Exempel på att skapa och administrera olika typer av Wilma-användarnamn

Följ denna instruktion om du vill skapa färdiga Wilma-användarnamn för användare som inte redan har ett Wilma-användarnamn. Ett alternativt sätt är att ge användarna nyckelkoder som de själva kan använda för att skapa sina Wilma-användarnamn. Nyckelkoder används också när en användare vill lägga till en roll till ett befintligt Wilma-användarnamn.

I Primus kan man generera Wilma-användarnamn för studerande, lärare och personal enskilt eller i massform. Funktionen ska inte användas för att generera färdiga inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. Vårdnadshavarna skapar även i fortsättningen sina Wilma-konton med hjälp av nyckelkoder eller med Suomi.fi-fullmakter.

Systemet skapar inloggningsuppgifterna via rollregistret (t.ex. Studerande-registret), men de sparas inte i rollregistret utan i Wilmas användarnamn-registret. I fältet Wilmas användarnamn i rollregistret lagras en länk till det skapade kortet i Wilmas användarnamn-registret.

Innan Wilma-användarnamn skapas måste de inställningar som ska användas vid skapandet definieras. Skapandet av Wilma-användarnamn kräver också behörighet. Hur inställningar definieras och behörighet ges beskrivs i instruktionen Administration av Wilma-koder.

Att skapa Wilma-användarnamn

När inställningarna är definierade och behörigheten har getts kan Primus-användaren skapa Wilma-användarnamn via rollregistren. Man skapa användarnamn för till exempel studerande på följande sätt:

1. Öppna Studerande-registret och sök fram de studerande som du vill skapa Wilma-användarnamn för. Du kan skapa användarnamn för så många studerande du vill samtidigt. Välj studerande från listan.
2. Välj från toppmenyn Tilläggsfunktioner / Skapa Wilma-konton.
3. Kontrollera i Wilma-konton som skapas att de konton som ska skapas ser ut som de ska. Om inte, måste inställningarna ändras först i registret Inställningar eller Information om skolan.
4. Klicka på knappen Skapa Wilma-konton. Därefter kan du öppna de rollkort där kontot skapats framgångsrikt, samt de kort där skapandet misslyckats. På kort där kontot skapats framgångsrikt visas en länk till Wilma-användarnamnets kort i fältet Wilma-användarnamn.

På samma sätt kan man skapa Wilma-konton i lärar- och personalregistren.

Om skapandet av ett Wilma-konto misslyckas visas ett kryss i fältet Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet på kortet. Skapandet av användarnamnet misslyckas om användaren redan har ett länkat Wilma-användarnamn i fältet Wilmas användarnamn eller om användarnamnet som ska skapas redan finns i registret Wilmas användarnamn. Detta kan hända om det till exempel finns två personer med samma namn i Primus, och den ena redan har fått ett Wilma-användarnamn. Om man senare försöker skapa ett exakt likadant konto för den andra personen kommer skapandet att misslyckas. I sådana fall kan man till exempel manuellt skapa ett användarnamn i ett annat format för den andra personen.

Öppna antingen Studerande-, Lärar- eller Personalregistret.

• Välj det önskade kort eller de kort i registerkortlistan, d.v.s. alla de personer som ska ha en nyckelkod.
  • Om du är i Studeranderegistret, klicka på fältet Nyckelkod i Wilma för studerande med musens andra knapp, välj Skapa nyckelkod / Skapa.
  • Om du är i Lärar- eller Personalregistret, klicka på fältet Nyckelkod i Wilma med musens andra knapp, välj Skapa nyckelkod / Skapa.
• Spara ändringarna. Dela ut nyckelkoderna till Wilma-användare, som skapar sitt eget Wilma-användarnamn med hjälp av den i Wilma.

Du kan göra nyckelkoder för flera vårdnadshavare samtidigt. Vi rekommenderar att nyckelkoderna skapas åt vårdnadshavarna redan inför anmälningen till skolan. Användarnamnet och lösenordet får då vara desamma också efter att barnet börjat skolan.

• Välj alla de elever i Studeranderegistret, vilkas vårdnadshavare ska få koder. Om en av vårdnadshavarna ska ha begränsad rätt till information, måste användarnamnet skapas separat. Inkludera alltså inte sådana elever då du skapar de vanliga koderna som massfunktion.
• Ovanför fältet Vårdnadshavarnas Wilma-nyckelkoder kommer det då fram en Ändra-knapp. Klicka på denna och välj det översta alternativet, Lägg till nya rader.
• Klicka på den första raden i fältet Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder med andra musknappen och välj Skapa nyckelkod.
• Gör en nyckelkod för rad två på samma sätt. Varje vårdnadshavare ska alltså ha sin personliga nyckelkod.
• Skicka dessa koder till vårdnadshavarna (för detta ändamål finns en färdig brevmall).

Vårdnadshavarnas nyckelkoder skapar i Primus Studeranderegister. Båda vårdnadshavarna ska ha sin egen nyckelkod.

• Ta fram fältet Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder i Studeranderegistret.
• Kontrollera personens vårdnadshavarskap (är det fråga om gemensam eller enskild vårdnad, är personen i fråga överhuvudtaget barnets vårdnadshavare, osv.)
• Välj den studerande, vars vårdnadshavare ska få en nyckelkod.
• Klicka med andra musknappen på den första raden i fältet Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder. Välj Skapa nyckelkod i snabbmenyn. Om personen är studerandens officiella vårdnadshavare ska du välja nyckelkodstypen Vanlig nyckelkod. Om personen inte är den officiella vårdnadshavaren, kan du välja Nyckelkod med begränsad rätt till information. Denna typ av kod syns med röd färg i fältet.
• Spara och välj registerkortet på nytt. I fältet syns nu en nyckelkod.
• Gör en nyckelkod för rad två på samma sätt.
• Skicka dessa koder till vårdnadshavarna. Du kan också skicka koden per e-post eller be personerna komma och hämta dem från skolan.

I brevmallen gäller första radens nyckelkod den person som finns på första raden i vårdnadshavartabellen, och andra radens nyckelkod den person som finns på andra raden. Brevmallen fungerar också i situationer då koderna skickas på nytt, om t.ex. den ena vårdnadshavaren redan använt sin nyckelkod. Nyckelkoderna bevaras på sina egna rader i fältet Vårdnadshavarnas Wilma-nyckelkoder i Studeranderegistret, vilket innebär att även om vårdnadshavaren på rad 1 skulle använda sin nyckelkod först, finns nyckelkoden för vårdnadshavare nummer 2 kvar på rad 2.

• Gör nyckelkoder åt alla studerande, lärare, personalmedlemmar samt elevers vårdnadshavare(se anvisningen ovan).
• Skicka nyckelkoderna åt användarna och instruera dem i hur de ska göra ett Wilmakonto åt sig med nyckelkod.
• Med nyckelkoden kan vårdnadshavarna koppla alla barn till ett och samma Wilma-konto. Därför skapas nyckelkoderna på varje elevs egna registerkort. Om det finns t.ex. tre barn i en familj och alla går i samma skola, får bägge vårdnadshavarna tre nyckelkoder. Instruktion för vårdnadshavare om att förena användarnamnen.

• Till exempel när en elev går vidare till högstadiet kan vårdnadshavaren fortsätta använda samma användarnamn. Kontrollera att de fält som gäller Wilma-användarnamnet är markerade som fält som kopieras vid skolbytet:
  • Öppna Studeranderegistret -> Underhåll / Fälteditorn
  • De fält som är markerade att kopieras står med fet stil. Om uppgifterna om Wilma-användarnamn inte är sådana som kopieras, gör den inställningen nu.
  • Klicka på fältet med andra musknappen och välj Uppgift som ska kopieras.
• Observera: När elevens registerkort kopieras till en annan skola ser vårdnadshavarna inte längre den interna posten från den gamla skolan i Wilma. Det här kan skapa förvirring bland vårdnadshavarna. Även om användarnamnet förblir det samma är det nu den nya skolans innehåll som visas i Wilma. Med andra ord följer inte de interna meddelandena med utan man börjar om från början i den nya skolan.

Se en instruktionsvideo om att kopiera Wilma-användarnamn.

• En vårdnadshavare kan i allmänhet koppla alla sina barn till sitt vårdnadshavarkonto, också om de går i olika skolor. Wilma anskaffas vanligen för hela kommunen på en gång och omfattar eleverna i alla skolor i kommunen.
• Om barnens skolor finns i olika kommuner eller om de går i privatskola går det inte nödvändigtvis att förena dem under samma användarnamn. Detta för att uppgifterna då finns i två olika databaser.

(I Wilma-appen är det däremot möjligt att se alla barn under ett och samma konto, oberoende av skol- och kommungränser)

• Om läraren har barn i flera skolor i samma kommun som hon/han själv jobbar, lönar det sig att förena lärarkontot och vårdnadshavarkontot.
• Förena kontona genom att logga in i Wilma med läraranvändarnamnet och lägga till rollen vårdnadshavare.
• Lärarens användarnamn kvarstår i bruk efter förenandet. Vårdnadshavaranvändarnamnet tas däremot ur bruk.
• Se instruktion: Förena ett läraranvändarnamn med ett vårdnadshavaranvändarnamn
• Samma princip gäller även för personalens användarnamn.

Varje vikarie som har tillträde till Wilma ska ha ett eget kort i Lärarregistret. På kortet ska man skapa Wilma-användarnamnet och lösenordet eller en nyckelkod, precis som för övriga lärare. Rättigheterna tilldelas utgående från vilka funktioner vikarien ska ha tillgång till i Wilma. Kryssfältet Endast lektionsanteckningar i användning är en lämplig inställning om vikarien endast ska göra lektionsanteckningar i Wilma.

Se vår instruktionsvideo om manuell hantering.

I undantagsfall kan man skapa ett Wilma-konto manuellt åt en vårdnadshavare. Denna metod ska i praktiken användas enbart då vårdnadshavaren själv inte har möjlighet att skapa sig ett konto.