Insamlade förhandsval, periodspecifika kursbrickor

Eftersom det tar ganska lång tid att göra en kursbricka för förhandsval, lönar det sig att återanvända samma kursbricka från år till år.

• Börja med att uppdatera den ursprungliga kursbrickans kursutbud. Om det finns kurser som inte längre ordnas, ska du ta bort dessa grupper från brickan. Lägg till eventuella nya kurser. Om hela läroplanen har ändrats, ska du uppdatera alla kurser i filen. Om filen innehåller studerande, ska du ta bort dem. Om filen innehåller lärare, ska du uppdatera lärarlistan.
• Gör sedan en kopia av Kurre-filen som innehåller den ursprungliga kursbrickan. Av kopian gör du sedan följande läsårs kursbricka för förhandsval och senare även de periodspecifika kursbrickorna.
• Om kopian innehåller studerande och val, ska du ta bort valen samt utexaminerade studerande.
• Kontrollera att kursbrickan ser ut som den ska och uppdatera anmälningstiderna. När alla uppgifter är korrekta, kan du publicera kursbrickan för förhandsval i Wilma.
• Samtidigt som du publicerar den nya brickan (kopian) i Wilma, ska du se till att den ursprungliga brickan inte syns i Wilma. Radera dock inte den ursprungliga brickan helt, eftersom du kommer att behöva den igen nästa år.

Det är lättare att hantera valen då alla studerande har en egen klass. Om du ännu inte känner till de nya studerandenas klasser, lönar det sig att göra en egen, tillfällig klass åt dem på Klassfliken. Om du redan känner till vilka klasser studerandena ska gå på, ska du placera dem i rätt klass innan du fortsätter.

Om de kommande studerandena har ansökt om en studieplats redan under högstadietiden, är deras namn skrivna med grön färg. Sådana studerande behandlas som "utomstående", vilket betyder att de ska ändras till skolans egna studerande senast i det skede då studerandena eller lärarna börjar lägga till periodvalen. Du ändrar en utomstående studerande till en egentlig studerande på följande sätt:

• Kontrollera att studeranden har ett registerkort i Primus. Oftast görs registerkorten senast i juni då valen har hämtats från Studieinfo-systemet.
• Måla alla kommande studeranden på listan i Studeranderegistret och klicka på Dataöverföringar / Överföring till Kurre 7.
• Om du har gjort en klassindelning i Kurre ska du INTE kryssa i Uppdatera klass och skola. Om du har gjort klassindelningen i Primus och vill att samma indelning ska finnas i Kurre ska du däremot kryssa i fältet.
• Kontrollera uppgifterna som har överförts till Kurre. Studerandens namn ska nu stå i svart text.

Eftersom endast en grupp har gjorts för förhandsvalen för varje kurs är alla som har valt kursen för tillfället i samma grupp. Dessa grupper som fanns i kursbrickan för förhandsval tömmas. Studerandenas val finns kvar, men de kan själv välja vilken grupp parallellgrupp som helst i denna kurs.

Gå till grunduppgifterfönstrets flik Grupper och töm eller radera alla grupper. Valmängderna kvarstår i båda alternativen.

• Att radera gruppen sparar valen, men raderar alla grupper och balkar från förhandsvalens kursbricka.
• Att tömma gruppen sparar både val och förhandsvalen i kursbrickan. Kursernas första grupp finns i förhandsvalens kursbricka, vilket betyder att man då måste flytta den till de egentliga kursbrickorna.

Gå till grunduppgifterfönstrets kursflik, ordna uppgifterna enligt kolumnen Antal val och bestäm hur många grupper som ordnas av varje kurs. Skriv in gruppantalet i gruppkolumnen.

Gå därefter till gruppfliken och radera de grupper som inte förverkligas. I Kurre kvarstår ändå uppgiften om att kursen existerar samt dess valantal. Ifall man också vill radera dessa uppgifter ska man radera kursen på kursfliken.

Hämta alla lärare och undervisningsutrymmen och lägg till rätt lärare/utrymme för grupperna på grunduppgifterfönstrets gruppflik. Det går också att lägga till lärare och utrymme i ett senare skede, då man bygger upp kursbrickorna.

Gå till grunduppgifterfönstrets flik Periodsystem och gör det kommande årets perioder. Gör också placeringsramen på fliken Placeringsram.

Gå till grupperingen, sök fram alla klasser och periodisera grupperna. Gör därefter normala periodspecifika kursbrickor. Kom också ihåg att periodisera den första gruppen, dvs. den grupp som är på förhandsvalens kursbricka (om du valde att tömma grupperna).