Verkkolaskutus, Finvoice

1. Avaa Verkkolaskuoperaattorit-rekisteri.
2. Valitse Toiminnot / Uusi rekisterikortti.
3. Rekisterikortille syötetään Nimi ja Tunnus, esim. Op-ryhmä ja OKOYFIHH. Näitä tietoja käytetään verkkolaskua muodostettaessa.

Tallennuksen jälkeen tiedot ovat käytettävissä Laskutus-ikkunan Maksajan BIC-tunnus ja Saajan BIC-tunnus-kentissä.

Kuten muissakin laskutustoiminnoissa, voidaan laskut ensin muodostaa Opiskelijarekisterissä, josta ne siirtyvät Laskutus-rekisteriin. Laskut voidaan muodostaa myös suoraan Primuksen Laskutus-rekisterissä.

Itse Finvoice-siirto tehdään aina Laskutus-rekisterissä.

1. Hae opiskelijarekisterin rekisteriruutuun se opiskelijajoukko, jolle laskut tehdään.
2. Valitse Laskutus-valikosta haluttu laskutustyyppi esim. Yleinen.
3. Avautuu Laskutus-ikkuna, johon saajan tiedot syötetään. Täytä seuraavat kentät: Saajan tilinumero, Saajan pankki, Saajan IBAN-tilinumero ja Saajan BIC-koodi.
   • Laskun numero-kenttään annetaan numero ensimmäisen opiskelijan laskua varten. Primus kasvattaa tätä numeroa automaattisesti yhdellä aina laskun muodostettuaan.
   • Viite-kenttään syötetään ensimmäisen opiskelijan viitenumero. Jos käytössä on pankilta saadut viitenumerot, syötetään listan ensimmäinen numero tarkistusnumeroineen. Jos pankin viitenumeroita ei ole, syötä Viite-kenttään laskun numero ja paina F3-näppäintä. Tämä luo laskuille juoksevat viitenumerot tarkistusnumeroineen.
4. Ikkunan Laskutettavat-kohtaan valitaan muodostetaanko laskut valituille rekisterikorteille vai kaikille rekisteriruutuun haetuille korteille.
5. Klikkaa lopuksi Muodosta laskut -painiketta. Tässä vaiheessa Primus ilmoittaa, kuinka monta laskua on siirretty Laskutus-rekisteriin. Samasta ikkunasta voit määritellä Primuksen avaamaan Laskutus-rekisterin, jolloin äsken tehdyt laskut avautuvat ruudulle.

Laskut voidaan muodostaa myös Laskutus-rekisterissä Uusi rekisterikortti-toiminnolla. Täytä kaikki laskun saajan ja maksajan tietoihin liittyvät kentät.

• Finvoice-siirron onnistumiseksi pakollisia täytettäviä kenttiä ovat mm. Saajan tilinumero, Saajan pankki, Saajan IBAN-tilinumero ja Saajan BIC-koodi, Maksajan BIC-tunnus, Maksajan IBAN-tilinumero, Maksajan nimi ja osoitetiedot.
• Laskulle tulee syöttää tiedot myös laskun verottomasta ja verollisesta hinnasta, päivämääristä ja viitenumerosta.

Jos kaikki tarvittavat kentät eivät ole valmiiksi näkyvillä, saa ne esiin kenttäeditorin kautta.

Laskutus-rekisterissä voidaan siirtää yksi tai useampi lasku kerralla. Kun siirretään useampi kerralla, muodostuu niistä yksi XML-tiedosto.

Valitse Laskutus-rekisterin rekisteriruudusta käsiteltävä lasku. Tarkista, että laskulle on täytetty kaikki pakolliset tiedot.

1. Valitse Tiedonsiirrot / Tee Finvoice-siirto. Avautuu apuruutu, jossa voit valita, mistä Primuksen kentistä laskun tiedot poimitaan. Oletuksena tiedot otetaan ruudulla näkyvistä kentistä. Kenttiä vaihdetaan klikkaamalla kentän nimeä ja valitsemalla hakuruudussa tilalle toinen kenttä. Maakoodi annetaan tekstinä, oletus on FI. Kenttien alla on rastikenttiä:
   • Alle 18-vuotiaille huoltaja maksajaksi: rastimalla kentän, laskun maksajaksi tulee opiskelijan huoltaja. Huoltajatieto tulee Opiskelijat-rekisterin huoltajataulukon riviltä, jossa on rastittuna kenttä Maksaja laskutuksessa.
   • Siirrä erittely riveittäin: Mahdollisuus siirtää laskutusrekisterin erittelyrivit Finvoicella. Siirto riveittäin vaatii erittelyriville tuotekoodin. Tämä muodostaa laskutiedoston erittelytaulukon mukaan.
   • Tallenna jokainen lasku omaan tiedostoonsa: Siirto tekeea oman tiedoston jokaisesta valitusta laskukortista. Tiedosto on nimetty Finvoice_yyyymmdd_hhmmss_juokseva numero. Sisältö jokaisessa laskussa on sama kuin yksittäin tehtynäkin.
2. Ohjelma avaa luettelon mahdollisista puutteista. Luettelon voi tulostaa.
3. Jos tietoja puuttuu, palataan takaisin ja täytetään puuttuvat tiedot Laskutus-rekisterin kenttiin, ja tehdään sitten siirto uudelleen.
4. Kun puutteita ei enää ole, avautuu Tallenna nimellä -ikkuna. Valitse tallennuspaikka ja klikkaa Tallenna.
5. Ohjelma ilmoittaa tallennuksen onnistuneen. Kuittaa vielä Ok-painikkeella.

Kun XML-muotoinen siirtotiedosto on muodostettu, sitä käsitellään erillisissä maksujärjestelmissä. Jos tiedostoa halutaan vielä tarkastella selaimessa, täytyy XML-tiedostojen rakenteen esittämistä varten hakea schema-tiedosto. Tämä on Primuksesta riippumaton toimenpide. Siirtotiedosto on kuitenkin jo valmis siirrettäväksi maksujärjestelmiin.

Schema muodostuu joukosta sääntöjä, jotka määrittävät halutunlaisen XML-dokumentin rakenteen. Myös Finvoicen tiedonsiirrossa muodostuva siirtotiedosto on XML-muotoinen, rakenteinen tiedosto. Schemat ja lisätietoa saa esim. W3C:n sivuilta sekä verkkolaskutukseen liittyen Finanssialan Keskusliiton Internet-sivuilta.