Opiskelijakohtaiset muistiot Wilmassa

Toiminnon käyttö vaatii, että Koulun tiedot -rekisterissä on rastittuna kenttä Koulunkäynnin tuki -toiminto käytössä.

Muistioita varten tarvitaan lomake Primuksen Lomake-editoriin. Tämän ohjeen lopusta löydät linkin opiskelijakohtaisen muistion lomakemalliin ohjeineen.

Muistiot kirjataan Wilman lomakkeella, ja ne näkyvät opiskelijan Tuki-sivulla Muistiot-otsikon alla. Kirjatut muistiot tallentuvat Primuksen Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin. Opiskelijan omassa Wilmassa muistiot näkyvät profiililomakkeen avulla kohdassa Tuki.

Toisin kuin pedagogisilla asiakirjoilla, muistioilla ei välttämättä vaadita Asiakirjalajia. Kuitenkin, jos halutaan tehdä erityyppisiä muistioita, kannattaa asiakirjalaji ottaa käyttöön. Tällöin Wilman Muistiot-otsikon alla olevista muistioista on heti nähtävissä minkätyyppinen muistio on kyseessä. Asiakirjalajin avulla saadaan myös ohjattua oikea lomake oikean asian kirjaamista tai muokkaamista varten.

Erityyppisiä muistioita varten voit lisätä Primuksen Asiakirjalajit-rekisteriin sopivat vaihtoehdot, esim. opiskeluhuolto, opettajan muistiinpanot tms. Täytä Asiakirjalajin nimi -kenttään kuvaava nimi, esim. "Opiskeluhuolto" ja valitse Asiakirjalaji -kenttään Muistio.

Wilmassa uusi muistio lisätään oppilaan sivulta Muistiot-välilehdellä Lisää uusi -linkkiä klikkaamalla. Jos henkilöllä ei ole oikeutta lisätä uutta muistiota, välilehteä ei näy.

Muistion voi myös kopioida edellisen pohjalta samalla tavalla kuin pedagogisen asiakirjankin. Huomaa silloin merkitä kopioituvat kentät muistion lomakkeelle Lomake-editorissa.

Käyttäjä pääsee lisäämään uuden muistion Wilmaan silloin kun hänellä ja lomakkeella on sama käyttäjäryhmä kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa. Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin oikeudet toimivat samalla tavalla.

1. Tee Käyttäjäryhmät-rekisteriin käyttäjäryhmä, esim. "Muistiot". Anna käyttäjäryhmälle oikeus Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen ja Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.
2. Rasti tarvittaessa Henkilökunnalla oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa. Näin henkilökunta voi lisätä muistioita ilman, että henkilön kortilla on rastittuna Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa tai että henkilö on yhdistetty opiskelijaan opiskelijarekisterin Kortin omistusoikeus ryhmillä -kentän kautta.
3. Lisää käyttäjäryhmä niille opettajille/henkilökunnalle, joiden pitää päästä lisäämään muistioita.
4. Lisää käyttäjäryhmä myös muistion lomakkeelle.

Lisäksi käyttäjällä on oltava jokin yhdistävä tekijä opiskelijaan, eli jotain seuraavista:

• Opettaja on opiskelijan luokanvalvoja tai muu ohjaaja: saa lisätä muistioita valvomilleen tai ohjaamilleen opiskelijoille.
• Opettaja on aineenopettaja, eli opiskelija on mukana jossain opettajan arviointiryhmässä: opettaja saa lisätä muistioita opettamilleen opiskelijoille.
• Opiskelijarekisterissä oppilaalla Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään on merkitty opettajan/henkilökunnan käyttäjäryhmä: saa lisätä muistioita nille opiskelijoille, joiden kortille on lisätty ko. käyttäjäryhmä. Henkilökunnan käyttäjäryhmää ei tarvitse merkitä kenttään, jos henkilökunnan käyttäjäryhmällä on jo oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa.
• Opettajarekisterin/henkilökuntarekisterin Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa: luo yhteyden kaikkiin opiskelijoihin, saa lisätä muistioita kaikille. Henkilökuntarekisterissä kenttää ei tarvitse rastia, jos henkilökunnan käyttäjäryhmällä on jo oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa.
• Opettajan käyttäjäryhmällä on Opiskelijat-rekisterin oikeus Opettaja saa nähdä kaikki opiskelijakortit: luo yhteyden kaikkiin opiskelijoihin, saa lisätä muistioita kaikille. Huom. Tämä oikeus koskee nimensä mukaisesti vain opettajia.

Muistioiden näkemistä ja muokkaamista varten tarvitaan aina kaksi oikeutta:

1. Käyttäjällä on oltava Opettaja/Henkilökunta-rekisterin Käyttäjäryhmä Wilmassa -kentässä sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Opiskelijakohtaiset muistiot-rekisteriin.
2. Käyttäjälle on muistiokohtaisesti annettu joko lukuoikeus tai muokkausoikeus tiettyyn muistioon.

Muokkausoikeus

Muokkausoikeus muistioon on henkilöillä, jotka on kirjattu kenttiin

• Merkinnän tekijä (opettaja)
• Merkinnän tekijä, (henkilökunta)
• Kokoukseen osallistuneet opettajat
• Kokoukseen osallistunut henkilökunta

Muistion tekijä tulee itse kenttään Merkinnän tekijä (opettaja) tai Merkinnän tekijä (henkilökunta) riippuen siitä kumpaan hän kuuluu. Muistion kirjaaja (eli merkinnän tekijä) saa automaattisesti luku- ja muokkausoikeuden tekemäänsä muistioon ja hänen katsotaan olevan muistion vastuuhenkilö.

Lukuoikeus

Lukuoikeus muistioon on henkilöillä, jotka on kirjattu kenttiin

• Lukuoikeus opettajilla
• Lukuoikeus henkilökunnalla

Muistiot näkyvät huoltajille Wilmassa Julkaisupäivä huoltajille -kenttään merkitystä päivästä eteenpäin ja vastaavasti opiskelijoille Julkaisupäivä opiskelijoille -kenttään merkitystä päivästä eteenpäin. Jos kenttä on tyhjä, muistiota ei näytetä. Huoltajilla ei ole mahdollisuutta muokata muistiota lomakkeen kautta.

Oikeus nähdä kaikki muistiot

Mikään oikeus ei suoraan anna oikeutta nähdä kaikkien opiskelijoiden kaikkia muistioita Wilmassa. Ne näytetään vain jos henkilö on lisätty muistioon osallistujaksi tai vastuuhenkilöksi.

Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä annettu Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa ei siis yksinään anna oikeutta nähdä kaikkien opiskelijoiden muistioita.

Muistiot eivät siirry koulusiirtojen yhteydessä. Jos koulua vaihtaneen opiskelijan muistioiden halutaan olevan käytettävissä uudella koululla, täytyy Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisterissä vaihtaa muistion kortin Opiskelija-kenttään linkitys opiskelijan uuteen korttiin. Tämän myötä ne henkilöt, joilla on aiemminkin ollut luku- tai muokkausoikeus kyseiseen muistioon, näkevät muistion, jos he ovat myös opiskelijan uudella koululla.

Luku- ja muokkausoikeuksia voi antaa vain sellaisille opettajille/henkilökunnalle, jotka ovat samassa koulussa oppilaan kanssa.