Uppdatera studerandedata från befolkningsdatasystemet (VRK connector)

VRK står för Väestörekisterikeskus, som numera heter Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB). VRK connector är ett tillägg som Cygate levererar till organisationer som vill hämta och uppdatera personuppgifter från MDB:s tjänst eller från kommunala datasystem.

För att kommunen ska kunna använda VRK connector ska den beställa ett lämpligt produktpaket från MDB om användningen av befolkningsdatasystemets gränssnitt. Dessutom går VRK connector-trafiken via Suomi.fi-informationsleden, så organisationen måste ha en anslutningsserver för informationsleden. Man måste ingå ett avtal med MDB också om informationsleden.

• Allmän info om ansökningsprocessen

Ta fram följande fält:

För att ta i bruk tjänsten, gå till Information om skolan, kryssa i fältet VRK connector i användning och ange den adress du fått från Telia Cygate i fältet VRK connector API URL. I Studerande-registret behöver du inte fylla i någonting - fälten där ifylls automatiskt i samband med att personuppgifterna uppdateras i Wilma.

Det certifikat (pem-fil) som förutsätts av VRK connector kan läsas in via Wilma, se Att spara licenser och certifikat.

När certifikatet är inläst ifylls fälten VRK connector certifikat, VRK connector CA certifikat och VRK connector privat nyckel automatiskt. Du behöver således inte ens plocka fram de här fälten i fälteditorn.

VRK connector kan användas av de lärare och personalmedlemmar som ingår i en användargrupp som i Användargrupper-registret har följande rättighet ikryssad för Studeranderegistret: Uppdatera information från befolkningsdatasystemet.

Användaren måste dessutom ha genomfört den starka autentiseringen med ett användarnamn av ny typ (personligt användarnamn). Användare som fortfarande har ett användarnamn av gammal typ kan inte utföra datahämtningen. Denna användaren ska först uppgradera till ett personligt användarnamn och sedan genomgå den starka autentiseringen. Då fungerar dataimporten.

Utöver de ovannämnda kraven

• ska den som använder funktionen ha rätt att ändra uppgifter om studeranden i fråga i Wilma, alltså måste användaren vara kopplad till den studerande. Användaren kan till exempel vara tilldelad användargrupprättigheten "Läraren får se alla studerandekort" eller ha fältet Rätt att se alla studerandens uppgifter i Wilmaikryssat eller också vara grupphandledare åt den studerandes klass. Mer information om läsrättigheter finns i anvisningarna Hur läraren ser studerandeuppgifter och Hur personalen ser studerandeuppgifter.
• måste det finnas en giltig personbeteckning på studerandens registerkort (inte XXXX eller 001Ä)
• den skola som finns på rad 1 i Skola-fältet på studerandens registerkort måste ha VRK connector i användning.

När alla rättigheter och inställningar är i skick kan användaren uppdatera datan om en studerande i Wilma. Detta görs på studerandens profilsida, via en knapp under menyn Funktioner. Användaren kan själv bekräfta ändringarna.

Vid uppdateringen ersätts all data om studeranden med den nya från befolkningsdatasystemet. Uppgifterna sparas automatiskt i Studerande-registret i Primus.

Följande information om studeranden uppdateras:

• förnamnen, tilltalsnamnet och efternamnet
• näradressen och postadressen
• spärrmarkering för studeranden
• studerandens dödsdatum
• studerandens kön och modersmål (för närvarande inte ännu modersmålet)

Följande information om vårdnadshavaren uppdateras:

• förnamnen, tilltalsnamnet och efternamnet
• näradressen och postadressen
• personbeteckningen och vårdnadshavartypen (mor/far)
• spärrmarkering för vårdnadshavaren

Informationen i vårdnadshavartabellen uppdateras enligt följande:

• Personbeteckningen används vid identifieringen av vårdnadshavarna i processen mellan Primus och BRC.
• Då det på en rad i vårdnadshavartabellen i Primus finns en personbeteckning som överensstämmer med en personbeteckning i gränssnittet, uppdateras de nya uppgifterna till denna rad.
• Om raden redan tidigare uppdaterats med uppgifter från Befolkningsdatasystemet, men personbeteckningen nu inte stämmer överens med den som finns i gränssnittet, kommer raden att tas bort.
• Om en personbeteckning i gränssnittet inte finns på någon vårdnadshavarrad från förr, skapas en ny rad.
• Vid dataimporten överför Primus de vårdnadshavare som inte kunnat identifieras, från vårdnadshavartabellen till anhörigtabellen. Rent allmänt så rekommenderar vi att de personer som inte är verkliga vårdnadshavare (t.ex. myndigheter), registreras i anhörigtabellen.

I samband med sparandet registreras automatiskt följande information i Primus: importdatumet sparas i fältet Data hämtad från Befolkningsdatasystemet, och importdatumet sparas också på varje rad i vårdnadshavartabellen i fältet Vårdnadshavardata hämtad från Befolkningsdatasystemet.

När man försöker hämta eller uppdatera data loggas information om vem som gjort förfrågan. Denna information sparas under ett eget händelse-ID i loggfilerna. Informationen består av:

• tidpunkten för händelsen
• förfrågarens starkt autentiserade personbeteckning
• förfrågarens namn
• förfrågarens IP
• vilken personbeteckning som varit föremål för förfrågan
• användarnamn i fullmaktstjänsten
• typ av förfrågan (=fullmaktsförfrågan)