Wilma - FAQ

• Om det gäller t.ex. en vårdnadshavare, kontrollera fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn på studerandens kort. Om det inte finns något användarnamn i fältet innebär det att upprättandet av användarnamnet har blivit på hälft.
• Användaren stavar användarnamnet eller lösenordet fel.
• Användaren försöker logga in i fel Wilma. Fråga användaren vad det står på adressraden. Det är möjligt att personen försöker logga in i en annan kommuns Wilma.
• Användaren loggar in för första gången någonsin: användarnamnet måste då skapas via webbläsare först. Därefter kan man logga in i appen.

Felet kan även bero på att användarnamnet inte är i kraft. Kontrollera detta på följande sätt:

• Den innevarande dagens datum måste infalla i spannet mellan Vårdh. användarnamn träder i kraft och Vårdh. användarnamn träder ur kraft (eller så ska dessa fält vara tomma). Du kan vid behov ändra på de här datumen.
• En nyckelkod blir aldrig gammal, men den returlänk som finns i bekräftelsemeddelandet från Wilma gäller bara några dagar. Om vårdnadshavaren inte hinner skapa användarnamnet på den tiden, ska hen beställa ett nytt bekräftelsemeddelande genom att gå till connect-sidan och ange sin e-postadress.
• Kontrollera att du inte försöker logga in med ett gammalt användarnamn och nytt lösenord, eller någon annan ogiltig kombination. Användarnamnet är den e-postadress som du har angett, och lösenordet det som du själv hittat på.
• Kontrollera att du inte stavar något av dem fel.
• Kontrollera att du är i rätt Wilma. Se adressraden i webbläsaren.
• Om du ska logga in i Wilma för första gången ska du använda en webbläsare för att skapa användarnamnet. Först efter det kan du logga in i mobilappen.

Klicka på länken "Glömt lösenord?" på inloggningssidan och följ sedan anvisningarna. Om det inte finns någon sådan länk, eller du får ett meddelande till e-posten om att det inte går att byta lösenordet, ska du kontakta din skola. Det är bara skolan som kan sköta det här ärendet, Visma kan inte göra det. I allmänhet är det skolsekreteraren eller IT-avdelningen som har hand om lösenorden.

Av säkerhetsskäl ska Wilma-lösenordet inte vara identiskt med e-postens lösenord.

Kontakta ditt barns skola eller vid behov kommunens skolkansli.

Du får då en webbadress till den sida där användarnamnet skapas (connect-sidan) och en nyckelkod. Med hjälp av nyckelkoden kan du göra ett användarnamn åt dig själv på connect-sidan. På vissa läroanstalter kan vårdnadshavarna göra ett Wilma-användarnamn åt sig utan nyckelkod, genom att deras uppgifter inhämtas från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Om du har fått en nyckelkod kan du själv göra ett Wilma-användarnamn åt dig, eller lägga till en roll till ditt befintliga Wilma-konto.

• Wilma-koder: instruktion för vårdnadshavare
• Wilma-koder: instruktion för studerande

Användarnamn kan förenas på en separat Wilma-sida som kallas för connect-sidan. Det är skolan som ger vårdnadshavarna länken till connect-sidan. Vårdnadshavarna behöver inte logga in i Wilma för att kunna öppna sidan. Sidans adress är i formatet https://wilmasadress/connect.

För att man ska kunna skapa eller förena användarnamn krävs en fungerande e-postadress. Vårdnadshavarens e-postadress fungerar sedan som användarnamn.

Närmare instruktioner får du från elevens skola. Se Wilma-koder: instruktion för vårdnadshavare.

1. Om ditt eget användarnamn för Wilma är av formatet barnets förnamn.efternamn eller efternamn.förnamn, ska du först ändra ditt användarnamn till ett som står i e-postformat.
2. Gå till kopplingssidan och ange din e-postadress. När du går tillbaka till sidan ska du sedan ge dina barns användarnamn ett åt gången.
3. Ange dig själv som användarnamnets ägare.
4. Om den andra vårdnadshavaren har samma situation, ska också han/hon ge sin e-postadress, lägga till barnens användarnamn och ge sitt eget namn.

OBS! Du kan inte koppla samman Wilma-användarnamn från olika kommuner eller utbildningsanordnare. Om t.ex. dina barn går i skola i olika kommuner, går det alltså inte att koppla samman användarnamnen över gränserna.

Om ditt användarnamn har samma form som din e-postadress, ska du logga in med den i Wilma och gå till Användarrättigheter. Klicka på Lägg till roll i nedre delen av fönstret. På denna sida kan du koppa ihop nyckelkoden med ditt användarnamn. Välj “nyckelkod, till exempel ABCDE-..." under Jag har... och mata in din nyckelkod i fältet nedanför med fyra rutor.

OBS! Du kan inte lägga till en ny roll om din gamla, befintliga roll är från en annan kommun eller utbildningsanordnare än den som du nu tillhör. Om t.ex. dina barn går i skola i olika kommuner, går det alltså inte att koppla ihop vårdnadshavarrollerna under ett och samma Wilma-konto. I det här fallet ska vårdnadshavaren i stället göra ett nytt Wilma-användarnamn (med den nya nyckelkoden) i den nya kommunens eller utbildningsanordnarens Wilma.

Om barnets andra vårdnadshavare har lämnat in ansökan om småbarnspedagogik och fått ett Wilma-användarnamn samtidigt, kan du skapa dig ett Wilma-användarnamn enligt denna anvisning efter att barnets ansökan om småbarnspedagogik har behandlats.

• Om kommunen inte använder tjänsten Suomi.fi-fullmakter, be att få nyckelkoden som behövs för att kunna skapa användarnamnet från daghemmet om du inte har fått en efter att barnets ansökan om småbarnspedagogik har behandlats.
• Om kommunen använder tjänsten Suomi.fi-fullmakter, behövs ingen nyckelkod. Du kan i så fall skapa användarnamnet utan nyckelkod genom att genomföra den starka autentiseringen.
• Om du är inte säker på om nyckelkoden behövs för att skapa användarnamnet, kontakta daghemmet.

Användarnamnet är inte bundet till e-postkontot. Du kan alltså logga in i Wilma med användarnamnet även om du inte använder ditt gamla e-postkonto längre. Om du vill kan du dock ställa in den nya e-postadressen som användarnamn och då få Wilma-beskeden till den nya e-posten.

OBS! Du kan ändra ditt användarnamn själv endast om det står i e-postformat. I andra fall visas Byt e-postadress-länken inte.

Gör så här för att ställa in din nya e-postadress som användarnamn:

1. Logga in i Wilma med din gamla e-postadress och lösenordet.
2. Gå till Beskedsinställningar uppe i högra hörnet i Wilma.
3. Din gamla e-postadress visas på sidan Beskedsinställningar. Under den hittar du Byt e-postadress-länken. Klicka på den.
4. Skriv in din nya e-postadress och klicka på Sänd.
5. Wilma skickar ett bekräftelsemeddelande till den nya e-postadressen.
6. Gå till din e-post (den nya) och öppna meddelandet från Wilma. Klicka på länken i bekräftelsemeddelandet och gå tillbaka till Wilma.
7. Wilma ber om din gamla e-postadress och ditt gamla lösenord. Den nya e-postadressen finns redan färdigt.
8. Från och med nu är ditt Wilma-användarnamn samma som din e-postadress.

Om ett barn byter skola inom samma kommun (till exempel från lågstadiet till högstadiet), förblir vårdnadshavarens Wilma-konto vanligtvis detsamma, och du kan se barnets information med samma konto som tidigare. Om barnet av någon anledning "försvinner" från Wilma, kontakta skolan dit barnet har bytt.

Om barnet byter skola inom samma kommun, men exempelvis från högstadiet till en yrkesutbildning, eller om barnet börjar studera i en helt annan kommun, kan man inte längre använda samma Wilma-användarnamn. Då behöver du skapa ett nytt Wilma-konto antingen med en nyckelkod från den nya skolan eller via identifiering med suomi.fi (inte tillgängligt i alla kommuner). Om du är osäker på hur du ska skapa kontot, kontakta skolan för vägledning.

Du kan inte skapa ett användarnamn via mobilappen. Använd i stället en webbläsare denna första gång som du skapar Wilma-användarnamnet. Kontakta din skola om inte heller detta fungerar.

• Kolla e-postens skräppost.
• Om meddelandet inte finns i skräpposten, kan du prova beställa bekräftelsemeddelandet på nytt. Kolla att du skriver e-postadressen rätt.

• E-postprogrammet kan ha delat adressen på två rader. Kontrollera att du har kopierat hela adressen.
• Länken har gått ut. Länken är i kraft i 2 dagar. Beställ en ny bekräftelsekod.

• Klicka på Nästa-knappen efter att du har skrivit in användarnamnet eller nyckelkoden.

• Användaren har skrivit in nyckelkoden felaktigt. Nyckelkoden innehåller fyra serier med fem tecken i vardera. Bindestrecken ska inte skrivas in utan de finns färdigt i rutan.
• Nyckelkoderna innehåller endast bokstäverna A-F. Ibland kan nyckelkodens nollor och ettor se ut som O, I eller L. Dessa bokstäver finns dock aldrig med i nyckelkoden.
• Om du som vårdnadshavare skapar ett användarnamn åt sig själv, se till att du använder ditt egna användarnamn/nyckelkod och inte elevens.

• Kontrollera att du har gett användarnamnet i rätt format: ddmmåå-xxxx eller ddmmååAxxxx.
• De vanligaste felen uppstår när
  
  • vårdnadshavaren ger sin egen personbeteckning när Wilma frågar efter elevens personbeteckning
  • vårdnadshavaren ger fel barns personbeteckning (kontrollera vilket barns personbeteckning ska skrivas i fältet)
  • användaren anger ett bindestreck som skiljetecken för ett barn som fötts under 2000-talet (bör vara en A-bokstav)
  • användaren ger endast födelsetid eller skriver födelsetiden fel (använder t.ex. punkter eller anger årtalet med fyra nummer). Personbeteckningen har inte formen 12.05.99-1234 eller 12051999-1234. Vid behov kan du kontrollera personbeteckningen på barnets FPA-kort.

Kontakta skolan. Beskeden skickas från kommunens e-postserver.

Logga in i Wilma och öppna sidan Inställningar / Beskedsinställnigar. Välj "Nya notiser" i punkten Ihopsamlade besked. Efter detta kommer du att få information om nya notiser till din e-post med ihopsamlade besked på den valda tidpunkten.

Någon har uppgett din e-postadress som sin e-postadress. Förmodligen har denna person skrivit in sin e-postadress fel och på grund av detta skickas även beskeden till fel adress. Kontakta skolan som skickat beskedet. Du hittar skolans namn i avsändaruppgifterna.

I Wilma finns det textfält på flera ställen. Här kan man skriva in fri text, men kom ihåg att man inte ska ange någon överflödig personlig information. Sådan information är t.ex. hälsouppgifter som gäller barnet och som inte är relevanta med tanke på undervisningen.

Gör en frånvaroanmälan på Lektionsanteckningar-sidans flik “Anmäl frånvaro”. Om din kommuns Wilma inte har denna flik ska du anmäla frånvaron till elevens egna lärare eller klassföreståndare.

Skolan kan ange läroämnen i schemat med hela namnet, en förkortning eller både och. Skolan bestämmer själv vilket sätt de vill använda och vilka förkortningar de använder. Du kan rikta ett önskemål till skolan om att de ska använda läroämnets hela namn i schemat.

Wilma-användarna kan inte ta bort eller lägga in bilden på sig själv i Wilma eller i Wilma-appen. Om du har frågor kring användningen av en bild, kontakta skolan.

Varje skola bestämmer själv vilka funktioner de vill använda. Du kan rikta ett önskemål till skolan om att de ska aktivera en viss funktion.

Wilma har en officiell mobilapp för Android- och iOS-enheter (iPhone, iPad). Du hittar instruktioner och vanliga frågor om dem här.

Det finns även Wilma-applikationer som har utvecklats av andra parter än Visma. Visma ansvarar inte för användningen av dessa program.