Att skriva ut utskrifter

Listan över de färdiga utskrifterna öppnas om du klickar på printerikonen som finns i det nedre högra hörnet i registret eller genom att klicka på Funktioner / Skriv ut / Utskrift.

Enskilda skolors Primus-användare ser alla utskrifter som hör till den egna skolan. Huvudanvändarna och de personer som jobbar i flera skolor kan välja vilken skolas utskrifter som de vill se genom att välja rätt skola i fältet högst upp i hjälprutan.

Om utskrifterna har kategoriserats i olika utskriftstyper går det att kryssa i vilken typ av utskrifter som ska visas på listan. I den högra kanten i rutan finns en lista över utskriftstyperna. Om du kryssar i t.ex. "Betyg" kommer det att komma fram endast betygsutskrifterna.

Välj den utskrift som du vill printa ut och klicka sedan på Ok.

Efter att du har valt utskrift ska du välja för vem eller vilka utskriften ska printas ut. Om du har aktiverat ett visst kort, t.ex. en viss studerande i Studeranderegistret, finns det automatiskt ett kryss framför studerandens namn. Du kan kryssa i fler studerande (dvs. registerkort) på samma gång. Om du t.ex. vill printa ut ett betyg för alla studerande i en klass ska du måla studerandenas namn och sedan kryssa i rutan för någon av dem. Det gör att alla om är målade blir valda.

För att få fram förhandsgranskningsläget ska du klicka på knappen Förhandsgranska. Det lönar sig alltid att förhandskagranska utskrifterna eftersom du då kan se att det är rätt utskrift och att den ser korrekt ut. Det är framför allt viktigt i sådana situationer då du printar ut t.ex. på specialpapper, adresslappar eller brev.

Om du har valt att printa ut flera kort (studerande) eller om utskriften är flersidig kan du klicka på Nästa som finns i den övre balken. Genom att klicka dig framåt kan du förhandsgranska alla sidor som du håller på att printa ut. Om du klickar på Sista hoppar du genast till den sista sidan.

Om utskriften ser korrekt ut kan du printa ut den.
Obs! Om du klickar på Skriv ut som finns i den övre balken då du förhandsgranskar printas utskriften genast ut. Länken öppnar alltså INTE en ny utskriftsruta där du kan göra olika inställningar. Funktionen är till för att göra arbetet med utskrifterna snabbare.

• Om du klickar på Skriv ut printas utskriften ut för den studerande som visas i rutan.
• Om du klickar på Skriv ut alla printas utskriften ut för alla studerande som är valda. Sidornas sammanlagda antal syns uppe på sidan då du förhandsgranska.

Om du märker att utskriften är bristfällig, t.ex. att studerandens adress inte finns med, kan du komplettera uppgifterna på studerandens registerkort och sedan förhandsgranska utskriften igen. Om alla uppgifter är ifyllda, men ändå inte kommer med på utskriften, betyder det att fälten på utskriften inte motsvarar de fält som uppgifterna har skrivits in i på registerkorten. Det kan vara t.ex. att utskriften skriver ut studerandens Hemkommun, men att studerandens hemkommun har skrivits in i fältet Boningskommun på registerkorten.

Om fälten stämmer överens, men uppgiften ändå inte skrivs ut, betyder det att det finns ett villkor på utskriften som förhindrar uppgifterna från att skrivas ut. Villkoret kan vara t.ex. att studerandens kommun endast skrivs ut om studeranden inte kommer från kommunen som skolan finns i. Du kan se och ändra villkoren i utskriftseditorn. Vid behov kan du kontakta huvudanvändaren eller StarSofts kundsupport.

Andra problem, t.ex. att utskriften inte ryms på en sida, att kantlinjerna behöver fixas till eller att det finns en hänvisning till en gammal lagparagraf, går också att korrigera i utskriftseditorn.

Om du vill kontrollera eller ändra utskriftsinställningarna ska du stänga förhandsgranskningen så att du kommer tillbaka till Primus utskriftsruta.

I utskriftsrutan kan du närmare bestämma hur och vad du vill printa ut. Standardinställningen är att utskriften printas ut på papper, men Primus utskrifter kan också sparas som fil eller kopieras och klistras in på klippbordet.

• Kontrollera att den översta fliken i utskriftsrutan är Till skrivare
• Välj rätt printer i fältet Skrivare.
• Om du klickar på knappen Inställningar kan du ställa in vilken storlek pappret ska ha och om det ska vändas vågrätt eller lodrätt. Närmare inställningar om bl.a. färgval kan du göra i printerns egna inställningar som du får fram om du klickar på Egenskaper. Inställningarna för olika printrar kan variera och om du behöver hjälp kan du kontakta skolans eget it-stöd.
• Antal kopior är 1 från början, vilket gör att det printas ut ett exemplar för varje studerande. Vill du ha flera kan du ändra talet i fältet.
• Sidor vågrätt och Sidor lodrätt används endast i specialfall, t.ex. då man printar ut adresslappar eller personkort. Med hjälp av dessa inställningar går det att få t.ex. 3 x 6 adresslappar på en enda sida.

Då allt är klart ska du klicka på Skriv ut.

Tips: Det går att ställa in en pappersstorlek för utskriftseditorns utskrifter. Storleken är då förhandsvald oavsett vilken av Primus utskrifter som skrivs ut. Du ställer in storleken genom att öppna utskriftseditorn och klicka på Inställningar / Skrivarens inställningar. Välj inställningar och spara.

Primus utskrifter kan även sparas som fil eller kopieras till klippbordet och klistras in i andra program. De olika alternativen är:

• pdf-, html- eller textfil
• kopiera till klippbordet som csv-fil och klistra in i andra program
• kopiera till klippbordet som textfil
• pdf-fil som bilaga i e-post

Närmare anvisningar om ovanstående alternativ får du i instruktionerna nedan.

I alla register går det att söka fram olika registerkort i listan till höger och de kan ordnas med funktionen Listans ordning. De uppgifter som syns på listan kan sedan enkelt printas ut.

Måla alla de registerkort som du vill ha med på utskriften, högerklicka på någon av dem och välj Skriv ut. I rutan som öppnas kan du ännu lägga till eller ta bort något av korten. Innan du printar ut listan kan du också förhandsgranska den.

Utskriftens uppgifter är i samma ordning som listans ordning. Om du ännu vill lägga till någon uppgift på utskriften kan du alltså ändra listans ordning och sedan skriva ut den igen.

Om du vill ge utskriften ett namn kan du få fram samma funktion genom att klicka på Funktioner / Utskrift / Listans ordning. I rutan som öppnas kan du lägga till ett valfritt namn.