Studentexamens fakturering

Kontrollera att följande uppgifter är uppdaterade i registret Information om skolan:

• St-skrivningens tid
• SEN provavgift
• SEN grundavgift
  • Från och med skrivningstillfället hösten 2022 tas ingen grundavgift ut för studentskrivningarna. Töm alltså fältet innan faktureringen för hösten 2022 görs.

Tidpunkten skrivs oftast in i formatet h2022 eller 2022H. Det spelar ingen roll hur du skriver tiden, men det är viktigt att den står i exakt samma format i Information om skolan och i Studerande-registrets studentexamenstabell.

Avgifterna ändras nästan årligen. Det pris som står i fälten är de som används på fakturorna.

Studentskrivningsfakturorna kan också ha ett eget produktnamn. Det gör att fakturorna får produktnamnets pris. Om fakturans uppgifter fortfarande överförs till ett annat program (t.ex. Pro Economica) går det att bestämma egen kontering för produktnamnet.

De fält som hör ihop med studentskrivningsfakturorna finns i registret Information om skolan. Produktnamnen ska läggas till i Produktnamnsregistret.

• St-provsavgiftens produktnamn
• St-grundavgiftens produktnamn
• St-faktureringens produktnamn
  
  • Om t.ex. provs- och grundavgiftens produktnamn saknas används istället St-faktureringens produktnamn.
• St-deltagaravgiftens produktnamn
  
  • Deltagaravgift debiteras om Studeranderegistrets fält St-deltagaravgift faktureras är ikryssat.
• St-omtagningsavgiftens produktnamn
  
  • Omtagningsavgift faktureras om Studeranderegistrets fält St-omtagningsavgift faktureras är ikryssat.

Det går att göra fakturor till enskilda studerande med olika pris. I registret Information om skolan ska du fylla i fälten Produktnamn för privatelevens St-grundavgift och Produktnamn för privatelevens St-ämnesavgift. I Studeranderegistret ska du kryssa i Privatelevens St-fakturering.

En eventuell dispensavgift kan du registrera i studentskrivningstabellens fält Dispensavgift i Studeranderegistret vid det ämne som avgiften gäller. När fakturorna är gjorda syns dispensavgiften på en skild rad i fakturaspecifikationen.

Om Avgiftsfri-fältet är ikryssat på en provrad i studerandens skrivningstabell i Studerande-registret, tas inte det provet med då fakturan skapas.

Om alla prov är ikryssade som avgiftsfria, uppstår ingen faktura alls för studeranden i fråga.

Sök fram studeranden i Studeranderegistret med hjälp av sökrutinen Skrivningstid=Information om skolan -> St-skrivningens tid. Sökrutinen tar fram alla de studerande som har anmält sig till åtminstone ett prov i kommande skrivningsomgång.

Därefter kan du göra fakturor genom att klicka på Fakturering som finns i den övre balken och välja Studentexamen. Det kommer fram en ny ruta och i dess vänstra sida finns fält där du kan fylla i fakturornas grunduppgifter. I den nedre kanten under Studerande som faktureras ska du välja Kort som är framsökta i registerrutan.

Uppgifterna i fälten Skrivningstid, SEN grundavgift och SEN provavgift kommer från Information om skolan, om de finns ifyllda där. Vid behov kan du också fylla i uppgifterna direkt i faktureringsrutan.

Ingen grundavgift debiteras för studentskrivningarna från och med skrivningstillfället hösten 2022. Du kan skapa fakturorna i studeranderegistret även om grundavgiften är 0 eller inte är ifylld. Ingen rad för grundavgiften uppstår då i specifikationen över genererade fakturor.

Om du låter bli att fylla i fakturans nummer och referensnummer kan Primus istället automatiskt skapa numren med start från fakturanummer 1. Du kan också själv välja från vilket nummer fakturorna ska numreras genom att skriva in det första numret i fakturans nummerfält. För att fylla i referensnummer ska du skriva in fakturans nummer i referensnummerfältet och sedan klicka på F3. Programmet räknar då automatiskt ut referensnumren. Om ni använder referensnummer som ni har fått från banken ska du skriva in bankens första referensnummer (tryck inte på F3) i fältet. Programmet räknar därefter ut de resterande referensnumren i enlighet med bankens referensnummer.

Du ska alltså skriva in fakturans grunduppgifter endast en gång och därefter utformar programmet automatiskt faktura- och referensnummer åt de resterande fakturorna. Summan på fakturan baseras på de skrivningstider som har lagts till för studeranden. I fakturans Specifikationsdel står det hur många examinander det finns.

Klicka slutligen på Gör fakturorna.

Kontrollera och printa ut fakturorna

De fakturor som har blivit gjorda hittar du i Faktureringsregistret. Du kan printa ut fakturorna med hjälp av en utskriftsmall för studentskrivningsfakturor. I utskriftsbanken finns också utskriften St-avgifternas sammanfattning och med hjälp av den kan du printa ut en sammanfattning av fakturorna.

Från och med skrivningstillfället hösten 2022 tas ingen grundavgift längre ut, så du kan ta bort de uppgifter gäller SEN grundavgift från utskrifterna.