Uppdaterad: 25.3.2024
Denna instruktion gäller överföring av studerandeuppgifter från en skola till en annan, t.ex. om eleven flyttar till en annan kommun. I detta fall är det fråga om dataöverföring mellan två olika Primus (gäller inte skolor som har multiPrimus)
Den avsändande skolan samlar studerandeuppgifterna i en överföringsfil. Uppgifterna ska sedan skickas till den nya skolan på ett datasäkert sätt. Den nya skolan importerar uppgifterna till sin Primus.
Den avsändande skolan
- Gör exportfilen i Primus studeranderegister enligt instruktioner.
- Spara exportfilen på den egna datorn. Namnge uppgifterna med elevens namn. Filformat och ändelse kan helt och hållet lämnas bort.
- Spara slutligen också exportfilens definitioner. Exportfilen får då en överföringsdefinition som innehåller de rätta fälten. Senare vid ett motsvarande tillfälle behöver man bara välja den studerande vars uppgifter överförs.
- Studerandens betyg och val kommer inte med i exportfilen. De här uppgifterna sänds till den nya skolan som en skild utskrift, t.ex. i pdf-format. Välj t.ex. ett elevkort eller ett sådant betyg där även vitsorden för tidigare år ingår. Välj i utskriftseditorn fliken Till fil, välj pdf-format och Skriv ut. Spara också den här pdf-filen på din dator.
- Kontrollera om det finns bilagor som ska till den andra skolan kopplade till studerandens registerkort. Spara bilagorna på din dator.
- Sänd filen på ett informationssäkert vis, skriv ett meddelande till den andra skolan angående den nya studeranden. Bifoga exportfilen, elevkortet i pdf-format samt eventuellt andra bilagor.
- Skicka filen innehållande bilagorna till den nya skolan. Berätta att det är fråga om en exportfil som är gjord i Primus.
Den mottagande skolan
- Spara de uppgifter som den andra skolan skickat på din dator.
- Öppna Primus studeranderegister och välj Dataöverföringar / Dataöverföring till Primus. Sök med Bläddra-knappen fram den fil som den andra skolan skickat. Välj vilken överföringstyp det är frågan om: i detta fall "Dataöverföring från Primus".
- Välj Följande och välj Följande igen. Kryssa för de uppgifter som du vill ta emot.
- Välj som identifieringsfält "Personbeteckning". I Primus finns en sammanfattning över överförda studerandeuppgifter. Från sammanfattningen får man också fram hur många nya registerkort som skapats. Välj Följande och spara studerandeuppgifterna i Primus.
- För den nya studeranden skapas ett registerkort vid överföringen. Man kan hämta fram kortet med t.ex. sökfunktionen. Fyll i studerandekortet, rätt klass, ankomstdatum osv.
- Fyll sedan i studerandens vitsord och val. Dessa uppgifter fås från utskriften som den tidigare skolan skickade.
- Kontrollera också de andra bilagorna som skolan skickat och spara de som bilaga till registerkortet eller fyll i uppgifterna i registerkortets fält. Om bilagan t.ex. är en IP som doc-fil, kan man antingen spara den som en bilaga i Primus eller skriva in uppgifterna från IP:n i Primus (och i fortsättningen redigera/skriva ut den i Primus).
Närliggande teman
