Överföring från Primus till ett annat program

4a) Typ av dataöverföring: Kryssa i Standardiserad textfil eller Textfil som åtskiljs med skiljetecken.

4b) Om du valde Textfil som åtskiljs med skiljetecken ska du ännu välja vilket skiljetecken som används i filen. Kryssa i Uppgifterna inom citationstecken om det mottagande programmet kräver det. Kalkyleringsprogrammen frågar ofta om citattecken används i filen. Kryssa också i Spara fältnamnen i filen. Det gör att kalkyleringsprogrammet visar kolumnrubriker som gör det lättare att avgöra om t.ex. uppgiften "2" som finns i en cell motsvarar elevens ålder, klass eller hemkommunens kod.

5) Teckenrad: Bestämmer hur de skandinaviska tecknen visas i det mottagande programmet. Oftast är "Ansi" rätt alternativ.

6) Klicka på Följande.

7) Klicka på Lägg till data. Välj en av de uppgifter som du vill föra över, t.ex. Förnamn. Klicka på Ok. Varje uppgift ska alltså läggas till en och en, inte förenade med &.

8) Klicka igen på Lägg till data och välj följande uppgift, t.ex. Efternamn. Klicka på Ok. Lägg till resten av uppgifterna på samma sätt.

Om du vill ha med alla fält som finns på en viss flik, t.ex. vårdnadshavarnas uppgifter ska du klicka på flikens namn i fältträdet med musens högerknapp och välja Välj grenens alla fält.

De uppgifter som överförs kan hanteras på olika sätt. Du kan t.ex. välja att endast en del av teckenraden ska överföras. Primus postadress innehåller två uppgifter: postnummer och postanstalt. Dessa kan du skilja åt så att de bildar två skilda uppgifter. Det gör du genom att välja postadress två gånger och begränsa teckenraden så att den första visar den första delen (postnummer) och att den andra visar den andra delen (postanstalt).

Inställningarna finns närmare beskrivna i loaderinstruktionen, se länk nedan.

När överföringsinställningarna är klara kan du spara dem och använda dem igen i framtiden.

9) Då alla fält är valda kan du ordna dem med hjälp av pilknapparna. Klicka därefter på Följande.

Välj vilka registerkorts uppgifter du vill föra över. Om du överför studerandeuppgifter kan du t.ex. välja att endast föra över eleverna på åk 6.

10) Klicka på Sökknappen så att sökrutan öppnas.

• Om du vill ha med alla registerkort i dataöverföringen ska du tömma sökningen och klicka på Ok.
• Om du vill ha med bara vissa registerkort ska du söka fram dem i registret med hjälp av en lämplig sökning och sedan klicka på Ok.

I rutan kommer det fram en lista över de kort som ska tas med i överföringen. Om det finns extra kort på listan kan du aktivera dem och klicka på Radera. Om det är många som ska tas bort kan det löna sig att göra en ny sökning för att få fram rätt personer.

Då listan över registerkorten är rätt ska du klicka på Följande. Klicka därefter på Spara och välj var du vill spara filen. Namnge filen som du vill. Ange inget filformat.

Om filen som du har gjort innehåller många fält och du i framtiden kommer att göra samma dataöverföring på nytt lönar det sig att spara dataöverföringsinställningarna. Klicka på Spara definitionerna och ange ett beskrivande namn. Du kan också spara filstigen så att Primus kommer ihåg var du har sparat överföringsfilen.

Spara filen och öppna den i programmet där du vill se och bearbeta uppgifterna.

Om du sparar definitionerna innebär det att inställningarna för teckenrad, dataöverföringstyp och alla valda fält sparas. Det lönar sig att spara och namnge definitionerna som du redan har gjort så att det är enkelt att få fram dem i fortsättningen. Definitionerna kan sparas antingen i slutet av överföringen eller göras på förhand i Primus Loadersregister. Definitionerna kan också sparas som fil och skickas t.ex. till en annan skola. Definitionsfilen innehåller INTE egentlig data (t.ex. studerandeuppgifter).

• Genom att trycka på knappen Spara definition kan du spara någon av de färdiga överföringsdefinitionerna som syns på listan som fil.
• Med knappen Öppna definition kan du öppna en fil som t.ex. en annan skola har gjort.

Definitionsfilens filformat är .tds