Wilma Noti

Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisteri

Kun olet hankkinut palvelun, varmista ensin, että Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisterissä on Läsnäolo (ei poissaolo) -kentän asetus oikein kaikilla korteilla:

• Kentässä tulee olla rasti läsnäoloa tarkoittavilla korteilla.
• Kentässä ei saa olla rastia poissaoloa tarkoittavilla korteilla.

Käytännöt saattavat vaihdeilla kouluissa, mitä tuntimerkintäluokituksia on käytössä ja mitkä niistä tarkoittavat todellista poissaoloa koulusta ja mitkä eivät.

Wilma Noti huomioi poissaoloina kaikki ne tuntimerkinnät, joilla Läsnäolo (ei poissaolo) -kenttää ei ole rastittuna.

Koulun tiedot -rekisteri

Ota Koulun tiedot -rekisterissä esille seuraavat kentät:

• Poissaolojen vuosiluokka
• Vuosiluokan poissaoloraja 1-5
• Seurantatapa
• Lauantaityöpäivä
• Loma alkaa
• Loma päättyy
• Lukuvuosi poissaolojen tarkastelujaksona (koskee vain 2. asteen oppilaitoksia)
• Kurssikohtaiset poissaolorajat (koskee vain 2. asteen oppilaitoksia)
• Kurssikohtainen seuranta (koskee yleensä vain 2. asteen oppilaitoksia)

Opiskelijat-rekisteri

• Poissaoloviestien määrä: Kentästä voi tarvittaessa tarkistaa, kuinka monta poissaoloseurantaviestiä opiskelijan osalta on lähetetty. Kentän sisältöä ei tule muokata itse.
• Poissaolojen lähetyspäivä 1: Kentästä näkee, milloin on lähtenyt viimeisin poissaoloseurannan viesti opiskelijalle.

Täytä Primukseen poissaoloseurantaan liittyvät asetukset alla olevan ohjeistuksen mukaisesti, ellei niitä ole siellä ennestään täytettynä. Sen jälkeen poissaoloilmoitukset ovat käytössä.

1. Täytä Poissaolojen vuosiluokka -kentän riveille jokaiselle vuosiluokalle oma rivinsä, eli esimerkiksi rivit 1-6. Jos kaikille vuosiluokille halutaan samat rajat, täytä 1. riville kenttään 0 ja jätä muut rivit täyttämättä.
2. Valitse Seurantatapa-kenttään, millä logiikalla poissaoloja halutaan seurata kunkin vuosiluokan osalta.
   • Perusopetuksessa oletustapa on "Lukuvuosi", ja tätä käytetään myös silloin, jos kenttä on tyhjänä.
   • Perusopetuksessa toinen vaihtoehto on "Jatkuva seuranta (12 vk)". Kun se on valittuna, seurataan poissaoloja juoksevasti aina edellisen 12 viikon ajalta.
   • Huom. Seurantatapa-kenttä vaikuttaa myös poissaoloviestin termistöön. Vaihtoehdoilla "Lukuvuosi" ja "Jatkuva seuranta (12 vk)" käytetään perusopetuksen termistöä (oppilas ja luokanopettaja/valvoja) ja vaihtoehdolla "Jakso" käytetään 2. asteen termistöä (opiskelija ja ryhmänohjaaja).
3. Täytä Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttiin halutut poissaolorajat tunteina (esim. 19).
   • Jos kaikille vuosiluokille halutaan samat rajat, täytä vain 1. riville Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttiin halutut poissaolorajat. Varmista myös, että Poissaolojen vuosiluokka -kentässä on 1. rivillä täytettynä 0.
   • Huom. Jos oppitunnin pituus on muu kuin 45 minuuttia, tulee tämä huomioida poissaolorajoissa. Esimerkki: oppitunnin pituus on normaalisti 45 minuuttia, ja poissaolorajaksi on määritetty 50 tuntia. Jos oppitunnin pituus on 60 minuuttia, niin suhteessa vastaava poissaoloraja olisi 37 tai 38 tuntia. Jos taas oppitunnin pituus on 75 minuuttia, tulisi tässä tapauksessa vastaava poissaoloraja olisi 30.

Kuvan esimerkkimäärityksillä esim. 3.-luokkalaisen poissaoloista tulee ensimmäinen ilmoitus, kun poissaoloja on kertynyt 22 tuntia, ja toinen ilmoitus, kun poissaoloja on kertynyt 43 tuntia jne.

Loma-ajat ja lauantaityöpäivät

Jos Seurantatapa-kenttään on valittu "Jatkuva seuranta (12 vk)", täytä kenttiin Loma alkaa ja Loma päättyy kaikkien lukuvuoden aikana olevien lomien alkamis- ja päättymispäivät. Täytä myös mahdolliset launtaityöpäivät Launtaityöpäivä-kenttään. Näin poissaoloseurannassa osataan jättää huomioimatta nämä ajankohdat:

• Jos esimerkiksi viikon syysloma osuu edellisen 12 viikon ajalle, poissaoloseurannassa hypätään sen yli ja lasketaan poissaolot todellisten koulupäivien osalta edelliseltä 12 viikolta.
• Vastaavasti jos edellisen 12 viikon aikana on ollut jokin lauantaityöpäivä, osataan myös sen osalta huomioida mahdolliset poissaolot.

Täytä Primukseen poissaoloseurantaan liittyvät asetukset alla olevan ohjeistuksen mukaisesti, ellei niitä ole siellä ennestään täytettynä. Sen jälkeen poissaoloilmoitukset ovat käytössä.

1. Jos kaikille vuosiluokille halutaan samat rajat, täytä Poissaolojen vuosiluokka -kentän 1. riville 0 ja jätä muut rivit täyttämättä. Jos halutaan jokaiselle vuosiluokalle oma rivinsä, täytä kenttään jokaiselle vuosiluokalle oma rivinsä, esimerkiksi rivit 1-3.
2. Valitse Seurantatapa-kenttään, millä logiikalla poissaoloja halutaan seurata kunkin vuosiluokan osalta.
   • Lukiossa ja ammatillisessa opetuksessa käytetään yleensä vaihtoehtoa "Jakso". Kun tämä on on valittuna, seurataan poissaoloja jaksottain Koulun tiedot -rekisterin Jaksot alkavat- ja Jaksot päättyvät -kenttien päivämäärien perusteella.
   • Jos "Jakso" on valittuna seurantatavaksi mutta lisäksi on rastittuna kenttä Lukuvuosi poissaolojen tarkastelujaksona, niin tällöin poissaoloja seurataan Lukuvuosi alkaa- ja Lukuvuosi päättyy -kenttien päivämäärien perusteella eikä Jaksot alkavat- ja Jaksot päättyvät -kenttien päivämäärien perusteella. Tämä tapa on tarkoitettu 2. asteen oppilaitoksille, jotka haluavat käyttää lukuvuoden aikaväliä poissaolojen seurantaan.
   • Huom.Seurantatapa-kenttä vaikuttaa myös poissaoloviestin termistöön. Vaihtoehdoilla "Lukuvuosi" ja "Jatkuva seuranta (12 vk)" käytetään perusopetuksen termistöä (oppilas ja luokanopettaja/valvoja) ja vaihtoehdolla "Jakso" käytetään 2. asteen termistöä (opiskelija ja ryhmänohjaaja).
3. Täytä Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttiin halutut poissaolorajat tunteina (esim. 19).
   • Jos Poissaolojen vuosiluokka -kentässä on täytettynä 0, täytä Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttään 1. riville halutut poissaolorajat (ks. esimerkkikuvan ylempi esimerkki).
   • Jos taas Poissaolojen vuosiluokka -kenttään on täytetty jokaiselle vuosiluokalle oma rivinsä, täytä vastaavasti Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttään jokaiselle vuosiluokalle omat rajansa (ks. esimerkkikuvan alempi esimerkki).
   • Jos halutaan vain yksi poissaoloraja käyttöön, tulee täyttää sopiva tuntimäärä Vuosiluokan poissaoloraja 1 -kenttään ja laittaa Vuosiluokan poissaoloraja 2-5 -kenttiin jokin raja, joka ei koskaan ylity, esim. 999.
   • Huom. Jos oppitunnin pituus on muu kuin 45 minuuttia, tulee tämä huomioida poissaolorajoissa. Esimerkki: oppitunnin pituus on normaalisti 45 minuuttia, ja poissaolorajaksi on määritetty 50 tuntia. Jos oppitunnin pituus on 60 minuuttia, niin suhteessa vastaava poissaoloraja olisi 37 tai 38 tuntia. Jos taas oppitunnin pituus on 75 minuuttia, tulisi tässä tapauksessa vastaava poissaoloraja olisi 30.

Kuvan esimerkkimäärityksillä poissaoloista tulee ensimmäinen ilmoitus, kun poissaoloja on kertynyt 15 tuntia, ja toinen ilmoitus, kun poissaoloja on kertynyt 25 tuntia jne. Kuvassa näkyy lisäksi opintojakso-/kurssikohtaisen seurannan määritys eli rajat 3 ja 5. Kun nämä rajat ylittyvät yksittäisen opintojakson/kurssin osalta, tulee ilmoitus poissaoloista.

Opintojakso-/kurssikohtainen seuranta

Jos haluatte opintojakso-/kurssikohtaisen seurannan käyttöön, ottakaa yhteyttä konsultointiimme. Näin voimme auttaa toiminnon käyttöönotossa. Opintojakso-/kurssikohtaista seurantaa ei voi ottaa käyttöön ilman, että Wilma Noti on hankittuna.

Lukiossa ja ammatillisessa koulutuksessa voidaan jaksokohtaisen poissaoloseurannan rinnalla käyttää opintojakso-/kurssikohtaista seurantaa seuraavasti:

1. Täytä Kurssikohtaiset poissaolorajat -kenttään pilkulla erotettuna haluamasi rajat, esimerkiksi "3,5". Jos rajoja on vain yksi, täytä se kenttään ilman pilkkua, esimerkiksi "3". Huom. Kenttään voi laittaa korkeintaan kaksi rajaa.
2. Jos jollain opintojaksolla/kurssilla on tavanomaista suuremmat poissaolorajat esim. laajuuden vuoksi, niin tällöin voi ottaa Kurssit-rekisterissä esiin Kurssikohtaiset poissaolorajat -kentän ja täyttää kyseiselle opintojaksolle/kurssille em. kenttään pilkulla erotettuna halutut rajat. Nämä rajat yliajavat Koulun tiedot -rekisteriin kirjatut rajat.
3. Jos jonkin opintojakson/kurssin osalta halutaan jättää poissaoloseuranta kokonaan pois, tulee Arviointi-rekisterissä rastia kyseisen opintojakson/kurssin kortille kenttä Älä huomioi poissaoloseurannassa. Tällaisia opintoja voivat olla esimerkiksi ryhmänohjauksen arviointikirjat tai opiskelijakunnan hallituksen arviointikirja, jos sellaisia on käytössä.

Jos jostain syystä haluttaisiin käyttää pelkkää opintojakso-/kurssikohtaista seurantaa ilman tavallista poissaoloseurantaa, täytä poissaolotaulukkoon Poissaolojen vuosiluokka -kenttään 0 ja Vuosiluokan poissaoloraja 1 -kenttään jokin todella iso luku, esimerkiksi 999.

Muuta huomioitavaa opintojakso-/kurssikohtaisen seurannan osalta

• Jos arviointikirja on toimeenpantu, sitä ei huomioida poissaoloseurannassa.
• Jos arviointikirjalla ei ole täytettynä Kurssi-kenttään kurssia, sitä ei huomioida poissaoloseurannassa.

Poissaoloista lähetetään kahdenlaisia ilmoituksia:

• Kuukausittainen poissaolokooste, joka lähetetään kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä. Ilmoitus lähetetään, vaikka poissaoloja ei olisi kertynyt lainkaan.
• Erillinen ilmoitus aina, kun jokin poissaoloraja on ylittynyt (ilmoituksen sisältö ja vastaanottajat riippuvat siitä, onko kyseessä rajan 1-2 vai 3-5 ylitys).

Alla olevasta taulukosta näet erityyppisten ilmoitusten vastaanottajat.

Opettaja, jolle ilmoitus lähtee, on opiskelijan luokanvalvoja eli Luokat-rekisterissä Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-kenttään merkitty opettaja.

Rehtori, jolle ilmoitus lähtee, on Koulun tiedot -rekisterissä Rehtori/koulun johtaja (Opettaja) -linkkikenttään merkitty rehtori.

Erityisopettaja saa ilmoituksen vain, jos hänet on merkitty Opiskelijat-rekisterissä opiskelijan kortille Erityisopettaja-kenttään.

Opintojakso-/kurssikohtaisen seurannan ilmoitukset

Opintojakso-/kurssikohtaisen seurannan osalta ilmoitus lähtee aina Kurssikohtaiset poissaolorajat -kenttään määritettyjen rajojen ylittyessä. Ilmoitus lähtee opiskelijalle ja hänen huoltajalleen (jos huoltajalla on pääsy Wilmaan) sekä arviointikirjalle merkitylle opettajalle.