Primuksen ja Wilman käyttäjäoikeudet ja käyttäjäryhmät

Käyttäjäryhmät luodaan usein roolien mukaan (opettajat, henkilökunta, rehtorit, opiskelijat jne). Samoja käyttäjäryhmiä voi käyttää niin Primus- kuin Wilma-käyttäjien oikeusmäärittelyihin. Voit katsoa käyttäjäryhmien luonnin tueksi luomiamme esimerkkejä erityyppisistä käyttäjäryhmistä:

• Esimerkki Primuksen käyttäjäryhmistä ja oikeuksista
• Esimerkki Wilman käyttäjäryhmistä ja oikeuksista

Käyttäjäryhmien luonti

• Avaa Primuksessa Käyttäjäryhmät-rekisteri ja valitse Toiminnot / Uusi rekisterikortti.
• Anna ryhmälle nimi (esim. "Rehtorit").
• Rasti ryhmälle halutut oikeudet. Oikeudet on jaoteltu kolmelle välilehdelle: Primuksen oikeudet, Kurren oikeudet ja Wilman oikeudet. Rasti esim. Primuksen oikeudet -välilehdeltä rekisteri, johon halutaan antaa pääsy, ja sitten rasti kyseiseen rekisteriin kuuluvista oikeuksista kyseisen käyttäjäryhmän tarvitsemat oikeudet.
• Tallenna.

Luo vastaavalla tavalla muutkin tarvittavat käyttäjäryhmät.

Huomioitavaa käyttäjäryhmistä

Käyttäjäryhmät-rekisterin Wilman oikeudet -välilehdelle on koottu ne oikeudet, jotka vaikuttavat myös Wilmaan. Sama oikeus näkyy sekä Primuksen että Wilman oikeuksissa, eli jos oikeus rastitaan Primuksen oikeudet -välilehdeltä, tulee rasti automaattisesti myös Wilman oikeudet -välilehdelle.Henkilöllä on siis oikeus tehdä sama asia myös Wilmassa. Kannattaa kuitenkin huomata, että Wilmassa ei ole yhtä paljon toiminnallisuutta kuin Primuksessa, joten tietyt toiminnot ovat käytettävissä vain Primuksen puolella. Opiskelijoille ja huoltajille EI KOSKAAN tehdä Prímus-tunnuksia, joten heidän oikeutensa koskevat aina vain Wilmaa.

Henkilö voi kuulua useampaan käyttäjäryhmään. Kun ryhmiä on useita, lasketaan ryhmien oikeudet ikään kuin yhteen. Jos henkilön toisella ryhmällä on pääsy Arviointi-rekisteriin ja toisella ryhmällä pääsy Opiskelijat-rekisteriin, pääsee henkilö molempiin rekistereihin. Käytännössä siis voimaan tulee näiden käyttäjäryhmien oikeuksien yhdistelmä.

Käyttäjäryhmä EI rajaa sitä, keitä opiskelijoita henkilö näkee eri toimintojen kautta. Sen määrää käyttäjän koulu, eli henkilö näkee vain omien koulujensa opiskelijoita. Henkilön koulut valitaan Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä kenttään Koulu.

MultiPrimus-kunnissa käyttäjäryhmien on hyvä olla yhteisiä, ts. luokanopettajalla Mallilan koulussa on samat oikeudet kuin luokanopettajalla Testilän koulussa. Kukin käyttäjä näkee Primuksessa vain oman koulunsa asiat ja omat oppilaansa, mutta käyttäjälle sallitut toiminnot ovat samat kunnan kaikissa saman kouluasteen kouluissa.

Käyttäjäryhmän merkitseminen käyttäjille

Kun käyttäjäryhmät on luotu, ne voi merkitä käyttäjille.

• Primus-käyttäjillä käyttäjäryhmä(t) merkitään Käyttäjätunnukset-rekisterissä kenttään Tunnuksen ryhmä. Tämä kannattaa tehdä samalla, kun luodaan Primus-tunnuksia Primus-käyttäjille.
• Wilma-käyttäjillä käyttäjäryhmä merkitään kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa siinä rekisterissä, jossa henkilön rekisterikorttikin on.
• Opettajien ja henkilökunnan Wilma-käyttäjäryhmän antamia oikeuksia voidaan täydentää Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin rastikentillä.
  • Opettajien käyttäjäryhmät täytetään Opettajat-rekisterissä kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.
  • Henkilökunnan käyttäjäryhmät täytetään Henkilökunta-rekisterissä kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.
  • Opiskelijoiden käyttäjäryhmät täytetään joko Koulun tiedot -rekisterissä (kaikille opiskelijoille), Luokat-rekisterissä (tietyille luokille) tai Opiskelijat-rekisterissä (tietyille opiskelijoille) kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa. Opiskelijakortille täytetty ryhmä on ensisijainen ja jos se on täytetty, on opiskelijan ryhmä vain se (ei katsota enää luokan ja koulun ryhmiä).
  • Huoltajien käyttäjäryhmät täytetään samoissa rekistereissä kuin opiskelijoidenkin, kenttiin Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa.

Esimerkkilän kunnan multiPrimuksessa on seitsemän käyttäjäryhmää: ylläpito, hallinto, aa ja lu opettajat, virasto ja oppilaanohjaajat. Henkilö voi kuulua useampaan ryhmään.

• Ylläpito-käyttäjäryhmälle on annettu täydet oikeudet multiPrimukseen. Tämä ryhmä annetaan vain kunnan multipääkäyttäjille.
• Hallinto-ryhmällä on mm. oikeus Primuksen päärekistereihin (esim. Opiskelijat-, Opettajat- ja Koulun tiedot -rekisterit) ja muita yhteystietoja sisältäviin rekistereihin sekä tukiyhteyden avaamiseen.
• aa opettajat-ryhmään kuuluvat käyttäjät pääsevät opiskelijarekisteriin lukemaan tietoja, arviointirekisteriin sekä Lausepankkiin ja Lausepankin aiheet -rekisteriin.
• lu opettajat-ryhmään kuuluvat käyttäjät pääsevät opiskelijarekisteriin lukemaan tietoja, Arviointi-rekisteriin, Hakijat-rekisteriin ja Kurssitarjotin-rekisteriin.
• Virasto-ryhmä saa kirjoitusoikeuden kaikkiin muihin rekistereihin paitsi sellaisiin, joiden kautta voi vaikuttaa opiskelijan suorituksiin (Arviointi-, Kurssit-, Opetussuunnitelma- ja Kurssitarjotin-rekisterit)
• Oppilaanohjaaja-ryhmä saa pelkät lukuoikeudet opiskelijarekisteriin ja sielläkin vain oppilaan yhteys- sekä suoritustietoihin.

Lisäksi voidaan luoda erillisiä käyttäjäryhmiä tulosteita varten. Jos esimerkiksi kahdella aa opettaja-ryhmäläisellä pitäisi näkyä eri tulosteet, voidaan luoda käyttäjäryhmät aa opettaja aa-tulosteet ja aa opettaja erityis-tulosteet

• Lisätietoa tulostusryhmien käytöstä: Tulosteiden käyttöoikeudet ja käyttäjäryhmät

Primuksen kenttien luku- ja kirjoitusoikeudet määritellään jokaisessa rekisterissä erikseen kenttäeditorin avulla. Jokaiselle kentälle voidaan määritellä erikseen ryhmä, jolla siihen on oikeudet. Ryhmältä voidaan joko estää kokonaan oikeus nähdä kenttä tai antaa oikeus pelkästään nähdä se. Jos koko välilehti halutaan piiloon, estetään välilehden kaikkien kenttien näkeminen. Kenttäeditorissa voi tulostaa kenttäoikeudet käyttäjäryhmittäin valitsemalla Toiminnot-valikosta Tulostus / Kenttien oikeudet.

Huom. Käyttäjäryhmät-rekisterin kautta käyttäjällä olevat oikeudet ovat kuitenkin kenttäeditorin kautta tehtyjä näkemisoikeusmuutoksia vahvempia: kenttäeditorin muutokset eivät vaikuta ryhmän oikeuksiin, mikäli Käyttäjäryhmät-rekisterissä on kyseiselle käyttäjäryhmälle merkitty Täydet oikeudet koko Primukseen tai rastittu ko. rekisterin oikeuksista Kaikkien kenttien näkemisoikeus tai Kaikkien kenttien muuttamisoikeus.

Käyttöoikeuksien rajaaminen pois koulukohtaisilta käyttäjäryhmiltä

MultiPrimuksessa koulukohtaisille käyttäjäryhmille ei anneta oikeuksia kenttäeditoriin missään rekisterissä, vaan ainoastaan pääkäyttäjät huolehtivat rekisterien näkymistä. Yhteiset kenttäasettelut helpottavat ohjeistuksien tekemistä, koska kaikki käyttävät samoja kenttiä tietojen kirjaamiseen. Kenttäkohtaiset kirjoitus- ja lukuoikeudet on myös huomattavasti helpompi päivittää, koska muutos tehdään ainoastaan yhteen kenttään.

Valitse Käyttäjäryhmät-rekisterissä ensin ne käyttäjäryhmät, joiden oikeudet haluat tulostaa, esim. "Opettajat" ja "Luokanvalvojat". Valitse sitten Toiminnot / Tulostus / Tulosta oikeudet.

Kun käyttäjäryhmät on tehty ja kenttien luku- ja kirjoitusoikeudet määritelty, luodaan Primus-käyttäjille käyttäjäkohtaiset tunnukset ja salasanat Käyttäjätunnukset-rekisterissä, jossa tunnukselle annetaan yksi tai useampi käyttäjäryhmä, johon tämä kuuluu.

• Lisätietoa: Primuksen käyttäjätunnusten luominen

Wilma-tunnuksia voi luoda useilla eri tavoilla. Tunnusten luonnista ja valmisteluista on oma ohjeensa: Wilma-tunnusten hallinnointi