Kurssilaskutus (opistot)

Koulun tiedot -rekisteri

• Kurssimaksut €/vuosi
• Kurssimaksu €/ov (1) (tämä kohta jätetään tyhjäksi, jos ei käytetä ov-perusteista hinnoittelua, kts. ohje alempana)
• Maksuaika päivinä

Kurssimaksut €/vuosi -kenttään määritellään maksimihinta, joka voidaan opiskelijalta enintään laskuttaa yhden lukuvuoden aikana. Kun kentässä määritelty hinta on laskutettu, ei Primus muodosta enää opiskelijalle uusia laskuja.

Jos viimeisessä laskussa maksimihinta ylittyy, laskee Primus automaattisesti laskun loppusummaksi maksimihinnan ja laskutettujen laskujen summan erotuksen. Primus ei anna informaatiota siitä, että laskun summa on oletettua pienempi. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, ylärajaa laskuttamiselle ei ole.

Jos kurssilaskutuksessa on perusteena €/opintoviikko-hinnoittelu, määritellään opintoviikon hinta kenttään Kurssimaksu €/ov. Tällöin laskutettaville kursseille pitää lisätä Kurssit-rekisterissä opintoviikot kenttään Opintoviikkoja. Laskutettava summa kertyy opintoviikkojen määrästä.

Kun halutaan käyttää opintoviikkopohjaista hinnoittelua, pitää Kurssit-rekisterin Hinta-kentän olla tyhjä.

Laskun eräpäiväksi tulee automaattisesti laskun kirjoittamispäivä + 14 vrk. Jos eräpäivä halutaan lyhyemmäksi tai pidemmäksi, lisätään Maksuaika päivinä -kenttään haluttu vuorokausimäärä. Jos halutaan, että maksuaikaa on 21 vuorokautta, lisätään kenttään 21.

Kurssit-rekisteri

• Hinta (2) (tämä jätetään tyhjäksi, jos käytetään ov-perusteista hinnoittelua)
• Opintoviikkoja

Kun laskutus tapahtuu kurssikohtaisesti, lisätään Kurssit-rekisterin Hinta-kenttään kurssikohtainen hinta, jonka perusteella opiskelijoita laskutetaan. Silloin laskutus ei ota huomioon Opintoviikkoja-kenttään täytettyjä opintoviikkoja.

Opiskelijat-rekisteri

• Maksuluokka (%)
• Laskutuksen alkupäivä
• Laskutus

Maksuluokka (%) -kentässä voidaan määritellä se, maksaako opiskelija täyden hinnan (100%), puolet (50%) vai ei mitään (%) käymistään kursseista.

Laskutuksen alkupäivä -kenttään syötetään se päivämäärä, josta alkaen laskutus huomioi kurssisuoritukset opiskelijan opsipuusta, esim. lukuvuoden alusta 1.8.20XX alkaen.

Laskutus-kenttään ilmestyy aina uusi rivi, kun opiskelijalle on tehty lasku. Kentästä pääsee suoraan Laskutus-rekisteriin katsomaan aikaisemmin tehtyjä laskuja.

Arvosanamääritykset-rekisteri

• Huomioi kurssilaskutuksessa

Arvosanamääritykset-rekisterissä pitää rastia kenttä Huomioi kurssilaskutuksessa jokaiselle arvosanalle, jonka perusteella laskuja tehdään. Nämä arvosanat pitää olla myös siinä arvosana-asteikossa, joka on laskutettavien kurssien Arvosana-kentässä.

Laskutyypit-rekisteri

Rekisterissä luodaan tarvittavat laskutyypit, esim. Leirimaksu, lyhytkurssimaksu jne. Jos oppilaitoksessa on käytössä laskutuksen hinnoitteluryhmät, lisätään jokaiselle laskutyypille oikean hinnoitteluryhmän numero kenttään Laskutyypin ryhmä.

Vaihtoehtoiset laskutustavat

Kohdat (1) Kurssimaksu €/ov ja (2) kurssikohtainen hinta ovat keskenään vaihtoehtoisia. Laskutus voidaan kurssikohtaisesti tehdä joko opintoviikkomäärän perusteella tai kiinteän kurssihinnan perusteella.

Oppilaitos voi käyttää samanaikaisesti molempia tapoja, mutta samaa kurssia ei voi laskuttaa molemmilla eri tavoilla. Esimerkiksi viikonloppuleirien laskuttamisessa käytetään kurssikohtaista hinnoittelua ja lyhytkursseissa käytetään ov-pohjaista hinnoittelua.

Huom. Kurssilaskutus katsoo aina ensisijaisesti laskutettavan hinnan Kurssit-rekisterin Hinta-kentästä. Jos kenttä on tyhjä, hinta muodostuu sen perusteella, mitä on täytetty Koulun tiedot -rekisterin Kurssimaksu €/ov -kenttään ja Kurssit-rekisterin Opintoviikkoja-kenttään.

Tarkista ennen laskutusta, että laskutettavat kurssit on arvioitu. Lisää opiskelijoille Laskutuksen alkupäivä -kenttään se päivämäärä, josta alkaen kurssisuorituksia tarkastellaan. Täytä myös Maksuluokka (%) -kenttään oikea %-luku.

Laskut muodostetaan Opiskelijat-rekisterissä valitsemalla Laskutus / Kurssimaksut, jolloin avautuu Laskutus-ikkuna. Valitse ikkunan alareunassa olevaan Laskutettavat-kohtaan joko "Valitut rekisterikortit" tai "Rekisteriruutuun haetut" ja täytä seuraavat kentät:

• Alkupvm ja Loppupvm (=laskutuksen aikaväli)
• Laskun tyyppi
• Hae laskutyypin perusteella (joko "Laskunumero" tai "Lasku-ja viitenumero" sen mukaan, halutaanko automaattinen numerointi vain laskunumeroon vai lasku- ja viitenumeroon)

Jos automaattinen numerointi ei ole käytössä, syötetään Laskunumero-kenttään ensimmäinen vapaa laskunumero. Primus luo juoksevat laskunumerot kaikkien valittujen opiskelijoiden laskuihin. Viitenumero-kenttään syötetään ensimmäinen vapaa pankin antama viitenumero, tai jos pankin viitteitä ei käytetä, kenttään syötetään viitenumeroksi laskunnumero ja painetaan F3-näppäintä. Primus lisää viitenumeroon tarkisteen ja luo kaikille laskuille viitenumerot.

Veroton hinta -kenttään tulee Kurssit-rekisteriin määritelty hinta tai 1 ov:n hinta. Jos kurssi on useamman ov:n mittainen, näkyy lopullinen summa vasta Laskutus-rekisterin puolella.

Täytettyäsi tarvittavat kentät klikkaa Muodosta laskut -painiketta, jolloin ohjelma kertoo, kuinka monta laskua on tehty. Jos jätät rastin ilmoituksessa olevaan "Avaa Laskutus-rekisteri" -kohtaan, Primus avaa seuraavaksi Laskutus-rekisterin, jossa voi tarkistaa laskujen oikeellisuuden ennen tulostamista tai siirtämistä tiedonsiirron avulla laskutusohjelmaan.

Erittely-kenttään tulee automaattisesti teksti, miltä ajalta kurssimaksut ovat (aikaväli tulee Laskun alkupvm.- ja Laskun loppupvm. -kenttiin syötetyistä päivämääristä). Jos käytössä on opintoviikkoperusteinen laskutus, tulee kenttään lisäksi tieto laskutettavien kurssien määrästä (= suoritetut opintoviikot).

Erittely-välilehdellä näkyy Rivin selite -kentässä tieto siitä, mitä kurssia laskutetaan ja laskutettavan kurssin yksikköhinta.

Laskutuksessa huomioitavat kurssisuoritukset

Laskutuksessa huomioidaan ne kurssisuoritukset, joissa

• on arvosana
• opintoviikkomäärä >0 (ov-perusteinen laskutus)
• arvosana huomioidaan kurssilaskutuksessa
• kurssissa on vain yksi suoritus
• suorituspäivämäärä on laskun aikavälin sisällä
• kurssia ei ole vielä laskutettu.