Pro Economica -siirtotiedoston muodostus

Laskutus-rekisterin kenttien lisäksi siirrossa tarvitaan muutamiin muihin rekistereihin kirjattuja tietoja. Nämä rekisterit löytyvät Primuksen pääikkunassa otsikon Muut rekisterit alta. Alla on listattuna ko. rekisterit sekä kentät, jotka niissä on oltava tai on suositeltavaa olla täytettynä:

• Luo Laskutyypit-rekisteriin tarvitsemasi laskutyypit. Syötä tiedot kenttiin Nimi, Laskutuslaji ja Myyntisaamistili
• Luo tilinumerot TA-tilit-rekisteriin. Täytä ainakin Tilinumero (nelinumeroinen), Alv-kanta ja Alv-tili. Alv-kanta kenttään syötetään pelkkä numero esim. 24. Tilin nimen voi antaa Lisätietoja1-kenttään
• Luo Kustannuspaikka-alueet-rekisteriin tarvitsemasi kustannuspaikat. Syötä tiedot kenttiin Nimi ja Koodi.

Jos laskulla on täytettynä kenttä, joka on linkki johonkin henkilörekisteriin (esim. opiskelija-, opettaja-, henkilökuntarekisteri), tiedot haetaan sieltä. Tällainen linkkikenttä on esim. Maksaja (opiskelija). Muussa tapauksessa tiedot otetaan Laskutus-rekisterin nimi-, henkilötunnus- ja osoitetietokentistä. Tiedot ovat pakollisia. Siirtyviä tietoja ovat henkilötunnus, sukunimi, etunimet TAI kutsumanimi sekä lähi- ja postiosoite. Tieto haetaan ensisijaisesti opiskelupaikan lähi- ja postiosoite -kentistä ja ellei näitä ole täytetty, toissijaisesti kotipaikan lähi- ja postiosoite -kentistä.

Tieto laskussa	Kenttä Primuksen Laskutus-rekisterissä
Laskutuslaji	Laskun tyyppi (rekisteristä)
Laskunumero	Laskun numero
Laskupäivä	Laskun päivä
Nettoeräpäivä	Eräpäivä
Laskun summa	Verollinen hinta / Veroton hinta. Jos verollista hintaa ei ole, haetaan tieto kentästä veroton hinta.
Viitenumero	Viitenumero
Laskun teksti	Sopimusviite

Siirto voidaan toteuttaa kahdella eri tavalla. Ensimmäistä tapaa käytetään silloin, kun laskun tiedot on eritelty riveittäin erittelytaulukkoon. Toista tapaa taas käytetään silloin kun erittelytaulukkoa ei ole käytetty.

Tapa 1:

• Laskulle haluttavat artikkelit syötetään monirivisiin kenttiin, jotka löytyvät kenttäeditorista haarasta "Erittelytaulukko". Ottaessasi kenttiä esiin sijoita ne vierekkäin rivimuotoon.
• Täytä TA-tilit -rekisterin tilitiedot. TA-tileille pitää täyttää vähintään kenttä Tilinumero (yleensä nelinumeroinen). Selvyyden vuoksi on hyvä täyttää kenttään Lisätietoja1 esim. tilin nimi. Jos tili on alv-myynnin tili, tulee täyttää myös kentät Alv-kanta ja Alv-tili. Alv-kanta -kenttään syötetään pelkkä numero, esim. 23.

Tieto laskussa	Kenttä Primuksen Laskutus-rekisterissä
Laskutuslaji	Laskun tyyppi (rekisteristä)
Laskunumero	Laskun numero
Rivilaji	Primus päättelee tiedon perusteella
Rivin summa	Rivin verollinen hinta (Primus laskee) Myyntisaamisriville tieto haetaan kentistä Verollinen hinta / Veroton hinta. Jos verollista hintaa ei ole, haetaan tieto kentästä Veroton hinta.
Kirjanpidon tili	Rivin talousarviotili. Myyntisaamisriville tieto haetaan kentästä Laskun tyyppi(rekisteristä).
Korollisuustunnus	Korollinen (erittelytaulukosta)
Vientiselite	Rivin seliteMyyntisaamisriville tieto haetaan kentästä Erittely.
Alv-kanta	Rivin talousarviotili
Alv-summa	Primus laskee
Tunniste1	Rivin kustannuspaikka

Tapa 2:

Tällä tavalla siirrettäessä laskulla voi olla vain yksi rivi eli esim. "Ylioppilaskirjoitukset, 3 koetta". Tätä varten ei tarvita erittelytaulukkoa.

Tässä on lueteltu vain ne kentät, jotka eroavat Tapa1:n mukaisesta siirrosta. Laskutyypit-rekisteriin tulee täyttää seuraavat kentät:

• Rivilaji
• TA-tili
• Korollinen

Kentät löytyvät kenttäeditorista Pro Economica-haarasta. Taulukkoa täytetään siten, että rivilajiksi merkitään Pro Economican käyttämä numero (1=myyntitili, 2=ALV-tili, 3=myyntisaamistili, 7=sisäinen meno, 8=sisäisen menon ALV-tili), ja TA-tiliksi haluttu tili. Vähintään rivilajit 1 ja 3 pitää olla täytettynä . Jos laskut ovat verollisia, pitää riveltä löytyä myös 2 (alv-tili).

Siirtotiedoston muodostaminen

1. Maalaa listasta ne laskut, jotka haluat siirtää ja valitse ylävalikosta Tiedonsiirrot/Tee Pro Economica -siirto.
2. Hae Maksajan asiakastunnus -kenttään se tieto, minkä halutaan siirtyvän opiskelijan tunnisteena. Siirrettävien tietojen määrityksiä pääset muuttamaan klikkaamalla ko. riviä.
3. Alle 18-vuotiaille huoltaja maksajaksi. Jos laskut menevät huoltajille, hae Huoltajan asiakastunnus -kenttään se tieto, joka halutaan huoltajan tunnisteeksi, esim. huoltajan henkilötunnus. Jos tähän kohtaan valitaan huoltajataulukon kenttä, haetaan tieto joko siltä riviltä, jolla on rastitettu kenttä Maksaja laskutuksessa tai ensimmäiseltä riviltä, jos em. tietoa ei ole syötetty.
4. Lopuksi klikkaa OK ja valitse tiedoston tallennusnimi ja -paikka.

Kun Pro Economica -siirtotiedosto on muodostettu Primuksessa, sen käsittelyä jatketaan erillisessä ohjelmistossa.