E-post och textmeddelanden från Primus

I alla register under Tilläggsfunktioner finns funktionen Skicka e-post. Med den kan du skicka e-post direkt från Primus. Mottagaren kan vara en enskild person eller en grupp.

Meddelandets avsändare blir den användare som är inloggad i Primus. Avsändarens namn- och e-postuppgifter tas från kortet i registret Användarnamn. Om det inte finns någon e-postadress ifylld i registret, plockas avsändaradressen i stället från fältet SMTP avsändarens e-postadress för den skola som står i användarens Skola-fält. Om användaren har ett användarnamn som inte tillhör någon specifik skola, blir avsändaradressen för meddelandet den adress som står i fältet SMTP avsändarens e-postadress på den skola vars kortnummer är 1.

På fliken Gruppost bestämmer du mottagargrupp: alla, framsökta eller valda kort. E-postadresserna kan tas från e-postfälten i registret, t.ex. studerandens e-postadress eller e-postadressen för den vårdnadshavare som står på rad 1.

Du kan också lägga till e-postadresser i mottagarlistan genom att skriva in dem i rutan, en adress per rad. E-postadresser som inte ska vara med raderar du med Delete-tangenten. På mottagarraden står det bara "Gruppost", dvs. adresserna är dolda. I rutans nedre del finns fältet Mottagare:xx som anger antalet e-postadresser.

Via Bedömning-registret kan du skicka e-post till bedömningslistans studerande och deras vårdnadshavare.

Primus kontrollerar att e-postadressen står i rätt format. Adressen ska ha ett @-tecken och minst en punkt i slutdelen. Primus tillåter också skandinaviska tecken i e-postadresserna.

Då adresslistan är komplett kan du gå till fliken Meddelande och skriva in den rubrik och det meddelande som du vill skicka. I fältet Mottagare kan du kontrollera till hur många adresser meddelandet skickas. Du ser även de första e-postadresserna i fältet (de adresser som inte syns här kan du vid behov granska på fliken Gruppost).

Samma bilaga till alla mottagare:

• På fliken Meddelande klickar du på knappen Lägg till som finns nere till höger. Välj den fil som du vill bifoga. Sökvägen syns i rutan som heter Bilagor. Du kan lägga till flera olika bilagor i meddelandet.

Individuell bilaga till varje mottagare:

• Om du till varje enskild mottagare vill skicka en bilaga som baserar sig på just den mottagarens uppgifter, t.ex. ett periodbetyg eller Wilma-koder, ska du göra det via Utskriften: Anvisning.

Då du har tryckt på Sänd får du ett meddelande om antalen sända och eventuella avvisade meddelanden. Om någon av e-postadresserna är felaktig ser du ett felmeddelande om det, och systemet frågar om du ändå vill skicka meddelandet. Om du svarar jakande skickas meddelandet till de e-postadresser som är korrekta.

Meddelandena kan också tidsinställas så att de skickas senare, t.ex. kl. 18 eller natten mellan lördag och söndag. Det gör du genom att kryssa i Tidsinställd avsändning och fylla i avsändningsdag och -tid.

Se till att användargruppen har rätt att skicka textmeddelanden. Se: Inställningar för textmeddelanden.

I alla register i Primus finns Sänd textmeddelande-funktionen i menyn under Tilläggsfunktioner. Både enskilda personer och vissa bestämda grupper kan vara mottagare

Via personregistren går det att skicka SMS till t.ex. studerande, vårdnadshavare, lärare och vikarier, men funktionen finns också i andra register. Via t.ex. Bedömning-registret går det att skicka textmeddelande till alla studerande i en grupp, till deras vårdnadshavare och till gruppens lärare. Via registret Disciplinära åtgärder går det att skicka SMS till vårdnadshavare för elever som har fått kvarsittning och till de lärare som övervakar kvarsittningen.

Meddelanden kan skickas till alla arkiverade, till alla framsökta registerkort eller till alla valda studerande. Telefonnumret kan plockas från alla sådana fält som är avsedda för mobiltelefonnummer och som är framtagna. I mottagarlistan kan du också lägga till fler telefonnummer, ett telefonnummer per rad. Telefonnumret kan innehålla parenteser, bindestreck och dylika tecken, för Primus raderar dem i samband med att meddelandet sänds.

Själva meddelandet skriver man in i fältet Meddelandets innehåll. Under fältet syns den teckenmängd som ännu kan användas samt antalet meddelanden. 13(1) betyder att det finns 13 tecken kvar att använda och att meddelandet ryms i ett textmeddelande.

Då meddelandet är klart skickar du det genom att klicka på Sänd.

Du kan ställa in vilken tid textmeddelanden ska skickas genom att fylla i fältet Tidsinställd sändning. Skriv in det Datum och klockslag, Kl. då meddelandet ska skickas.

I Lärare-registret går det att ställa in så att meddelandena skickas i etapper, dvs. att mottagarna får meddelandet vid olika tidpunkter. Inställningen görs i fältet Etapp. Etapptiden ska du skriva in i formatet hh.mm. Om du skriver in 00.10 betyder det alltså att meddelandet kommer att skickas till mottagarna i 10 minuters intervaller.

Etappmeddelanden skickas till mottagarna i den ordning som de står i fältet Mottagarnas GSM-nummer. Den som finns överst på listan får alltså meddelandet först och därefter skickas meddelandet i tur och ordning till följande personer på listan. Du kan ändra ordningen i listan om du vill. På varje rad kan det bara stå ett nummer, vilket betyder att meddelandet skickas till en person åt gången.

Du kan ta bort etappmeddelanden som inte har skickats från Meddelandekö-registret genom att radera meddelandets registerkort. Om det finns meddelanden som inte kan skickas, ser du ett meddelande om osända meddelanden nertill i Primus huvudruta, där du kan klicka på Visa för att se ytterligare information.