Esimerkki Wilman käyttäjäryhmistä ja oikeuksista

• Wilma: luokanopettajat
• Wilma: aineenopettajat
• Wilma: erityisopettajat
• Wilma: opiskelijat
• Wilma: huoltajat

Kaikki kyseisiin rooleihin kuuluvat saavat silloin samat oikeudet.

Wilman sähköisille lomakkeille sekä Primuksen tulosteille voi antaa vain yhden käyttäjäryhmän. Tämän vuoksi käyttäjäryhmän kannattaa olla sellainen, joka toimii ikään kuin kattona eri henkilöryhmille. Esim. koulukirjaston ylläpitoon voi osallistua sekä opettajia että henkilökuntaa. Tämän vuoksi sähköisten lomakkeiden ja tulosteiden avulla hoidettavien tehtävien oikeudet kannattaa antaa toimintokohtaisesti: tehdään esim. ryhmä, jolla on oikeus muokata Kirjasto-rekisterin tietoja.

Toimintokohtaiset ryhmät voivat olla esim.

• Wilma: tuki (pedagogiset asiakirjat ja tukitoimet)
• Wilma: jälki-istunnot
• Wilma: tapaturmat
• Wilma: kirjasto
• Wilma: näytöt ja työssäoppiminen (amm.koulutuksessa)
• Wilma: yritykset ja työpaikat (amm.koulutuksessa)

Ryhmille annetaan Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterin Wilman oikeudet -välilehdellä pääsy näihin rekistereihin, uusien rekisterikorttien luomisoikeus ja tulostusoikeus.

Nämä ryhmät annetaan niille henkilöille, joiden tulee päästä tekemään tai näkemään jotain kyseisissä rekistereissä.

Monesti Wilma-tunnukset tehdään myös joillekin koulun sidosryhmien työntekijöille, esim.:

• Wilma: terveydenhoitajat
• Wilma: hammashoito
• Wilma: kouluavustajat
• Wilma: kerhonohjaajat
• Wilma: kuraattori

Neljälle ensimmäiselle annetaan yleensä ainoastaan poissaolojen kirjaamisoikeus: Henkilökunta-rekisterissä rastitaan Vain tuntimerkintöjen kirjaus käytössä ja Oikeus muokata kaikkien tuntimerkintöjä. Oppilashuollon henkilöille, esim. kuraattoreille, ei voi antaa tuntimerkintöjen kirjaamisoikeuksia, koska merkinnän tekijä käy ilmi poissaolokirjauksesta, jos joku muu henkilö (esim. opettaja) tarkastelee oppilaan poissaoloja.

Huom. Sosiaali- ja terveysalan työntekijät (esim. terveydenhoitajat) eivät saa nähdä opiskelijasta muita tietoja kuin nimi- ja ryhmätiedot. Kuntien/oppilaitosten vastuulla on huolehtia opiskelijan tai huoltajan suostumuksista tietojen luovuttamiseen, jos muiden tietojen näkeminen on tarpeellista yksilökohtaisen opiskeluhuollon totetuttamiseksi.

Kuraattori näkee oppilaista profiilisivun, työjärjestyksen ja tulevat kokeet. Muut tiedot (esim. poissaolot ja muut tuntimerkinnät) näkyvät riippuen siitä, mitä oikeuksia kuraattorilla on. Lisäksi kuraattori näkee enemmän tietoja "omista" opiskelijoistaan eli asiakkaistaan. Oikeudet voi asettaa esim. seuraavasti:

• Käyttäjäryhmät-rekisterissä annetaan Opiskelijat-rekisterin oikeuksista Suoritusten näkeminen.
• Opiskelijat-rekisterissä merkitään kuraattorien ryhmä Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään niiden opiskelijoiden korteille, jotka ovat kuraattorin asiakkaita ja joista kuraattorin tulee päästä näkemään enemmän tietoja (mm. suoritukset ja jälki-istunnot).
• Henkilökunta-rekisterissä annetaan Tuntimerkintöjen tarkasteluoikeus, joka antaa oikeuden nähdä niin "omien" kuin muidenkin opiskelijoiden tuntimerkinnät. Oppilashuollon henkilöille ei voi antaa tuntimerkintöjen kirjaamisoikeuksia, koska merkinnän tekijä käy ilmi, jos joku muu henkilö esim. opettaja tarkastelee oppilaan poissaoloja.
• Sähköisten lomakkeiden avulla kuraattorille voi antaa oikeuden nähdä tai muokata opiskelijan muita tietoja. Primuksen lomake-editorilla tehdään lomake, johon otetaan mukaan ne tiedot, joita kuraattori saa nähdä. Lomakkeen käyttäjäryhmäksi merkitään kuraattorien ryhmä.