Wilma-användarnamn: instruktion för vårdnadshavare

Den här instruktionen är avsedd för vårdnadshavare som vill skapa ett Wilma-användarnamn och som har en nyckelkod, men alltså saknar Wilma-användarnamn (Wilma-konto).

Anvisningen kan även tillämpas i situationer där vårdnadshavaren redan har ett Wilma-konto men nu har en ny nyckelkod från en helt annan kommun / utbildningsanordnare.

Se video om hur ett Wilma-konto skapas

Steg 1: Gå till Wilma

Skriv in den adress som skolan gav dig i webbläsarens adressfält. Adressen har formatet https://wilmaadress/connect. Om skolan inte har gett dig någon adress, ta reda på den först.

Steg 2: Bekräftelsemeddelande

Skriv in din e-postadress i fältet och klicka på Skicka bekräftelse. Den här e-postadressen kommer också att fungera som ditt användarnamn. Om du inte får något meddelande, kolla din skräppost. Om meddelandet inte finns där, kontakta läroanstalten.

När du har fått meddelandet, klicka på länken i meddelandet. På sidan som öppnas klickar du Nästa.

Steg 3: Ange skola (om detta krävs)

Om systemet ber dig välja skola, välj ditt barns skola i listan och klicka på Nästa. Om barnets skola inte finns med på listan, klicka på "Skolan finns inte på listan".

Om Wilma inte frågar efter skola eller om du klickade på "Skolan finns inte på listan", hoppa nu till steg 5 (Nyckelkod) i denna anvisning.

Steg 4: Suomi.fi-identifiering (om detta krävs)

Om du nu ombeds genomföra Suomi.fi-identifiering, kan du antingen göra det eller hoppa över det.

• Om du vill göra identifieringen, klicka på Gå till identifieringen och följ anvisningarna. Därefter omdirigeras du tillbaka till processen och kan fortsätta skapa användarnamnet.
• Om du vill hoppa över identifieringen, klicka på Hoppa över. I det här fallet måste du ändå genomföra identifieringen senare, om skolan har ställt in så att Wilma inte kan användas utan att man identifierat sig (beror på skolan).

Om systemet inte kräver identifikation, gå till steg 5 (Nyckelkod).

Steg 5: Nyckelkod

Välj “nyckelkod, till exempel ABCDE-..." i stället Jag har... och mata in din nyckelkod i fältet nedanför med fyra rutor. Klicka på Lägg till. Wilma meddelar att kod/nyckelkod har lagts till.

Om du också har en nyckelkod för ett annat konto, kan du mata in även den och klicka på Lägg till. Klicka på Nästa när du har matat in alla nyckelkoder.

Steg 6: Barnets personbeteckning eller födelsetid

Kontrollera om du ska ange personbeteckning eller födelsetid.

Ange barnets personbeteckning i formen 150699-1234 eller 150600A1234 (födda under 2000-talet) eller födelsetid i formen dd.mm.åååå. Klicka på Nästa.

Steg 7: Ditt namn

Ge ditt eget namn, inte barnets namn! Klicka på Nästa.

Steg 8: Lösenord

Skapa ett lösenord. Upprepa lösenordet och klicka på Nästa.

Steg 9: Granska uppgifterna

Kontrollera att uppgifterna är rätt och klicka på Skapa användarnamn. Ta dig tillbaka till Wilmas ingångssida med länken Tillbaka till huvudsidan och logga in med ditt Wilma-användarnamn.

Du kan inte koppla en roll till ditt befintliga Wilma-konto i det fall att du fått en nyckelkod (t.ex. för ditt andra barn) från en annan kommun eller utbildningsanordnare än den som ditt konto gäller. Det här beror på att varje kommun och utbildningsanordnare har egna separata Wilman som inte kan kopplas samman över gränserna.

Den här instruktionen gäller vårdnadshavare som redan har ett Wilma-användarnamn från förr och som nu vill koppla ett andra eller tredje barn till detta Wilma-konto med hjälp av nyckelkod som skolan gett.

Om skolan använder fullmaktstjänsten Suomi.fi, kan du skapa ett Wilma-användarnamn även utan nyckelkod eller existerande Wilma-användarnamn. Som vårdnadshavare kan man då hämta sina vårdnadshavaruppgifter via Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) (här används fullmaktstjänsten Suomi.fi).

Skapa användarnamnet

• på connect-sidan, det vill säga på adressen https://wilmasadress/connect (vid behov får du adressen från skolan) eller
• genom att klicka på Lägg till roll på sidan Användarrättigheter efter att du loggat in i Wilma (kräver ett existerande Wilma-användarnamn).

När du skapar ett användarnamn eller lägger till en roll, ska du först välja vilken skola det gäller. Du kan hoppa över identifieringen (om du redan gjort den) och fortsätta med att lägga till en roll. Du kan dock inte lägga till en vårdnadshavarroll innan du har genomfört den starka autentiseringen.

Välj i Jag har...-stället “vårdnadshavardatan tillgänglig via Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata” och följ Wilmas instruktioner. Använd samma funktion för att koppla fler barn till kontot.

Ett s.k. gammalt Wilma-användarnamn är ett sådant som skolan har skapat i sitt system och sedan levererat till vårdnadshavaren. Om du har gjort ett Wilma-konto åt dig med nyckelkod eller via stark autentisering, innebär det att du redan har ett personligt användarnamn av ny typ. Ett användarnamn av gammal typ står inte i e-postformat.

Som vårdnadshavare ska man inte längre använda det gemensamma Wilma-användarnamnet av gammal typ. Vårdnadshavarna ska istället ha personliga användarnamn av ny typ . Om du inte vet vilken typ av användarnamn du har kan du kontakta skolan.

Viktigt:

• Om båda vårdnadshavarna har använt ett och samma användarnamn av gammal typ, och nu vill ha separata personliga användarnamn av ny typ, ska båda vårdnadshavarna göra enligt processen som beskrivs nedan. Det spelar ingen roll vilkendera vårdnadshavaren som byter först.
• Om bara en av vårdnadshavarna har använt det gemensamma gamla användarnamnet, ska denna vårdnadshavare agera enligt processen som beskrivs nedan. Denna andra vårdnadshavaren ber däremot om en nyckelkod från skolan för att skapa ett eget användarnamn åt sig, och följer de anvisningar som finns i punkten "Skapa Wilma-användarnamn med en nyckelkod (då du inte har ett Wilma-användarnamn från förr".

• På ingångssidan ser du ett sammandrag över alla roller som kopplats ihop med detta användarnamn. Personens namn fungerar som en länk till hans eller hennes Wilma. Här ser du även alla besked (nya meddelanden och frånvaron) som har att göra med ifrågavarande barn.
• Om dina barn går på olika skolor kan Wilmas funktioner variera beroende på vilka funktioner respektive skola har tagit i bruk.
• Välj vilket barns Wilma du vill använda via menyn uppe till höger.

Öppna Beskedsinställningar via Inställningar-ikonen i övre högra hörnet.

Att ändra kontaktuppgifterna:

Du kan uppdatera:

• ditt efternamn, förnamn eller tilltalsnamn
• ditt telefonnummer
• din e-postadress

Beskedsinställningar

Omedelbara besked

• Du kan motta omedelbara besked om nya meddelanden och lektionsanteckningar. Justera vilka besked du vill motta med hjälp av reglageknapparna.
• Beroende på skolans inställningar kan du välja om du vill motta besked per e-post, SMS eller både och.

Ihopsamlade besked

• Du kan motta ihopsamlade besked om nya meddelanden, notiser, provvitsord, frånvaron och lektionsanteckningar. Justera vilka besked du vill motta med hjälp av reglageknapparna.
• Du kan välja att motta besked samma dag, nästa dag eller inkommande fredag.
• Beroende på skolans inställningar kan du välja om du vill motta besked per e-post, SMS eller både och.

OBS! Beskedsinställningarna ovan avser inte notifikationerna i Wilma-appen. I appen kan du aktivera push-notifikationerna under Inställningar. Då får du alltså en notifikation på mobilskärmen när du t.ex. får ett nytt meddelande i Wilma.

Wilma kräver att användaren byter ett enkelt lösenord mot ett mer komplicerat lösenord. Wilma innehåller känslig information och det är oerhört viktigt att ingen kan gissa sig till en annans lösenord.

Lösenordet ska bestå av minst åtta tecken. Det ska innehålla minst tre av följande: stora bokstäver, små bokstäver, siffror, specialtecken.

Byt lösenord

Wilma-användare kan byta sitt eget lösenord på följande sätt:

• Logga in i Wilma.
• Klicka på Inställningar uppe till höger och välj Kontoinställningar. Välj sedan Byt lösenord.
• Ge ditt gamla lösenord, ditt nya lösenord och upprepa ditt nya lösenord.
• Klicka på Byt lösenord.

Om Wilma meddelar att det gamla lösenordet är fel, prova på nytt. Skriv alltid själv också det gamla lösenordet! Om något matas in färdigt i fältet, töm fältet och skriv in det gamla lösenordet för hand. Det är möjligt att webbläsaren fyller i ett gammalt lösenord i fältet.

Du kan byta ett glömt lösenord genom att klicka på länken “Glömt lösenordet?” på inloggningssidan.

• Fyll i antingen endast fältet E-postadress eller både fälten E-postadress och Användarnamn och klicka på Skicka.
• Klicka på länken som du fick till din e-post och skapa ett lösenord som uppfyller minimikraven.

Om du har genomfört den starka Suomi.fi-autentiseringen i Wilma, kan du uppdatera ditt namn eller en annan uppgift i Wilma enbart genom att utföra autenstideringen på nytt. Det här förutsätter att skolan raderar din tidigare identifiering, så börja med att ta kontakt med skolan. När identifieringen är borttagen kan du identifiera dig i Wilma på nytt:

• Öppna Kontoinställningar via inställningssymbolen uppe till höger i Wilma. Välj fliken Stark autentisering.
• Klicka på Till autentiseringsprocessen.

Om studeranden har fyllt 18 år och vårdnadshavaren inte längre ser uppgifterna om barnet i Wilma, eller inte kan logga in i Wilma överhuvudtaget, beror det på att kommunen eller läroanstalten har ställt in så att vårdnadshavarna inte kan se sina myndiga barns uppgifter i Wilma. Om det ändå finns ett behov av att se uppgifterna kan du som vårdnadshavare kontakta skolan. Kommunen eller läroanstalten kan ge vissa vårdnadshavare tillgång till en myndig persons uppgifter (med studerandens tillstånd).

Kommunen eller läroanstalten avgör även själv processerna för utredning av frånvaro. Studerande som fyllt 18 år kan alltså ha rätt att kvittera frånvaro själv. Vårdnadshavarna kan då också se och utreda frånvaro om kommunen eller läroanstalten inte förhindrat Wilma-användningen i inställningarna.