Administration av Wilma-koder

Studerande-registret

Ta fram följande fält:

• Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn (endast läsrätt)
• Begränsad rätt till information (kan bearbetas)
• Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder (kan bearbetas)
• Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras (endast läsrätt)
• Nyckelkod i Wilma för studerande (kan bearbetas)
• Wilmas användarnamn (endast läsrätt)

Ta fram de fält som gäller vårdnadshavarna och placera dem på samma flik med de övriga vårdnadshavaruppgifterna. Ge skolspecifika användare rätt att bearbeta endast de fält som är märkta med “kan bearbetas”. Rätten ger du i fälteditorns läs- och bearbetningsrättigheter. Andra fält är informativa, de ifylls inte i Primus.

Lärare- och Personal-registren

Ta fram följande fält:

• Nyckelkod i Wilma (kan bearbetas)
• Wilmas användarnamn (endast läsrätt)
• Wilma-användarnamn av ny typ i användning (endast läsrätt)

Ge andra användare rätt att bearbeta endast det första fältet. Andra fält är informativa, de ifylls inte i Primus.

Registret Wilmas användarnamn

Användarnamn av ny typ sparas i registret Wilmas användarnamn som finns i Primus under Underhållsregister. I detta register kan man granska och bearbeta användarnamnen.

Du kan ta fram alla fält i registret, men ge bearbetningsrätt endast åt huvudanvändare. Skolspecifika användare behöver endast rätten att läsa fältet.

E-postinställningar

För att man ska kunna göra och förena användarnamn krävs att Wilmas e-postfunktion är i bruk och fungerar. Inloggade användares e-postinställningar hämtas från den egna skolans registerkort. Icke inloggade användares inställningar hämtas från den s.k. "standardskolans" registerkort. Standardskolan har oftast registerkortnumret 1 i Information om skolan. Kontrollera alltså att e-postinställningarna har fyllts i både för de skolor som använder Wilma och för standardskolan.

Alla inställningar som beskrivs nedan är relaterade till skapandet av färdiga Wilma-användarnamn. När ett färdigt Wilma-konto skapas för en person i Primus behöver personen varken nyckelkod eller Suomi.fi-fullmakt för att skapa kontot.

I Primus kan man generera Wilma-användarnamn för studerande, lärare och personal enskilt eller i massform. Funktionen ska inte användas för att generera färdiga inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. Vårdnadshavarna skapar även i fortsättningen sina Wilma-konton med hjälp av nyckelkoder eller med Suomi.fi-fullmakter.

Innan Wilma-användarnamn skapas måste de inställningar som ska användas vid skapandet definieras. Skapandet av Wilma-användarnamn kräver också behörighet.

När inställningarna är definierade och behörigheten har getts kan Primus-användaren skapa Wilma-användarnamn för studerande, lärare och personalen via rollregistren. Hur funktionen för skapande av användarnamn används beskrivs i instruktionen Exempel på att skapa och administrera olika typer av Wilma-användarnamn.

Inställningar

Inställningarna för skapande av Wilma-användarnamn definieras i första hand i Inställningar-registret, som finns under avsnittet Underhållsregister i Primus huvudfönster.

1. Öppna Inställningar-registret.
2. Kryssa i fältet Skapa automatiskt ett lösenord för Wilma-användarnamnet om du vill. Om det är markerat genereras ett lösenord på användarnamnet kort när kontot skapas. Om fältet inte markeras måste användaren själv skapa ett lösenord i Wilma via funktionen Glömt lösenordet? efter att användarnamnet har levererats.
3. Välj önskat format för Wilma-användarnamnet i fältet Format för Wilma-användarnamn, t.ex. "förnamn.efternamn" eller "efternamn.förnamn".
4. Välj önskat format för Wilma-användarnamnet i fältet Wilma-användarnamnets format, t.ex. "tilltalsnamn.efternamn" eller "efternamn.tilltalsnamn".
5. Välj önskad slutdel för Wilma-användarnamnet i fältet Wilma-användarnamnets slutdel. Slutdelen används för alla användarnamn förutom studerande. Om du vill att slutdelen ska vara t.ex. en e-postadress, fyll i e-postadressens slutdel, t.ex. "@exempelby.fi".
6. Välj önskad slutdel för studerande i fältet Wilma-användarnamnets slutdel för studerande. Detta fält behöver endast fyllas i om studerandes användarnamn ska ha en annan slutdel än övriga användarnamn, t.ex. "@student.exempelby.fi". Om studerande ska ha samma format som övriga användare, lämna fältet tomt.

Dessa inställningar används som standard för alla skolor i Primus. Om vissa skolor ska ha andra inställningar måste skolspecifika inställningar skapas för dessa skolor i registret Information om skolan.

Skolspecifika inställningar

Skolspecifika inställningar är användbara om samma Primus innehåller exempelvis grundskolor och gymnasier, och gymnasiets Wilma-användarnamn ska skapas med andra inställningar än grundskolornas.

Skolspecifika inställningar aktiveras enligt följande:

1. Registret Information om skolan har samma fält relaterade till Wilma-konton som Inställningar-registret (se listan över fält ovan). Fyll i fälten för den aktuella skolan enligt hur du vill att Wilma-konton ska skapas för Wilma-användare i denna skola.
2. Kryssa i fältet Använd skolspecifika inställningar vid skapandet av Wilma-konton.

När de skolspecifika inställningarna har definierats skapas användarnamn enligt dessa inställningar. Skolan kontrolleras från Primus-användarens kort i fältet Hemskola i registret Användarnamn.

• Om t.ex. “Exempelbygymnasiet” har egna inställningar för skapandet av Wilma-användarnamn i registret Information om skolan och Primus-användaren har denna gymnasieskola angiven som hemskola, kommer Wilma-användarnamn som skapas av denna användare att följa de skolspecifika inställningarna.
• Om inga skolspecifika inställningar har definierats för övriga skolor, används inställningarna i Inställningar-registret när Primus-användare skapar Wilma-användarnamn för dessa skolor.

Behörigheter

Skapande av Wilma-konton kräver att Primus-användaren tillhör en användargrupp som har givits rättigheten Skapa Wilma-konton under Övriga funktioner i Användargrupper-registret.

• Se exempel på olika fall om hur man skapar och levererar nyckelkoder åt användare i anvisningen Exempel på att skapa och administrera olika typer av Wilma-användarnamn.

• I normala fall behöver skolan inte göra annat än att leverera nyckelkoden.

• Närmare info om hur vårdnadshavare och studerande skapar Wilma-konton och lägger till roller finns i dessa anvisningar:
  • Instruktion för vårdnadshavare
  • Instruktion för studerande

Grundprinciperna för användningen av nyckelkoder

• Då vårdnadshavaren har använt sin nyckelkod för att skapa ett användarnamn åt sig, försvinner nyckelkoden från Studerande-registrets fält Vårdnadshavarnas Wilma nyckelkoder.
• En nyckelkod blir aldrig gammal. Det är aldrig nödvändigt att skapa någon ny nyckelkod åt vårdnadshavaren. När en nyckelkod en gång skapats är den i kraft ända tills den används.
• Nyckelkoden ges också till studerande, lärare och personal om färdiga Wilma-användarnamn inte skapas för dem i Primus. De kan också få en nyckelkod om en ny roll måste kopplas till ett befintligt Wilma-användarnamn.
• Länken i bekräftelsemeddelandet som kommer till e-posten är giltig i två dagar. Om länken hunnit bli gammal kan man alltid beställa en ny genom att ange sin e-postadress på Wilmas connect-sida.
• Tips! Högerklicka på vårdnadshavarens användarnamn i fältet Vårdnadshavarnas Wilma användarnamn i Studeranderegistret och välj Sök samma.Då får du fram alla de barn som är kopplade till vårdnadshavarens användarnamn.
• Om fälten Vårdh. användarnamn och Vårdh. lösenord är ifyllda i Studerande-registret, ska man i regel inte skapa nyckelkoder åt vårdnadshavare på kortet. Dessa vårdnadshavare kan i stället själv göra personliga Wilma-användarnamn åt sig utan nyckelkod. En nyckelkod ska enbart ges åt sådana vårdnadshavare, som från tidigare inte har något Wilma-användarnamn på elevens registerkort, dvs. åt vårdnadshavare som aldrig har använt det gemensamma användarnamnet. Undantaget är om endast en vårdnadshavare har känt till och använt det gemensamma användarnamnet i fältet Vårdh. användarnamn. Då ska den andra vårdnadshavaren ges en nyckelkod.

I Primus Studerande-register finns fältet Begränsad rätt till information som kan användas till att begränsa de uppgifter som en vårdnadshavare kan se i Wilma. Fältet är kopplat till fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn och därför är det bra att placera fälten intill varandra i Studerande-registret så att du genast ser om användarnamnet är belagt med begränsad rätt till information.

Kryssa i fältet eller ta bort krysset, beroende på situationen, på den rad där personens Wilma-användarnamn finns. Om det finns ett kryss i fältet, kan vårdnadshavaren inte se den information i Wilma som man tilldelas via den användargrupp som står i fältet Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma. Dessa användargruppsrättigheter gäller endast för vårdnadshavare som inte har begränsad rätt till information.

Om man vill ge ett Wilma-konto med begränsad rätt till information åt en vårdnadshavare som förlorat vårdnaden eller till en annan person, måste man först försäkra sig om att personen i fråga på laglig grund kan få ett sådant konto.

Effekterna av begränsad rätt till information

När Begränsad rätt till information är ikryssat för vårdnadshavarens Wilma-användarnamn, ser vårdnadshavaren följande funktioner i Wilma:

• Elevens klass (t. ex. 8A) och klasslärarens/klassföreståndarens namn
• Prestationer
• Prov
• Lektionsanteckningar
• Utskrifter
• Grupperna under den pågående perioden (gruppernas prov, läxor och lektionsdagbok)
• Anslagstavlan

Kontrollera att vårdnadshavaren inte via utskrifter ser sådant som han/hon inte borde få se. De utskrifter som ska vara synliga för vårdnadshavarna i Wilma anges i fältet Vårdh. utskrifter i Information om skolan -registret.

Vårdnadshavare med begränsad rätt har inte tillgång till följande i Wilma:

• Meddelanden (kan varken skicka eller ta emot)
• Schemat
• Stöd-sidan
• Ansökningar och beslut-sidan
• Enkäter
• Läroplanen
• Lärarna/Personalen/Utrymmena
• Årsplaneringen
• Blanketter

Vårdnadshavaren kan heller inte kvittera prov eller meddela om frånvaro på förhand.

Wilma-användarna

Som Wilma-användare kan man själv göra de flesta ändringarna i Wilma. Man kan bl.a.

• ändra sin e-postadress (observera att Wilma-användarnamnet i så fall också ändras)
• uppdatera sitt namn
• byta lösenord
• ändra sina beskedsinställningar (hur, när och om vilka ämnen man vill ha besked till e-posten)
• Vi har gjort separata anvisningar för respektive användarroller gällande Wilma-användarnamnen:
  • Anvisning för lärare och personal
  • Anvisning för vårdnadshavare
  • Anvisning för studerande

Läroanstalter

En huvudanvändare (eller en annan användare som inte tillhör någon specifik skola) kan vid behov göra ändringar som gäller användarnas Wilma-konton, i Wilmas användarnamn -registret.

Primus-användare som hör under en viss skola och som inte har tillgång till Wilmas användarnamn -registret, kan göra uppdateringar av Wilma-användarnas namn. Det här görs via rollregistren (t.ex. Studerande-registret). I menyn i alla rollregister finns Tilläggsfunktioner och under denna punkt finns alternativet Uppdatera Wilma-användarnamn. Den här funktionen är till för situationer då namnuppgifterna i Wilmas användarnamn-registret har blivit föråldrade eller om man upptäckt fel i dem på något användarkort. Det går inte göra ändringar i själva Wilma-användarnamnen med den här funktionen.

För att använda funktionen krävs att Primus-användaren tillhör en användargrupp där rättigheten Uppdatering av Wilma-användarnamn är ikryssad i Användargrupper-registret: på fliken Primus rättigheter, under Övriga funktioner.

Gör så här för att uppdatera namnuppgifter från ett rollregister (i exemplet nedan används Studerande-registret) till Wilmas användarnamn -registret:

1. Öppna kortet i Studerande-registret för den person vars namnuppgifter behöver uppdateras. Om flera kort behöver uppdateras kan du göra ändringarna för alla samtidigt.
2. Uppdatera fälten Förnamn, Tilltalsnamn och Efternamn med aktuella uppgifter där det behövs.
3. Markera först i kortlistan alla de studerandekort som ska ingå i uppdateringen till Wilmas användarnamn-registret.
4. Välj menyn Tilläggsfunktioner och klicka på Uppdatera Wilma-användarnamn.
5. Granska listan i Uppdatera Wilma-användarnamn-rutan för att se vilka Wilma-användarnamn namnuppdateringen kommer att gälla.
6. Klicka på Uppdatera Wilma-användarnamn.
7. Efter uppdateringen ser du en sammanställning av de lyckade och eventuellt misslyckade uppdateringarna. En uppdatering kan till exempel misslyckas om det valda studerandekortet inte står länkat till ett användarkort i fältet i fältet Wilmas användarnamn.

Beskedsinställningar om lektionsanteckningar eller meddelanden som hör till ett visst Wilma-användarnamn sparas på olika ställen beroende på om vårdnadshavare har ett gemensamt eller personligt Wilma-användarnamn.

• Beskedsinställningar för användarnamn av ny typ syns för varje användares del i registret Wilmas användarnamn. Tips! Högerklicka på vårdnadshavarens användarnamn i Studerande-registret och välj Öppna register, så får du upp användarnamnet i registret Wilmas användarnamn och kan granska t.ex. beskedsinställningarna.
• Beskedsinställningar som gäller för gemensamma användarnamn (av gammal typ) syns i Studerande-registret.

I normala fall behöver man inte radera användarnamn separat, eftersom användarnamnets giltighet upphör då man arkiverar det registerkortet som användarnamnet är kopplat till.

Om användarnamnet är kopplat till flera roller, fungerar det även efter att alla roller har arkiverats, men i Wilma syns då endast en tom sida. Om t.ex. en lärare har två barn, försvinner vårdnadshavarrollerna vartefter studerandena slutar skolan eller fyller 18 år. Lärarrollen försvinner då personens lärarkort arkiveras.

Om det förekommer missbruk av ett Wilma-användarnamn kan man inaktivera det genom att radera registerkortet i fråga i registret Wilmas användarnamn.

Användarnamnen i registret Wilmas användarnamn

I registret Wilmas användarnamn motsvaras varje användarnamn av ett registerkort. Rollerna som är kopplade till ett användarnamn är inte direkt synliga, men du kan söka fram dem eller lägga till infofält som visar rollerna.

Exempel på sökningar:

• Användarnamn som är kopplade till vårdnadshavarroller: Användarnamnets vårdnadshavarroller[Radantal]()>"0"
• Användarnamn som inte är kopplade till vårdnadshavarroller: Användarnamnets vårdnadshavarroller[Radantal]()=”0”
• Användarnamn som är kopplade till lärar- eller personalroller: Användarnamnets lärarroller[Radantal]()>"0" OCH Användarnamnets personalroller[Radantal]()>"0"
• Användarnamn som inte längre är kopplade till några roller, t.ex. en pensionerad lärare med barn som gått ut skolan: räkna upp alla roller som används på läroanstalten enligt exemplen ovan, med OCH som skiljetecken.

Infofält för användarnamnets roller

För att underlätta administreringen av användarnamnen kan du skapa infofält som visar vilka roller som är kopplade till ett visst användarnamn.

• Skapa ett separat infofält för varje rolltyp. För vårdnadshavarroller kan du t.ex. ta fram elevens klass, förnamn och efternamn i infofältet.
• Kombinera uppgifterna med hjälp av +-tecken och mellanslag, inte &-tecken:
  
  • Användarnamnets vårdnadshavarroller()->Grupp/Klass->Namn+" "+Användarnamnets vårdnadshavarroller()->Efternamn+" "+Användarnamnets vårdnadshavarroller()->Förnamn
• Ge infofältet ett namn och kryssa i Radbrytning i flerradiga fält. Tryck på OK.
• Fältet finns nu i listan över infofält. Då du kryssar för fältet blir det synligt i rutan och du kan justera dess höjd och bredd.
• Gör på samma sätt ett eget infofält för användarnamnets lärar- och andra roller.

Koppla ihop Wilma-användarnamn som har AD

Ifall en person använder flera användarnamn som är ihopkopplade med AD-identifiering och personen kopplar ihop dem i Wilma, ber Wilma användaren att meddela vilket användarnamn som ska tas i bruk.

Ett AD-användarnamn, två kort i Primus

Om en person har flera registerkort (t.ex. både studerandekort och personalkort, eller två studerandekort), ska Wilma-användarnamnet göras endast för ett av korten. För den andra rollen skapar man i stället en nyckelkod. Personen loggar in i Wilma med användarnamnet och förenar den andra rollen till det med hjälp av nyckelkoden.