Flikarna Text, Data, Antal, Summa och Ref

Du kan skriva in uppgifter som text (via Text-fliken) på utskriften eller hämta de uppgifter som ska skrivas ut från fälten i Primus (via Data-fliken). De celler som hämtar information från fält i Primus är rödbottnade på utskriftsbottnen. Textcellerna är vita celler.

Om du vill skriva in text för hand ska du välja den cell där du vill att texten ska börja och sedan gå till fliken Text. I det fält som finns på fliken kan du skriva in din text.

Du raderar innehållet i en textcell genom att klicka på cellen i fråga på utskriftsbottnen och radera texten på fliken Text.

För att skriva ut uppgifter från Primus databas ska du först välja den cell där en viss uppgift ska skrivas ut och sedan gå till Data-fliken. På Data-fliken klickar du på fältet under rubriken Data. Detta öppnar en sökruta där du kan välja den uppgift du vill skriva ut, klicka sedan på OK. När du vill ha flera uppgifter efter varandra ska du använda &-tecknet. Då skrivs t.ex. Efternamn & Förnamn ut från samma cell.

Man kan ha både manuellt inskriven text och data i en datacell. Välj då Data-fliken och klicka sedan på fältet under rubriken Data. Skriv in texten i det fält som finns bredvid Enter-knappen och klicka på Enter. Nu syns texten i fältet nedanför. För att infoga data, klicka först på & och välj sedan önskad uppgift från listan till vänster. I exemplet Efternamn & Förnamn & "började i denna skola" & Ankomstdatum är uppgifterna inom citationstecken text och det övriga är data från fält i Studeranderegistret.

Du kan tömma en textcell genom att först aktivera den textcell vars innehåll du vill radera. Ta sedan bort innehållet ur fältet som syns på fliken till höger. Du kan också klicka på Ta bort-knappen, varvid den aktiva cellens innehåll raderas. Radera genom att aktivera datacellen i fråga och sedan klicka på Ta bort.

Med utskriftsvillkor kan du förhindra att viss information skrivs ut, eller välja att skriva ut information endast i vissa sammanhang eller i annat format. Mer om utskriftsvillkoren finns under Relaterade sidor nere på sidan.

Flikarna Antal, Summa och Ref är tillgängliga endast i sidfoten på den sista sidan i utskriftsbottnen.

I sidfoten på fliken Sista sidan kan du med hjälp av flikarna Antal och Summa få fram t.ex. hur många studerande som finns i listan och studerandenas sammanlagda antal studieveckor/kompetenspoäng/frånvaron osv.

Fliken Antal använder du då du vill skriva ut ett antal av något. Du får t.ex. fram antalet studerande som börjat i skolan efter 11.08.2015 genom att klicka på fältet under rubriken Antal. Ange sökvillkoret Ankomstdatum > 10.08.2015 i fönstret som öppnas. Sökvillkoret kan formuleras enligt samma princip som sökningarna i registren. Observera att du först måste lägga till t.ex. en vanlig tabell i utskriften och ange att tabellen ska vara i listformat genom att högerklicka på tabellen och välja Egenskaper -> Lista. Om det inte finns någon tabell går det inte att räkna antal.

Fliken Summa används då man vill räkna samman flera tal, t.ex. studieveckor, kompetenspoäng, antal val eller frånvaron. Det sammanlagda antalet studieveckor får du fram med sökvillkoret Omfattning.Kurs.Omfattningstyp(Primus,Studieveckor), Val.Kurs.Omfattningstyp(Primus,Studieveckor) eller Frånvaron.Kurs(Primus). (Studieveckorna kan bytas ut mot kompetenspoäng.)

Det sammanlagda antalet prestationer för en viss kurstyp får du fram med funktionen Omfattning.Kurs.Omfattningstyp.Typ. Välj Primus primus i det första fönstret som öppnas och omfattningens enhet samt kurstyp i de följande fönstren. Sökvillkoret blir således till exempel: Omfattning.Kurs.Omfattningstyp.Typ(Primus,Studieveckor,G obligatorisk kurs).

Ref-fliken använder du när du vill utföra beräkningar med hjälp av de tal som cellerna skriver ut. Om en cell t.ex. skriver ut antalet studerande som inlett sina studier ett bestämt år och en annan cell skriver ut antalet av dessa studerande som utexaminerats, kan du med hjälp av Ref-fliken beräkna t.ex. en hur hög procent av de som inledde sina studier som har utexaminerats. Denna beräkning skulle gå till enligt följande:

• Klicka på den cell i sidfoten i vilken du vill skriva ut procenttalet och klicka sedan på ett tomt fält på Ref-fliken. Du får nu fram fönstret Korsreferens.
• Välj till vänster i fönstret den cell som skriver ut antalet utexaminerade studerande.
• Klicka på divisionssymbolen.
• Välj till vänster i fönstret den cell som skriver ut antalet studerande som inlett sina studier.
• Klicka på multiplikationssymbolen och mata in värdet 100 (för att få fram ett procenttal). Klicka sedan på OK för att slutföra beräkningen.

Beräkningen får en hänvisning till cellplaceringen: t.ex. @[2,1] innebär att den cell som skriver ut antalet finns i sidfotens 2:a kolumn på rad 1. Radernas och cellernas placering sett från sidfotens övre vänstra hörn är sådan att den första raden och den första kolumnen börjar från noll.

Då fältet Vid behov flerradigt är ikryssat skrivs texten automatiskt ut på flera rader om den inte ryms på en rad. Kryssa i fältet om du skriver ut info från memofält, t.ex. Tilläggsuppgifter och Betygets tilläggsuppgifter.

Med hjälp av fältena Skriv ut och tecken kan du begränsa uppgiften som skrivs ut så att endast ett visst antal tecken skrivs ut. Kryssa då först i Skriv ut-fältet och ange i fältet bredvid hur många tecken som ska komma med. Om du t.ex. av personbeteckningen endast vill skriva ut födelsetiden, ange siffran 6 i fältet. Nu skrivs endast födelsetidsdelen av personbeteckningen ut, t.ex. 010195.

Med hjälp av Fr.o.m. tecknet-fältena kan du ange från och med vilket tecken uppgiften ska skrivas ut. Om du t.ex. från fältet Ankomstdatum endast vill skriva ut året, kryssa först i ikryssningsfältet och ange sedan siffran 7 i fältet. Nu skrivs endast året ut och inte datumet, t.ex. om datumet är 12.08.2015 skrivs nu endast 2015 ut.

Med fältena Punktlinje, avst.: kan du skriva ut en punktlinje. Punktlinjen börjar från den valda cellen och fortsätter till höger tills den stöter på någon uppgift. Punkternas mellanrum anges i avst.:-fältet. Punktlinjen syns endast i förhandsgranskningen och på pappersutskriften.

Med fältena Font och Storlek kan du bearbeta utseendet på den text som skrivs ut från en viss cell. Med de tre tryckknappar som finns under Storlek-fältet kan du välja fet stil, kursiv och understruken text.

Med Placering och kantlinjer kan du ange placeringen av cellens text, så att den t.ex. kommer fram i nedre högra kanten. Ordet "Placering" anger textens placering i cellen. Ändra placeringen genom att klicka i fältet (innanför punktlinjerna). Du får kantlinjer till cellen genom att klicka på fältets yttre kanter, d.v.s. utanför punktlinjerna.

Ovannämnda funktioner kan göras utskriftsvillkorsspecifika, så att cellens innehåll i vissa fall skrivs ut i mitten på cellen med annan font. Mer om utskriftsvillkoren hittar du via länken under Relaterade sidor nedan.

• Du kan kopiera celler genom att högerklicka i den cell som ska kopieras och välja Kopiera i snabbmenyn. Efter detta väljer du den cell dit du vill kopiera innehållet och högerklickar där på samma sätt och väljer Klistra in från snabbmenyn.
• Ett snabbt sätt att ta bort innehållet i celler är att använda Klipp ut i snabbmenyn.
• Om du vill att punktlinjen eller en lång text ska sluta på ett visst ställe i stället för att fortsätta ända ut till kanten eller fram till nästa cell som skriver ut information, ska du först gå till den cell där du vill att texten ska sluta. På Text-fliken skriver du som text in en punkt (.) och anger fontens storlek som 1. Denna font är så liten att punkten inte syns på utskriften, men punktlinjen eller texten slutar vid denna cell.