Kansalliset poissaololuokitukset ja poissaoloseuranta (2023 uudistus)

Alla olevassa taulukossa on kuvattuna viisi kansallista poissaololuokitusta, jotka tulee ottaa käyttöön Primuksessa (ohje taulukon alla).

Kansallinen luokitus	Kuvaus	Luokitus Primuksessa
Terveydellisiin syihin liittyvä poissaolo	Oppilas on fyysisesti poissa koulusta (sairaana, fyysiseen ja/tai psyykkiseen terveydenhoitoon liittyvä tapahtuma / vastaanottokäynti, esim. hammaslääkäri, terapia tai leikkaus). Kirjauksen voi tehdä huoltaja tai opettaja huoltajan ilmoituksen perusteella.	(Poissa) Terveydelliset syyt
Ennalta anottu vapaa	Huoltajan ennalta anoma vapaa, myös yksittäiset oppitunnit ja koulupäivät (lomamatka, harrastukseen liittyvä poissaolo, etävanhemmalla). Opettaja kirjaa poissaolon huoltajan ilmoittaman tiedon/anomuksen perusteella.	(Poissa) Anottu vapaa
Muu selvitetty poissaolo	Käytetään vain niissä tapauksissa, kun poissaolo ei kuulu mihinkään muuhun kategoriaan (esim. POL36§, omaehtoinen karanteeni, odottamaton perhetilanne). Huoltajan tai opettajan kirjaus.	(Poissa) Muu selvitetty poissaolo
Luvaton poissaolo (selvitetty)	Huoltajan tai opettajan selvittämä luvattomaksi luokiteltu poissaolo (pinnaus tai yli oppitunnin kestävä myöhästyminen)	(Poissa) Luvaton poissaolo, selvitetty
Selvittämätön poissaolo	Koululla ei ole tietoa, miksi lapsi on poissa. Poissaolo voidaan opettajan tai huoltajan toimesta selvittää ja merkinnän luokitusta voidaan muuttaa.	(Poissa) Selvittämätön poissaolo

Luokitusten kirjaaminen Primukseen

Alla on ohjeistettu, kuinka voit yhdistää Primuksen Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisterissä olemassa olevien poissaololuokitustenne rekisterikortit kansallisiin poissaololuokituksiin. Käytössänne olevat luokitukset kannattaa muokata vastaamaan kansallisia poissaololuokituksia, elleivät ne ole jo ennestään yhdenmukaiset. Mahdolliset puuttuvat luokitukset voi luoda uusina, jos tähän asti ei ole ollut lainkaan käytössä jotain kansallisen luokittelun mukaista luokitusta.

Vaihtoehtoinen tapa on luoda rekisteriin kokonaan uudet 5 rekisterikorttia, yhdistää niihin kansalliset luokitukset ja ottaa nämä poissaololuokitukset käyttöön vanhojen poissaololuokitustenne tilalle. Kesken lukuvuoden ei tosin kannata arkistoida jo lukuvuoden aikana käytössä olleita luokituksia, eli jos päädyt luomaan uudet rekisterikortit, älä arkistoi vanhoja rekisterikortteja kesken lukuvuoden. Suosittelemme kuitenkin uusien korttien luomisen sijasta käyttämään olemassa olevia kortteja.

1. Avaa Primuksessa Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisteri.
2. Täytä ja tallenna jokaiselle poissaoloa tarkoittavalle luokitukselle (= rekisterikortille) oikea vaihtoehto Luokitus analytiikassa -kentän ensimmäiselle riville. Käytettävät vaihtoehdot ja niitä vastaavat kansalliset luokitukset näet yllä olevasta taulukosta. Viereisen kuvan esimerkissä on valittu oikea luokitus Ennalta anottu vapaa -luokitukselle.
3. Suosittelemme käyttämään kansallista luokituksen nimeä myös rekisterikortin kentissä Lyhyt nimi ja Selite.
4. Jos terveydellisiin syihin liittyvän poissaolon luokituksella on rastittuna kenttä Salli lisätiedon kirjaus selvitykselle, suosittelemme ottamaan rastin pois päältä. Mahdollisuus lisätietojen kirjaamiselle terveydellisiin syihin liittyviin poissaoloihin estetään Wilmasta tulevaisuudessa joka tapauksessa, sillä terveyteen liittyviä tietoja ei tule kirjata järjestelmään.
5. THL-luokitus -kenttää ei tarvitse täyttää. Se on jäänyt tarpeettomaksi Luokitus analytiikassa -kentän käyttöönoton myötä.

Lisätietoa tuntimerkintätoiminnosta löytyy ohjeesta Tuntimerkintätoiminnon asetukset.

Rehtorille on tarjolla poissaolo- ja reagointiraportti, jonka avulla hän voi seurata oppilaiden poissaolomääriä ja tukea opettajaa poissaolojen puheeksi ottamisessa. Tulosteelta näkee myös, onko luokanvalvoja reagoinut poissaoloihin eli täyttänyt varhaisen puuttumisen reagointilomakkeen. Tuloste otetaan käyttöön Opiskelijat-rekisterissä.

• Poissaolo- ja reagointiraportti rehtorille

Varhaisen puuttumisen reagointilomakkeella esim. luokanvalvoja voi kirjata, tarvitaanko oppilaan poissaolojen vuoksi jatkotoimenpiteitä vai ei. Jos tarvitaan, pidetään monialainen yhteistyöpalaveri. Lomakkeen tiedot tallentuvat Pedagogiset asiakirjat -rekisteriin.

• Varhaisen puuttumisen reagointilomake

Jos varhaisen puuttumisen reagoinnissa on kirjattu tarve jatkotoimenpiteille, kootaan monialainen asiantuntijaryhmä (MAR), jotta tilanteesta saadaan keskusteltua yhteisesti ja siitä voidaan tehdä kokonaisvaltainen kartoitus.

Tähän tarkoitukseen voi käyttää opiskelijakohtaisen muistion lomaketta, tai tarvittaessa siitä voi luoda Primukseen oman version ja tehdä siihen muutoksia, jos sellaisille on tarvetta. Lomakkeen tiedot tallentuvat Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin.

• Opiskelijakohtainen muistio

Poissaoloilmoitukset sisältyvät maksulliseen Wilma Noti -lisäpalveluun. Ks. lisätietoa palvelusta.

Perusopetuslain mukaan opetuksen järjestäjän tulee ennaltaehkäistä sekä suunnitelmallisesti seurata ja puuttua poissaoloihin. Kun poissaoloilmoitukset ovat käytössä, huoltajat saavat ilmoitukset poissaoloista automaattisesti Wilma-viestinä. Ilmoitukset lähtevät myös oppilaalle sekä hänen luokanvalvojalleen.

Palvelun käyttöönotto

Kun palvelu on hankittu, tulee poissaolorajat kirjata Primukseen (ellei niitä ole siellä ennestään kirjattuna). Sen jälkeen poissaoloilmoitukset ovat käytössä.

1. Avaa Primuksen Koulun tiedot -rekisteri ja ota esille Poissaolojen vuosiluokka -kenttä sekä Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kentät.
2. Täytä kenttiin jokaiselle vuosiluokalle oma rivinsä. Täytä Poissaolojen vuosiluokka -kenttään vuosiluokan numero (esim. 1) ja Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttiin halutut poissaolorajat tunteina (esim. 19).
   • Jos kaikille vuosiluokille halutaan samat rajat, täytä taulukkoon vain yksi rivi: täytä Poissaolojen vuosiluokka -kenttään 0 ja Vuosiluokan poissaoloraja 1-5 -kenttiin halutut poissaolorajat.

Kuvan esimerkkimäärityksillä esim. 3.-luokkalaisen poissaoloista tulee ensimmäinen ilmoitus, kun poissaoloja on kertynyt 22 tuntia, ja toinen ilmoitus, kun poissaoloja on kertynyt 43 tuntia jne.

Ilmoitukset

Poissaoloista lähetetään kahdenlaisia ilmoituksia:

• Kuukausittainen poissaolokooste, joka lähetetään kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä. Ilmoitus lähetetään, vaikka poissaoloja ei olisi kertynyt lainkaan.
• Erillinen ilmoitus aina, kun jokin poissaoloraja on ylittynyt (ilmoituksen sisältö ja vastaanottajat riippuvat siitä, onko kyseessä rajan 1-2 vai 3-5 ylitys).

Alla olevasta taulukosta näet erityyppisten ilmoitusten vastaanottajat.

Ilmoitus	Huoltaja	Oppilas	Opettaja	Rehtori	Erityisopettaja
Kuukausittainen poissaolokooste	x	x	x
Poissaoloraja 1-2 ylittynyt	x	x	x
Poissaoloraja 3-5 ylittynyt	x	x	x	x	x

Opettaja, jolle ilmoitus lähtee, on opiskelijan luokanvalvoja eli Luokat-rekisterissä Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-kenttään merkitty opettaja.

Rehtori, jolle ilmoitus lähtee, on Koulun tiedot -rekisterissä Rehtori/koulun johtaja (Opettaja) -linkkikenttään merkitty rehtori.

Erityisopettaja saa ilmoituksen vain, jos hänet on merkitty Opiskelijat-rekisterissä opiskelijan kortille Erityisopettaja-kenttään.

Wilmassa poissaolojen tilastointi koulutasolla on käytössä niillä henkilöillä, joille on annettu Oikeus muokata kaikkien tuntimerkintöjä. Oikeus annetaan joko opettaja- tai henkilökuntarekisterissä.

Oppilaiden lukumäärä luokka-asteittain

Oppilasmäärät luokka-asteittain selviävät klikkaamalla Opiskelijat-sivulta linkkiä Tuntimerkinnät luokka-asteittain. Luokka-asteen numeron perässä on pienemmällä tekstillä kyseisen luokka-asteen oppilasmäärä. Saman tiedon voi ottaa Primuksen puolelta Jakaumat-toiminnolla: Avaa opiskelijarekisteri ja etsi Luokka-aste/vuositaso -kenttä. Klikkaa kenttää hiiren 2. painikkeella ja valitse Tee jakauma.

Poissaolotuntien lukumäärät luokituksittain ja luokka-asteittain

Poissaolomäärät luokka-asteittain selviävät klikkaamalla Opiskelijat-sivulta linkkiä Tuntimerkinnät luokka-asteittain.

Poissaolleiden lukumäärä luokka-asteittain

Poissaolleiden lukumäärä käy ilmi Primuksen poissaoloyhteenvedosta.

1. Hae opiskelijarekisterissä esille kaikki 1. luokan oppilaat.
2. Valitse sitten Toiminnot / Koosteet / Tuntimerkintöjen yhteenveto, ja avaa Wilman merkinnät -välilehti.
3. Rasti ruudun vasemmasta alanurkasta ne luokitukset, jotka tarkoittavat poissaoloa (ei esim. myöhästymisiä).
4. Rasti myös Poista tyhjät opiskelijarivit, jolloin yhteenvetoon tulevat mukaan vain ne oppilaat, joilla on merkintöjä.
5. Yhteenvedon ryhmittely -kohtaan valitaan "THL luokitus".