Elektronisk fakturering, Finvoice

• Öppna Operatörer för elektronisk fakturering-registret
• Välj Funktioner/Nytt registerkort
• Skriv in Namn och Identifierare, t.ex. OP-gruppen och OKOYFIHH. De här uppgifterna används när nätfakturan skapas.

Efter att du sparat är uppgifterna tillgängliga i fälten Betalarens BIC-kod och Mottagarens BIC-kod i Fakturering-fönstret.

På samma sätt som vid övrig fakturering kan du först skapa fakturorna i Studeranderegistret därifrån de sedan överförs till Fakturering-registret. Du kan också skapa fakturorna direkt i Primus Fakturering-register.

Själva Finvoice-överföringen görs alltid i Faktureringsregistret.

1) Hämta fram önskad grupp studerande i Studeranderegistrets registerruta.

2) Välj det rätta faktureringsalternativet från Fakturering-menyn, t.ex. Allmän.

3) Då öppnas en ruta där du kan mata in uppgifterna om mottagaren. Fyll i följande fält: Mottagarens kontonummer, Mottagarens bank, Mottagarens IBAN-kontonummer och Mottagarens BIC-kod.

• Ange numret för den första studerandens faktura i Fakturans nummer. Primus ger automatiskt löpande numrering till de övriga studerandena när faktura skapats.
• I Referensnummer-fältet anges den första studerandens referensnummer. Om ni fått referensnummer från banken, lägg in det första numret på listan jämte kontrollnummer. Om ni inte har referensnummer från banken, ange fakturans nummer i Referensnummer-fältet och tryck sedan på F3-tangenten på tangetbordet. Nu skapas löpande referensnumrering + kontrollnummer för alla fakturor.

4) I fönstret Studerande som faktureras, välj om fakturorna ska skapas för de valda registerkorten eller för alla kort som är framsökta i registerrutan.

5) Klicka till sist på Gör fakturorna-knappen. Nu meddelar Primus hur många fakturor som har överförts till Fakturering-registret, i vilket de syns som egna registerkort.

Du kan också skapa fakturor i Faktureringsregistret med funktionen Nytt registerkort. Fyll i alla fält som gäller mottagaren och betalaren.

• För att Finvoice-överföringen ska lyckas måste bland annat följande fält vara ifyllda: Mottagarens kontonummer, Mottagarens bank, Mottagarens IBAN-kontonummer och Mottagarens BIC-kod samt Betalarens BIC-kod, Betalarens IBAN-kontonummer, Betalarens namn och adressuppgifter.
• Också beloppet med och utan skatt, datum och referensnummer ska finnas med på fakturan.

Om de fält som behövs inte är framme så kan de tas fram via Fälteditorn.

I Faktureringsregistret kan du överföra en eller flera fakturor på en gång. När du överför flera skapas en enda XML-fil av dem.

Välj den faktura som du vill behandla i förteckningen i Faktureringsregistret. Kontrollera att alla obligatoriska uppgifter är ifyllda på fakturan.

1) Välj Dataöverföringar / Gör Finvoice-överföring. I hjälprutan som öppnas kan du välja från vilka Primus-fält fakturans uppgifter ska hämtas. Som standard hämtas uppgifterna från de fält som syns i rutan. Du byter fält genom att klicka på fältnamnet och välja ett annat fält i sökrutan. Landskoden anges i textformat, standarden är FI. Under fälten finns följande ikryssningsfält (fr.o.m. version 4.50 av Primus):

• För minderåriga, vårdnadshavaren betalare: Då fältet kryssas i, blir studerandens vårdnadshavare fakturans betalare. Uppgifterna om vårdnadshavaren kommer från det fält i Studeranderegistrets vårdnadshavartabell som har fältet Betalare vid fakturering ikryssat.
• Överför specifikationen radvis: Möjligt att överföra faktureringsregistrets specifikationsrader med Finvoice. En överföring som görs radvis kräver att specifikationsraden har en produktkod. Då skapas fakturafilen utgående från specifikationstabellen.
• Spara varje faktura som en separat fil: Överföringen skapar en egen fil av varje valt fakturakort. Filerna får namnet Finvoice_yyyymmdd_hhmmss_löpande nummer. Innehållet i varje faktura är det samma som då varje faktura görs separat.

2) Programmet öppnar en lista över eventuella fel. Denna lista kan skrivas ut.

3) Om uppgifter saknas ska du gå tillbaka och mata in dem i Faktureringsregistret. Gör sedan överföringen på nytt.

4) När alla uppgifter är korrekta öppnas en Spara som -ruta. Välj lämplig katalog och klicka på Spara.

5) Programmet meddelar att sparandet lyckades. Kvittera detta meddelande med Ok-knappen.

När du skapat en överföringsfil i XML-format kan den behandlas i ett skilt betalningssystem. Om du ännu vill granska filen i en webbläsare måste du hämta en schema-fil som stöder XML-filformatet. Detta är en åtgärd som inte beror på Primus. Överföringsfilen är oberoende av detta färdig för överföring till betalningssystemen.

Ett schema består av en rad regler som definierar strukturen i XML-dokumentet. Överföringsfilen som skapas med hjälp av Finvoice-överföringen är också i XML-format. Scheman och ytterligare information om saken hittar du till exempel på W3C:s sidor. Info om elektronisk fakturering finns på Finansbranschens Centralförbunds webbplats.