ProE-fakturering

Fakturering

Uppdaterad: 19.11.2020

Överföringsfilerna för fakturor till ProE-systemet görs i Faktureringsregistret. Fyll först i alla uppgifter som behövs för fakturan i Primus register och skapa sedan fakturorna i Studeranderegistret.

Förberedelse

  • Skapa ett nytt registerkort i Primus register Fakturatyper, t.ex. "ProE", om ett sådant inte redan finns.
  • Fyll i fälten Kalkyl-id (kredit), Kalkyl-id (debet). Du kan också ange Faktureringstyp, Kundtyp och Partnerkod. Dessa uppgifter överförs till ProE.

Bokföraren kan ge närmare information om vad som ska stå i dessa fält.

  • Ta reda på vilka uppgifter som används för att identifiera personer (t.ex. personbeteckning).
  • Om du vill lägga till en vårdnadshavare som betalare åt en minderårig måste vårdnadshavarens uppgifter matas in i Primus Studeranderegister och fältet Betalare vid fakturering kryssas i.
  • Sök fram de studerande som skall faktureras och välj vilka fakturorna du vill skapa i Faktureringsmenyn.
  • I fältet Fakturans typ väljer du den fakturatyp som du skapade tidigare.
  • Andra fält behöver inte fyllas i utan klicka på Gör räkningarna.
  • Sedan kan du gå till Faktureringsregistret, där fakturorna har sparats.

Uppgifter om betalaren

  • Om det finns ett fält på fakturan som är ifyllt och som är länkat till nåt annat personregister (t.ex. studerande-, lärar- eller personalregistret) hämtas uppgifterna från registret som det är länkat till. Ett länkfält är t.ex. Betalare (studerande). I övriga fall kommer uppgifterna från namn-, personbetecknings- och adressfälten som finns i Faktureringsregistret. Uppgifterna är obligatoriska. Uppgifterna som överförs är framför allt Personbeteckning, Efternamn, Förnamn ELLER Tilltalsnamn samt När- och Postadress. Uppgifterna är i första hand studieortens när- och postadress, men om de inte är ifyllda är de i andra hand hemortens när- och postadress.

Överföringsfilens namn

Om du inte anger något specifikt standardnamn för filen föreslår programmet namnet Primus2ProE då du sparar filen.

Du kan ange ett standardnamn i fältet Fakturaöverföringsfilens standardnamn som finns i registret Information om skolan:

  • Namn utan tidstämpel: proe_egetnamn.txt, t.ex. proe_mallbyskola.txt. Du kan byta ut filändelsen.
  • Namn med tidstämpel: egetnamn#FORMATDATETIME(yyyymmddhhmm).dat, t.ex. mallby#FORMATDATETIME(yyyymmddhhmm).dat. Du kan byta ut filändelsen. En fil som gjorts 4.1.2016 kl. 15.25 skulle alltså sparas med namnet mallby201601041525.dat.

Om du vill kan du kryssa i fältet Förhindra ändringar av fakturaöverföringsfilens namn, vilket förhindrar användaren att ändra filens namn då den sparas.

Att göra överföringsfilen i Faktureringsregistret:

  • Välj de fakturor på listan som ska överföras och välj Dataöverföring/Gör ProEconomica-överföring.
  • I fältet Betalarens kund-id finns den information som överförs som studerandens identifierare.
  • Kryssa vid behov i fältet För minderåriga, vårdnadshavaren betalare. Om fakturorna skickas till vårdnadshavaren ska du hämta den information som du vill använda för att identifiera vårdnadshavaren (t.ex. vårdnadshavarens personbeteckning) till fältet Vårdnadshavarens kund-id. Ifall du väljer vårdnadshavartabellens fält, hämtas uppgiften antingen från den raden där fältet Betalare vid fakturering är ikryssat eller från första raden om uppgiften ovan inte har matats in.
  • Samla fakturorna studerandevis gör så att alla studerandes fakturor samlas ihop.
  • Samla fakturorna enligt vårdnadshavare gör så att alla fakturor för en vårdnadshavares barn samlas ihop. Fakturorna samlas ihop på basen av Vårdnadshavarens kund-id. Fältet kan kyssas i om fältet För minderåriga, vårdnadshavaren betalare är ikryssat.
  • Vårdnadshavarens uppgifter till betalare-raden skapar en skild faktureringskundrad av vårdnadshavarens uppgifter. Faktureringskundens uppgifter behövs ifall faktureringskunden är annan än juridisk kund. För minderåriga behövs dessa inte i vanliga fall, eftersom vårdnadshavaren också är en juridisk kund, iallafall i eftermiddagsverksamhet.
  • Överför uppgifterna om solidariskt ansvariga: vårdnadshavarna får egna rader i fakturafilen, om fältet Solidarisk betalare är ikryssat i vårdnadshavartabellen. Du kan kryssa i detta om också För minderåriga, vårdnadshavaren betalare är ikryssat i överföringen. Solidarisk överföring är möjlig i ProE:s Tuonti3-format.
  • Överför produktgruppens namn som förklaringsrad gör att en textrad skapas som innehåller produktgruppens namn som definierats till produktnamnet.
  • Överför datum överför datumen i fälten Fakturans datum-, Förfallodag och Betalningsdag.
  • Överför faktura- och referensnummer. Med detta överförs informationen om Fakturans nummer och Referensnummer. Faktura- och referensnumret kan också göras i ProE och de behöver då inte flyttas till Primus.
  • Namnens längd i filen 50 tecken. Detta gör att fakturorna överförs enligt Pro E:s senaste filbeskrivning.
  • Anteckna fakturerarens uppgifter till fakturan. En textrad formas med uppgift från Information om skolan-registrets Fakturerare-fält, t.ex. skolans kontaktperson.
  • Postnummer och -anstalt åtskilt i överföringen. Om detta ikryssas kommer det att komma ett mellanslag mellan postnumret och postanstalten. Om fältet inte är ikryssat överförs informationen ihopskriven, t.ex. 99999Mallby.
  • Klicka slutligen på OK, namnge filen och spara den.

Filen kan sedan förmedlas vidare.

När du överför fakturor med ProE-dataöverföring kan du välja att överföra fakturanumret som 10 tecken långt genom att i dataöverföringens startfönster kryssa i fältet Använd hela fakturanumret.