Nya Wilma-koder 2025-2026

Vid konverteringen omvandlas Wilma-användarnamnen av gammal typ automatiskt till Wilma-användarnamn av ny typ vid den tidpunkt som meddelas kunden. Konverteringen gäller följande register (som i denna instruktion benämns som "rollregister"):

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Styrelse/Direktion-registret
• Utbildningsinspektörer-registret
• Arbetsplatshandledare och -bedömare-registret

Vid konverteringen skapas nya användarkort i Wilmas användarnamn-registret baserat på Wilma-användarnamnen av gammal typ, som finns i de ovanstående rollregistren. Korten skapas baserat på fälten Wilmas användarnamn (utgående fält) och Wilmas lösenord (utgående fält). Vid konverteringen beaktas användarnamnen av gammal typ också på sådana rollkort där fältet Användarnamnet träder i kraft innehåller ett datum som infaller i framtiden.

De nya koderna som skapas vid konverteringen kopplas automatiskt till Wilmas användarnamn-fältet på ett registerkort som personen har i ett rollregister.

Efter konverteringen finns alla Wilma-användarnamn i Wilmas användarnamn-registret i Primus, oavsett personens roll.

Ändringen inverkar inte på själva inloggningen i Wilma. Användarna loggar fortfarande in med samma användarnamn och lösenord som tidigare.

Hur genomförs ändringen?

Nedan följer ett exempel på konverteringen, i Studerande-registret:

1. Baserat på uppgifterna i fälten Wilmas användarnamn (utgående fält) och Wilmas lösenord (utgående fält) i Studerande-registret uppstår ett nytt användarkort i Wilmas användarnamn-registret. Följande uppgifter kopieras från studerandekortet till det nya kortet:
   • Efternamn
   • Förnamnen
   • Tilltalsnamn
   • Wilmas användarnamn
   • Wilmas lösenord
   • E-postadress
   • Mobiltelefon
   • Studentnummer
   • Avsändningssätt för omedelbara besked
   • Innehållet i omedelbara besked
   • Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked
   • Jämförelsedag för ihopsamlade besked
   • Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked
   • Innehållet i ihopsamlade besked
   • Senast inskriven i Wilma
2. Det nya användarkortet som uppstått i Wilmas användarnamn-registret kopplas automatiskt till studerandens kort, i fältet Wilmas användarnamn.

I fortsättningen går det inte längre att logga in i Wilma med elevens användarnamn av gammal typ (röda X-området på bilden). Personens aktiva Wilma-konto är istället det i fältet Wilmas användarnamn (markerat i grönt på bilden). Vid konverteringen kopieras användarnamn och lösenord exakt som de är, så ur Wilma-användarens perspektiv ändras inloggningsförfarandet inte.

Innan Wilma-användarnamnen av gammal typ ska konverteras, kan du med olika Primus-sökrutiner kontrollera hur många som preliminärt behöver konverteras.

Nedan har vi sammanställt vissa Primus-rutiner och info om hur de kan användas. Du kan utföra sökningar i följande register:

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Styrelse/Direktion-registret
• Utbildningsinspektörer-registret
• Arbetsplatshandledare och -bedömare-registret

1. Användare som helt saknar Wilma-konto

Sökrutin: Wilmas användarnamn (utgående fält)="" OCH Wilmas användarnamn[1]->Wilmas användarnamn=""

Kopiera sökrutinen

Eftersom dessa användare inte har något Wilma-användarnamn sker inget för deras del vid konverteringen.

2. Användare som har ett Wilma-användarnamn av gammal typ och saknar ny typ

Sökrutin: Wilmas användarnamn (utgående fält)<>"" OCH Wilmas användarnamn[1]->Wilmas användarnamn=""

Kopiera sökrutinen

För dessa användare försöker systemet skapa ett nytt Wilma-användarnamn av samma format som deras nuvarande Wilma-användarnamn av den gamla typen.

3a. Användare som har ett Wilma-användarnamn både av den gamla och den nya typen

Sökrutin: Wilmas användarnamn (utgående fält)<>"" OCH Wilmas användarnamn[1]->Wilmas användarnamn<>""

Kopiera sökrutinen

Eftersom dessa användare redan har ett Wilma-användarnamn av ny typ sker inget för deras del vid konverteringen.

3b. Användare som har ett Wilma-användarnamn både av den gamla och den nya typen, av olika format

Sökrutin: Wilmas användarnamn (utgående fält)<>"" OCH Wilmas användarnamn[1]->Wilmas användarnamn<>"" OCH Wilmas användarnamn (utgående fält)<>Wilmas användarnamn[1]->Wilmas användarnamn

Kopiera sökrutinen

Precis som i 3a sker inga ändringar för dessa personers del vid konverteringen eftersom de redan har ett Wilma-användarnamn av ny typ.

OBS! Med LDAP-inloggning och vid eventuella automatiseringar bör ni beakta ändringarna och granska situationen från fall till fall på förhand. Det är viktigt att säkerställa att det nya Wilma-användarnamnet står i ett format som är kompatibelt med LDAP och automatiseringar.

Om användarens gamla och nya typ av Wilma-användarnamn skiljer sig åt, och det nya användarnamnet exempelvis är en privat e-postadress (Gmail eller liknande), rör det sig oftast om att en lärare eller personalmedlem har kopplat sin arbetsroll till ett vårdnadshavarkonto. I sådana fall försöker systemet inte automatiskt skapa något nytt Wilma-användarnamn för användaren på nytt.

I dessa situationer bör man separera lärar- eller personalrollen från vårdnadshavarrollen genom att ta bort Wilma-användarnamnet av ny typ från fältet Wilmas användarnamn på lärar- eller personalkortet. Ta också bort krysset i fältet Wilma-användarnamn av ny typ i användning om det är markerat. Då får man en situation där vårdnadshavar-användarnamnet är uttryckligen ett sådant, medan lärar- eller personalrollen återförs till det Wilma-användarnamn av gammal typ som utbildningsanordnaren har skapat. I samband med konverteringen uppstår senare ett Wilma-användarnamn av ny typ baserat på formatet i användarnamnet av gammal typ. Det nya användarnamnet är dessutom LDAP-kompatibelt. Kom ihåg att informera sådana användare som berörs av rollsepareringen.

När konverteringen av Wilma-konton har genomförts, kontrollera om det uppstod problem vid konverteringen av vissa användarnamn och om användarnamn av den nya typen inte skapades. Om skapandet av Wilma-användarnamn av ny typ misslyckas visas följande på rollkortet:

• Ett kryss i fältet Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet
• En förklaring i fältet Orsaken till att skapandet av Wilma-användarnamnet misslyckades där det framgår varför skapandet misslyckades.

Ta fram ovannämnda fält i följande register (eller de register som ni aktivt använder):

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Styrelse/Direktion-registret
• Utbildningsinspektörer-registret
• Arbetsplatshandledare och -bedömare-registret

Primus-sökningar

Efter konverteringen kan du i ovanstående register söka fram de kort för vilka ett Wilma-användarnamn av ny typ inte blev skapat automatiskt.

Sök fram alla kort där systemet inte skapade något Wilma-användarnamn av ny typ:

• Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet=Ja

Kopiera sökrutinen

Misslyckad generering av Wilma-användarnamn

I fältet Orsaken till att skapandet av Wilma-användarnamnet misslyckades sparas ett felmeddelande om Wilma-användarnamn av den nya typen inte skapades automatiskt. Delmeddelandet lyder: "Samma användarnamn finns redan i registret Wilmas användarnamn".

Detta felmeddelande innebär att ett Wilma-användarnamn av ny typ inte skapades, eftersom ett identiskt användarnamn redan finns i registret Wilmas användarnamn, men det är inte kopplat till det relevanta rollkortet.

Primus skapar inte automatiskt något nytt identiskt Wilma-användarnamn i följande exempelsituation: En studerande har "erik.exempel" i fältet Wilmas användarnamn (utgående fält) i Studerande-registret, och även användarnamnet "erik.exempel" i registret Wilmas användarnamn, som dock inte är kopplat till studeranderollen i fråga i fältet Wilmas användarnamn. Det befintliga, identiskt namngivna kontot kopplas inte heller automatiskt till studeranderollen. Sådana fall kräver en manuell bedömning av varför användarnamnet redan finns i registret Wilmas användarnamn. Vid kontrollen kan du använda följande frågor som hjälp:

• Är användarnamnet i registret Wilmas användarnamn kopplat till någon roll?
• Är användarnamnet kopplat till ett annat rollkort? Om ja, och det gäller samma person som av någon anledning har två rollkort, kan användarnamnet kopplas till det kort där det nya Wilma-användarnamnet inte skapades. Kopplingen görs från rollkortet, genom att lägga till användarnamnet på rad 1 i fältet Wilmas användarnamn.
• Om användarnamnet inte är kopplat till någon roll och det är oklart varför det har skapats, rekommenderas det att arkivera detta användarnamn och skapa ett nytt i önskat format i registret Wilmas användarnamn och koppla det till rollkortet.
• När skapades användarnamnet?
• När har man senast loggat in med användarnamnet?

Planeringselever

Om ni har skapat planeringselever (t.ex. elever som går från lågstadiet till högstadiet) och samma elev har två aktiva kort i Studerande-registret med samma användarnamn i fältet Wilmas användarnamn (utgående fält), skapas användarnamnet av ny typ endast på det förstnämnda kortet. Planeringselevens kort får felmeddelandet "Samma användarnamn finns redan i registret Wilmas användarnamn".

För planeringselever ska användarnamnet kopieras från det ursprungliga kortet enligt följande instruktion:

1. Kontrollera att fältet Wilmas användarnamn är markerat som ett fält som ska kopieras i fälteditorn.
2. Välj de planeringsstuderande som har fått detta fel.
3. Välj Funktioner → Skolbyten → Hämta uppgifter som ska kopieras från det ursprungliga kortet.
4. Välj "Uppdatera de fält som ska kopieras" och "Visa lista på fält som uppdateras".
5. Måla alla fält i högerkolumnen ("Fält som uppdateras") och flytta dem till vänsterkolumnen ("Fält som inte uppdateras").
6. Sök fram fältet Wilmas användarnamn i vänsterkolumnen och flytta det till högerkolumnen. På så sätt kopieras endast Wilmas användarnamn från ursprungskortet.
7. Klicka på "Spara".

Vi rekommenderar att ni tar i bruk denna funktion först när konverteringen av Wilma-användarnamn har gjorts för er. Börja alltså inte skapa användarnamn av ny typ för användare som för närvarande har den gamla typen av Wilma-användarnamn. Den nya funktionen är avsedd att användas efter konverteringen, när det finns behov av att skapa konton för nya användare som inte har något Wilma-användarnamn sedan tidigare.

Ett led i förnyelsen av Wilma-konton är den nya funktionen för att i Primus generera Wilma-lösenuppgifter enskilt eller i massform, till exempel för studerande, lärare och personal. Funktionen ska inte användas för att generera inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. Vårdnadshavarna skapar även i fortsättningen sina Wilma-konton med hjälp av nyckelkoder eller med Suomi.fi-fullmakter.

I den nya funktionen skapar systemet inloggningsuppgifterna via rollregistret (t.ex. Studerande-registret), men de sparas inte i rollregistret utan i Wilmas användarnamn-registret. I fältet Wilmas användarnamn i rollregistret lagras en länk till det skapade kortet i Wilmas användarnamn-registret.

I funktionen finns många olika inställningar för att skapa användarnamn i önskad form. Till exempel kan användarnamnet stå i formatet e-postadress, och formatet kan variera mellan olika skolor. Ni kan till exempel ha en annan ändelse för eleverna än för andra användare (t.ex. kan ett studerandekonto ha formen [email protected], medan andra användare kan ha formatet [email protected]).

Denna funktion ersätter inte nyckelkoder utan är ett alternativt sätt att skapa Wilma-konton utan nyckelkoder. Nyckelkoder behövs fortfarande, till exempel för vårdnadshavarnas Wilma-konton eller för att koppla en roll till ett befintligt Wilma-konto.

• Inställningarna för funktionen och tilldelningen av behörighet beskrivs i instruktionen Administration av Wilma-koder.
• Skapandet av konton med funktionen beskrivs i instruktionen Exempel på att skapa och administrera olika typer av Wilma-användarnamn.

Användarrättigheter

I och med konverteringen kommer alla Wilma-användarnamn att lagras centralt i Wilmas användarnamn-registret. I detta register begränsas inte synligheten för korten baserat på Primus-användarens skola, till skillnad från de flesta andra register i Primus, eftersom Wilma-användarnamnen inte är skolspecifika. På grund av det här rekommenderar vi att ni ger läsrätt för Wilmas användarnamn -registret endast till sådana huvudanvändare som inte har någon specifik skoltillhörighet, inte till skolspecifika Primus-användare.

Wilmas användarnamn-fältet som unikt fält

Ställ in fältet Wilmas användarnamn i registret Wilmas användarnamn som unikt fält, så att man inte ens manuellt kan skriva in användarnamn som redan finns:

1. Välj Underhåll / Fälteditorn i Wilmas användarnamn-registret.
2. Högerklicka på Wilmas användarnamn-fältet och välj Unik uppgift / I hela registret.

I rollregistren finns en automatiskt kontroll i funktionen Skapa Wilma-konton, för att identiska användarnamn inte ska kunna uppstå i Wilmas användarnamn-registret.

Vilka konton har flera roller?

I Wilmas användarnamn-registret kan man se vilka roller som är kopplade till ett visst användarnamn. Använd följande funktioner i registret för att få fram informationen:

• Användarnamnets studeranderoller
• Användarnamnets lärarroller
• Användarnamnets personalroller
• Användarnamnets vårdnadshavarroller
• Användarnamnets styrelseroller
• Användarnamnets utbildningsinspektörsroller
• Användarnamnets arbetsplatshandledarroller

Exempelvis studeranderoller:

1. Öppna Underhåll / Fälteditorn iWilmas användarnamn-registret.
2. Välj fliken Infofält uppe till höger.
3. Klicka på Ny info nere på sidan.
4. Till vänster i sökrutan, under Övriga funktioner, klicka på plustecknet invid Användarnamnets studeranderoller och välj Alla rader och sedan Efternamn.
5. Klicka på &-knappen i sökrutan.
6. Välj på nytt i listan till vänster, under Övriga funktioner, plustecknet invid Användarnamnets studeranderoller och välj Alla rader och sedan Tilltalsnamn.
7. Klicka på OK.
8. Namnge infofältet t.ex. "Studeranderoller" och kryssa i Radbrytning i flerradiga fält. Klicka på OK.
9. Det nya infofältet dyker upp under rubriken Infofält till höger. Ta fram det nya infofältet i fältvyn på samma sätt somvilket nytt fält som helst. Tips! Ställ in fältstorleken så att fältet är högre än standardinställningen. Då ryms alla roller.

Du kan använda samma princip för att lägga till infofält för de övriga rollerna också. I infofältet kan du välja att ha med andra väsentliga uppgifter utöver efternamnet och tilltalsnamnet, t.ex. rollens kortnummer eller uppgift om huruvida rollkortet är arkiverat (Arkiverad-fältet).

Att arkivera användarnamn

När ett rollkort som är kopplat till ett Wilma-användarnamn (t.ex. ett studerandekort) arkiveras, flyttas Wilma-användarnamnet inte automatiskt till arkivet. Statusen för den roll som är kopplad till användarnamnet styr dock om information kan visas i Wilma. Med andra ord, om till exempel ett studerandekort kopplat till ett användarnamn har arkiverats, kommer man vid inloggning med användarnamnet inte längre att se någon information relaterad till studerandekortet.

Vi rekommenderar ändå att ni med jämna mellanrum arkiverar Wilma-användarnamn som inte längre har aktiva roller. För att filtrera fram användarnamn där det inte finns någon aktiv roll kan du utföra följande sökning:

Sökrutin:Visa sökrutinenK1=%B0% AND (((F210[1]()^V1<>0 AND F210[1]()^K1=%B1%) OR F210[1]()^V1=0) AND ((F210[2]()^V1<>0 AND F210[2]()^K1=%B1%) OR F210[2]()^V1=0) AND ((F210[3]()^V1<>0 AND F210[3]()^K1=%B1%) OR F210[3]()^V1=0) AND ((F210[4]()^V1<>0 AND F210[4]()^K1=%B1%) OR F210[4]()^V1=0) AND ((F210[5]()^V1<>0 AND F210[5]()^K1=%B1%) OR F210[5]()^V1=0) AND ((F212[1]()^V1<>0 AND F212[1]()^K1=%B1%) OR F212[1]()^V1=0) AND ((F212[2]()^V1<>0 AND F212[2]()^K1=%B1%) OR F212[2]()^V1=0) AND ((F212[3]()^V1<>0 AND F212[3]()^K1=%B1%) OR F212[3]()^V1=0) AND ((F212[4]()^V1<>0 AND F212[4]()^K1=%B1%) OR F212[4]()^V1=0) AND ((F212[5]()^V1<>0 AND F212[5]()^K1=%B1%) OR F212[5]()^V1=0) AND ((F213[1]()^V1<>0 AND F213[1]()^K1=%B1%) OR F213[1]()^V1=0) AND ((F213[2]()^V1<>0 AND F213[2]()^K1=%B1%) OR F213[2]()^V1=0) AND ((F213[3]()^V1<>0 AND F213[3]()^K1=%B1%) OR F213[3]()^V1=0) AND ((F213[4]()^V1<>0 AND F213[4]()^K1=%B1%) OR F213[4]()^V1=0) AND ((F213[5]()^V1<>0 AND F213[5]()^K1=%B1%) OR F213[5]()^V1=0) AND ((F211[1]()^V1<>0 AND F211[1]()^K1=%B1%) OR F211[1]()^V1=0) AND ((F211[2]()^V1<>0 AND F211[2]()^K1=%B1%) OR F211[2]()^V1=0) AND ((F211[3]()^V1<>0 AND F211[3]()^K1=%B1%) OR F211[3]()^V1=0) AND ((F211[4]()^V1<>0 AND F211[4]()^K1=%B1%) OR F211[4]()^V1=0) AND ((F211[5]()^V1<>0 AND F211[5]()^K1=%B1%) OR F211[5]()^V1=0) AND ((F211[6]()^V1<>0 AND F211[6]()^K1=%B1%) OR F211[6]()^V1=0) AND ((F211[7]()^V1<>0 AND F211[7]()^K1=%B1%) OR F211[7]()^V1=0) AND ((F211[8]()^V1<>0 AND F211[8]()^K1=%B1%) OR F211[8]()^V1=0) AND ((F211[9]()^V1<>0 AND F211[9]()^K1=%B1%) OR F211[9]()^V1=0) AND ((F211[10]()^V1<>0 AND F211[10]()^K1=%B1%) OR F211[10]()^V1=0) AND ((F211[11]()^V1<>0 AND F211[11]()^K1=%B1%) OR F211[11]()^V1=0) AND ((F211[12]()^V1<>0 AND F211[12]()^K1=%B1%) OR F211[12]()^V1=0) AND ((F211[13]()^V1<>0 AND F211[13]()^K1=%B1%) OR F211[13]()^V1=0) AND ((F211[14]()^V1<>0 AND F211[14]()^K1=%B1%) OR F211[14]()^V1=0) AND ((F211[15]()^V1<>0 AND F211[15]()^K1=%B1%) OR F211[15]()^V1=0) AND ((F211[16]()^V1<>0 AND F211[16]()^K1=%B1%) OR F211[16]()^V1=0) AND ((F211[17]()^V1<>0 AND F211[17]()^K1=%B1%) OR F211[17]()^V1=0) AND ((F211[18]()^V1<>0 AND F211[18]()^K1=%B1%) OR F211[18]()^V1=0) AND ((F211[19]()^V1<>0 AND F211[19]()^K1=%B1%) OR F211[19]()^V1=0) AND ((F211[20]()^V1<>0 AND F211[20]()^K1=%B1%) OR F211[20]()^V1=0) AND ((F211[21]()^V1<>0 AND F211[21]()^K1=%B1%) OR F211[21]()^V1=0) AND ((F211[22]()^V1<>0 AND F211[22]()^K1=%B1%) OR F211[22]()^V1=0) AND ((F211[23]()^V1<>0 AND F211[23]()^K1=%B1%) OR F211[23]()^V1=0) AND ((F211[24]()^V1<>0 AND F211[24]()^K1=%B1%) OR F211[24]()^V1=0) AND ((F211[25]()^V1<>0 AND F211[25]()^K1=%B1%) OR F211[25]()^V1=0) AND ((F211[26]()^V1<>0 AND F211[26]()^K1=%B1%) OR F211[26]()^V1=0) AND ((F211[27]()^V1<>0 AND F211[27]()^K1=%B1%) OR F211[27]()^V1=0) AND ((F211[28]()^V1<>0 AND F211[28]()^K1=%B1%) OR F211[28]()^V1=0) AND ((F211[29]()^V1<>0 AND F211[29]()^K1=%B1%) OR F211[29]()^V1=0) AND ((F211[30]()^V1<>0 AND F211[30]()^K1=%B1%) OR F211[30]()^V1=0) AND ((F214[1]()^V1<>0 AND F214[1]()^K1=%B1%) OR F214[1]()^V1=0) AND ((F214[2]()^V1<>0 AND F214[2]()^K1=%B1%) OR F214[2]()^V1=0) AND ((F215[1]()^V1<>0 AND F215[1]()^K1=%B1%) OR F215[1]()^V1=0) AND ((F215[2]()^V1<>0 AND F215[2]()^K1=%B1%) OR F215[2]()^V1=0) AND ((F216[1]()^V1<>0 AND F216[1]()^K1=%B1%) OR F216[1]()^V1=0) AND ((F216[2]()^V1<>0 AND F216[2]()^K1=%B1%) OR F216[2]()^V1=0))

Kopiera sökrutinen

Om ni använder ett automatiskt förfarande i hanteringen av användarkonton, där ni med PrimusQuery hämtar Wilma-användarnamnet och övriga personuppgifter till Primus, som sedan används för att skapa inloggningsuppgifter till externa system, bör ni göra nedanstående ändringar i PrimusQuery-konfigurationerna.

Med termen "rollregister" avses här följande register i Primus:

• Studerande
• Lärare
• Personal

Vad ändras?

Hittills:

Fram till nu har systemet hämtat Wilma-användarnamnet från rollregistrets fält Wilmas användarnamn (K1010).

Framöver:

Systemet hämtar Wilma-användarnamnet via rollregistrets länkfält: Wilmas användarnamn (K1043) → Wilmas användarnamn-registrets fält Wilmas användarnamn (K1010).

Exempel på PrimusQuery-sökrutin i rollregistret

Typ av användarnamn	PrimusQuery-rutin
Wilma-användarnamn av gammal typ (utgående)	#DATA{K1010}
Wilma-användarnamn av ny typ	#DATA{K1043[1]^K1010}

Fältuppgifter

Närmare information om fältnumren för de olika registren finns i följande beskrivningar:

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Wilmas användarnamn-registret

Specialfall: tvåstegsautomatisering

Om ni använder en automatisering i två steg för användarkonton rekommenderar vi att ni beställer separat konsultation för att göra de ändringar som behövs. Vid en sådan automatisering sker följande:

• Först hämtas endast personuppgifterna från Primus.
• Därefter skapas ett användarnamn i ett externt system baserat på dessa uppgifter.
• Slutligen importeras det skapade användarnamnet tillbaka till Primus i en andra körning och ett nytt Wilma-konto skapas.

Processen ovan innebär två separata importer i Primus:

• I den första körningen skapas ett användarnamn i Wilmas användarnamn-register (om personen ännu inte har något Wilma-konto).
• I den andra körningen länkas detta användarnamn till personens rollkort i rollregistret.

När Wilma-användarnamn skapas i ett externt system och överförs därifrån till Primus, måste man använda någon typ av identifierare för att koppla användarnamnet till rätt person. Detta ID kan du spara i Wilmas användarnamn-registrets fält Identifierare.

Generering av användarnamnsformat

Om ni har genererat användarnamn genom att använda exempelvis #USERNAME- eller #EMAIL-funktionen i fältet Wilma-användarnamn (utgående fält) i ett rollregister, behöver ni ändra på förfarandet något i och med autentiseringsreformen. I alla rollregister finns fältet Generering av användarnamnsformat, där du med hjälp av PrimusQuery kan skapa ett användarnamnsformat med de nämnda funktionerna. Utifrån detta genererade användarnamnsformat kan du sedan med hjälp av PrimusQuery skapa ett kort för den nya typen av Wilma-konto i registret. Fältet Identifierare i registret kan du använda för att koppla de skapade kontona till korten i rollregistret.

I fältet Generering av användarnamnsformat fungerar med andra ord de samma #USERNAME- och #EMAIL-egenskaperna som i andra textfält i Primus. Du kan alltså använda de här egenskaperna för att få önskat användarnamnsformat i fältet.

• #USERNAME = efternamn.tilltalsnamn
• #USERNAME2 = tilltalsnamn.efternamn
• #USERNAME3 = studentnummer
• #EMAIL = efternamn.tilltalsnamn
• #EMAIL2 = tilltalsnamn.efternamn
• #EMAIL3 = studentnummer

Om formatet redan finns på någon persons kort, antingen i fältet Generering av användarnamnsformat eller Wilma-användarnamn (utgående fält) i registret Studerande-, Lärare- och Personal, eller i Wilmas användarnamn-fältet i Wilmas användarnamn -registret, tilläggs automatiskt en siffra efter formatet.

De interna länkarna i Wilma (efter inloggning) genereras på olika sätt beroende på om Wilma-användarnamnet är av gammal eller ny typ.

• De interna länkarna för Wilma-användarnamn av den nya typen innehåller dessutom en användarspecifik rollidentifierare, en så kallad "slug".
• Wilma-användarnamnen av gammal typ innehåller däremot ingen slug.

Exempel: Länk till Wilmas Blanketter-sida:

• Wilma-användarnamn av gammal typ: https://exempelskola.inschool.fi/forms
• Wilma-användarnamn av ny typ: https://exempelskola.inschool.fi/!021234/forms (här är rollidentifieraren !021234)

Under konverteringen till de nya Wilma-användarnamnen kommer alla Wilma-användare att ha en rollspecifik "slug" kopplad till sitt användarnamn. Detta har dock ingen betydelse för den vanliga Wilma-användaren, eftersom slugen inte påverkar användningen av Wilma på något sätt – allt fungerar precis som tidigare både i Wilma via webbläsare och i mobilappen.

Hur rollidentifieraren skapas

Identifieraren består av två delar:

1. Typ av roll
   • 01: lärare
   • 02: studerande
   • 03: personal
   • 04: vårdnadshavare
   • 05: arbetsplatshandledare
   • 06: styrelse eller direktion
2. Kortnumret i rollregistret

Exempel: För personen med kortnummer 112 i Personal-registret är identifieraren !03112.

Identifierarens betydelse i autentiseringsreformen

När alla Wilma-användare övergår till Wilma-användarnamnen av ny typ kommer en rollspecifik identifierare att visas i webbläsarens URL, enligt exemplet ovan. Dock har vi infört en ändring i Wilma den 28.10.2025, som innebär att webbadresserna i Wilma fungerar även utan identifierare så länge användarnamnet är knutet till endast en roll, vilket oftast är fallet. I exemplet ovan kan alltså en Wilma-användare med ny typ an användarnamn navigera till https://exempelskola.inschool.fi/forms och sidan öppnas normalt även om identifieraren inte ingår i URL-adressen.

Eventuella kundspecifika ändringar

Den här instruktionen gäller de kunder som har automatiska lösningar i sina miljöer, t.ex:

• E-postpåminnelser eller meddelanden som innehåller länkar direkt till Wilma.
• Integrationer som använder Wilmas JSON-gränssnitt.

När behövs en slug?

• Om användarnamnet endast har en roll behöver slugen inte läggas till i länkar eller API-anrop.
• Om användarnamnet har flera roller måste slugen inkluderas i länken eller API-anropet för att länken ska fungera korrekt.

Om en användare med enkelroll har slugen !021234, kommer både en länk med eller utan slug att fungera i Wilma:

https://exempelskola.inschool.fi/!021234/forms och
https://exempelskola.inschool.fi/forms

Däremot, om en Wilma-användare har ett konto med flera roller, måste slugen inkluderas då man länkar till visst Wilma-innehåll. Till exempel om en kombistuderande har slagit ihop sina två olika användarnamn till ett Wilma-konto, finns det två roller kopplade till kontot och därmed också två slugar. I en sådan situation kommer systemet inte att kunna tolka en adress av typen https://exempelskola.inschool.fi/forms utan slug. Detta eftersom Wilma inte utan identifierare kan veta vilken roll som ska användas när en sida ska öppnas.

Automatiserade påminnelser och länkar

Om ni använder automatiserade e-postpåminnelser eller notiser som leder användarna till en viss sida inne i Wilma, och ni vill att länkarna även ska stödja användarnamn med flera roller, måste länkarna genereras individuellt med hänsyn till användarens rollidentifierare.

Wilmas JSON-gränssnitt

För lösningar som använder Wilmas JSON-gränssnitt behöver ni troligtvis inte göra några ändringar, så länge API-användarnamnet endast är kopplat till en roll. Om API-användarnamnet av någon anledning har flera roller, måste slugen läggas till i de API-anrop som görs efter inloggning.

Att tänka på vid konverteringen av Wilma-användarnamnen

När Wilma-användarnamnen av gammal typ konverteras till ny typ, uppstår automatiskt inga användarnamn med många roller. Alla användarnamn konverteras automatiskt direkt från gammal typ till enkelrolliga användarnamn av ny typ.

Vilka användarnamn omfattas av ändringen?

Ändringen gäller alla användarnamn för Wilma i följande register: Studerande, Lärare, Personal, Styrelse/Direktion, Arbetsplatshandledare och -bedömare och Utbildningsinspektörer.

Om en del Wilma-användare redan använder den nya typen av Wilma-konton ändras inget för dem.

Ändringen inverkar inte på inloggningsuppgifterna för Primus.

Vilka register berörs av konverteringen?

Ändringen gäller uppgifter i följande register: Studerande, Lärare, Personal, Styrelse/Direktion, Arbetsplatshandledare och -bedömare och Utbildningsinspektörer.

Hur går konverteringen till?

Konverteringen sker när Primus-servern startas om. Varje kund konverteras individuellt, och vi informerar alla kunder enskilt i förväg om tidpunkten för konverteringen.

Hur påverkas Wilma-användare (studerande, lärare, personal, vårdnadshavare) av konverteringen?

Wilma-användarna märker inte av konverteringen . Användarna fortsätter att logga in med sina befintliga användarnamn och lösenord.

Vad händer om en person har flera roller (t.ex. en studerande med två studierätter) och separata användarnamn för dessa?

Under konverteringen kopieras alla användarnamn oförändrade till Wilmas användarnamn-registret. Om en studerande har två Wilma-användarnamn, kopieras två kort till registret. Studeranden kan fortsätta att använda separata användarnamn som tidigare utan att märka någon skillnad.

Vad händer med fälten för Wilma-användarnamnen av gammal typ i olika register?

Fälten kommer så småningom att tas bort. Detta sker dock inte förrän alla kunders användarnamn har konverterats till Wilmas användarnamn-registret.

Vi använder redan användarnamn av ny typ i Personal- och Lärare-registren, men våra studerande använder fortfarande de gamla, rollspecifika användarnamnen. Vad händer då vid konverteringen?

Vid konverteringen skapar systemet Wilma-användarnamn av ny typ endast för de rollkort som har ett gammalt användarnamn men ingen länkning i fältet Wilmas användarnamn. Om ett rollkort redan är länkat till ett Wilma-användarnam av ny typ, sker inga förändringar för detta kort vid konverteringen.

Vad händer om ett användarnamn som är identiskt med det rollspecifika redan finns i Wilmas användarnamn-registret vid konverteringen?

Om ett identiskt användarnamn redan finns skapas inget nytt. På rollkortet markeras istället fältet Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet.

Måste användarnamnet stå i e-postformat?

Nej, användarnamnet behöver inte vara i e-postadressformat. Existerande användarnamn kopieras som de är till Wilmas användarnamn-registret.

Vad händer beträffande WOID?

Wilman OpenID-inloggningen ändras inte. Den fungerar som tidigare.

Jag har inte tillgång till Wilmas användarnamn-registret. Hur kan jag skapa användarnamn i framtiden?

Du kommer att kunna skapa Wilma-konton direkt i rollregistren (Lärare, Personal, Studerande) med en ny funktion som vi snart lanserar för att underlätta skapandet av Wilma-användarnamn. Den nya funktionen kräver inte tillgång till registret Wilmas användarnamn.

Jag skapar ett stort antal konton på en gång. Vad händer om det finns namndubbletter? Kan den nya funktionen generera olika användarnamn för dem?

Systemet kommer inte att skapa ett användarnamn om den upptäcker en namndubblett. Efter att användarnamn har skapats i den nya funktionen visas en lista över de kort där dylikt förekommer, så att du kan hantera dessa manuellt.

Hur skapar vi Wilma-användarnamn för personer i registren Styrelse/Direktion och Utbildningsinspektörer?

För dessa personer skapar man en nyckelkod, som de själva kan använda för att skapa ett Wilma-användarnamn och lösenord.

Fungerar inloggning via Wilmas JSON-gränssnitt med det nya användarnamnet och/eller OpenID?

Ja, detta kommer att fungera utan ändringar.

Hur hanterar vi lösenord för de nya Wilma-användarnamnen? Kan exempelvis en skolsekreterare ändra lösenord för en elev? Och kan elever själva återställa glömda lösenord?

Skolsekreteraren kan byta lösenord direkt via rollregistren i Primus med hjälp av en nya funktion (lanserad 21.10.2025).

Elever kan själva återställa sina glömda lösenord via Glömt lösenord-funktionen. Denna funktion kräver dock att personen har en registrerad e-postadress i systemet. Vårt produktutvecklingsteam undersöker helheten för hantering av användarnamn och lösenord, och ytterligare förändringar kan komma i framtiden.

Vad händer med ett användarnamn när en person arkiveras i systemet? Arkiveras användarnamnet samtidigt?

För tillfället arkiveras inte användarnamnet automatiskt när rollkortet (t.ex. en studerandes kort) arkiveras. Produktutvecklingsteamet undersöker detta, och det kan komma förändringar i hanteringen av användarnamn framöver.