Skriv ut / Skriv ut fälträttigheter.

Obs! Dessa ändringar inverkar ändå inte på gruppens rättigheter, såvida gruppen i fråga har Fulla rättigheter till hela Primus i Användargrupper-registret, eller där Rätt att se alla fält eller Rätt att ändra alla fält ikryssat för registret.

Begränsa användarrättigheten för skolspecifika användargrupper

I MultiPrimus ger man inte rättigheten till fälteditorn i något register åt skolspecifika användargrupper, utan endast huvudanvändare tar hand om registervyer. Gemensamma fältinställningar underlättar skrivandet av anvisningar, eftersom alla använder samma fält för att anteckna uppgifter. Fältspecifika skriv- och läsrättigheter är dessutom avsevärt lättare att uppdatera, eftersom ändringen görs endast i ett fält.

Välj i Användargrupper-registret först de användargrupper vars rättigheter du vill skriva ut, t.ex. "Lärare" och "Klassföreståndare". Välj därefter Funktioner / Skriv ut / Skriv ut rättigheter.

När användargrupperna har skapats och läs- och skrivrättigheterna för fälten har definierats skapas användarspecifika användarnamn och lösenord för Primus-användare i registret Användarnamn, där användarnamnet tilldelas en eller flera användargrupper till vilka den tillhör.

• Tilläggsinformation: Användarnamn till Primus

Wilma-lösen kan skapas på många olika sätt. Det finns en separat anvisning om att skapa lösen och förberedelserna: Administrering av Wilma-koder