Exempel på Primus användargrupper och rättigheter

En teknisk huvudanvändare är en person som ansvarar för programmens installering, uppdatering, säkerhetskopiering och annat som har att göra med programmens smtp- och sms-servrar osv. En teknisk huvudanvändare kan vara någon från t.ex. kommunens it-stöd, skolkansliets it-stöd eller också en utomstående tjänsteleverantör. Den tekniska huvudanvändaren använder inte nödvändigtvis Visma InSchools program själv och behöver inte känna till arbetsprocessen i skolan. Den tekniska huvudanvändaren ser inte uppgifterna i programmen (studerandeuppgifterna, läraruppgifterna osv.)

Den tekniska huvudanvändaren ska ha tillträde till följande register:

• Information om skolan: bearbetningsrätt i de fält som har att göra med smtp- och sms-inställningar samt fält som har att göra med Wilma.
• Säkerhetskopiering: alla rättigheter
• Felmeddelande: alla rättigheter
• Meddelandekö: alla utom "Rätt att se alla fält". Ge enskild rätt till de olika fälten för varje register. Närmare information om läs- och skrivrättigheter för fälten finns i anvisningen Användargrupper och användarrättigheter i Primus och Wilma.
• PrimusQuery-överföringar: alla rättigheter

Huvudanvändaren är en person som ansvarar för andra användares rättigheter och för att ta i bruk olika funktioner. Huvudanvändaren ansvarar också för skolornas gemensamma saker: underhållet av fältinställningar, gemensamma utskrifter och gemensamma register (kurstyper, vitsordsdefinitioner osv.). I kommuner med MultiPrimus arbetar huvudanvändaren vanligtvis på skolkansliet. Det är bra om huvudanvändaren också har en arbetsgrupp som han/hon kan diskutera med om hurdana funktioner skolorna ska använda, för vilka persongrupper de ska vara, inom vilka tidsramar uppdateringarna görs osv.

Huvudanvändarna ska ha omfattande rättigheter:

• Fulla rättigheter i Primus
• Ett kryss i fältet Rätt att använda Wilmas underhållsfunktioner i Lärarregistret och i Personalregistret.

I MultiPrimus har alla utskrifter en ägare. Som standard ser Primus-användarna den egna skolans utskrifter och alla gemensamma utskrifter. Det lönar sig att ge huvudanvändaren Studeranderegistrets Rätt att se alla skolors utskrifter.

Om huvudanvändaren inte ansvarar för säkerhetskopieringen ska han/hon inte ha rätt att radera eller återställa säkerhetskopior, men kan fortfarande ha rätt att ta (egna, extra) säkerhetskopior.

Det lönar sig att ge Tillträde till fälteditorn endast åt huvudanvändaren!

På skolverket finns de personer som ska ha tillgång till alla skolors uppgifter på en och samma gång. Skolverket ser inte elevernas vitsord, frånvaro o.d. utan de använder Primus främst för att få fram statistik, överföra information, överföra elever och sköta olika sökprocesser.

Personer som hör till skolverket ska inte har något ifyllt i fältet Hemskola. På så sätt ser de uppgifter om alla de skolor som hör till kommunens MultiPrimus. I fältet Fältens placering från skolan ska det vara grundskolornas placering.

I Primus kan man göra extra "virtuella skolor" som administrationen använder vid behov. Det kan gälla t.ex. elever som får hemundervisning, som går i skolan i en annan kommun, som går i privatskolor osv. Med hjälp av den virtuella skolan kan skolverket också följa med dessa elevers antal och läroplikt.

Skolverket ska ha tillträde och bearbetningsrätt åtminstone i följande register:

• Studerande
• Lärare
• Sökande
• Vikarier
• Personal
• Fakturering
• Information om skolan
• Register som hör till Morgon- och eftermiddagsverksamheten
• Register som hör till Skolskjuts
• Språk och Kommuner

Man kan ge tillträde och bearbetningsrätt till andra register beroende på vad personerna behöver i sitt arbete. Rättighet att radera och återställa samt sådant som har att göra med fälteditorn lönar det sig att lämna bort.

Skolverket ska inte ha följande rättigheter i studeranderegistret:

• Rätt att se alla fält
• Rätt att ändra alla fält
• Alla rättigheter som berör läroplanen, prestationer, val och frånvaro.
• Alla rättigheter som berör "Prestationsrutan" och "Wilmas anteckningar" (längst ner i listan).

I studeranderegistret väljer man, enskilt för varje fält, vilka studerandeuppgifter som skolverket får se och vilka de inte får se. Ställ in de fält som får visas i inställningarna för grundskolan.

Till kansliets grupp hör bl.a. skolsekreterarna, studiesekreterarna, koordinatorerna och andra personer som jobbar på en eller flera skolor. Ge gruppen sådana rättigheter att de regelbundet kan se och ändra de saker som hör till deras arbete.

En mycket viktig sak för kansliets användare är att de har möjlighet att öppna direkttjänst. Den här rättigheten lönar det sig alltid att ge.

Kansliet ska ha tillträde och bearbetningsrätt till de register som deras egen skola regelbundet använder och uppdaterar samt till sådana register som har registerkort som till största delen är skolans egna, t.ex.

• Studeranderegister (innehåller vårdnadshavare), Lärarregister, Personalregister, Vikarier, Sökande, Styrelse/Direktion
• Salregister, Bedömning, Klasser, Disciplinära åtgärder, Fakturering
• Underhållregister: Information om skolan

I dessa register ger man sådana rättigheter att användaren kan sköta sina uppgifter, men så att han/hon inte, i misstag, kan göra stor skada - i praktiken lönar det sig att lämna bort:

• Rätt att radera registerkort
• Radera utskrifter
• Tillträde till fälteditorn
• Rätt att radera dataöverföringar
• Rätt att ordna mångradiga fält
• Rätt att återställa ändrade uppgifter
• Rätt att radera alla prestationer
• Rätt att radera från utskriftsarkivet
• Rätt att radera bilagor

Endast tillträde (läsrätt) kan man ge till de register vars registerkort är gemensamma för flera skolor, t.ex. Kurser, Läroplaner, Vitsordsdefinitioner, Kurstyper och Klassificering av lektionsanteckningar.

För de personer i kansliet som använder Wilma lönar det sig också att ge

• I Personalregistret::
  • Rätt att se alla studerandes uppgifter i Wilma
  • Rätt att upprätta officiella förfrågningar
  • Rätt att sända meddelanden till alla grupper
  • Rätt att sända e-post i Wilma
  • Rätt att sända textmeddelanden i Wilma
  • Wilmas anslagstavla: Lägg till och bearbeta alla
  • Befattning vid skolan: skolsekreterare
• I registret Användargrupper:
  
  • Bedömningsregistrets rättighet Rätt att se alla bedömningslistor.

Framför allt i stora kommuner finns det personer som fungerar som stöd för de olika skolnivåerna. Stödpersonen ansvarar t.ex. för lågstadiernas eller för gymnasiernas ärenden. Han/hon deltar i ändringarna av läroplaner, utskrifter och elektroniska blanketter samt planerar fältinställningar och användningen av egenskaper tillsammans med huvudanvändaren.

Stödpersonerna ska ha samma rättigheter som personerna i kansligruppen, men stödpersonen kan också ha tillträde och bearbetningsrätt till viktigare gemensamma register, t.ex.

• Vitsordsdefinitioner, Vitsordsskalor, Medeltalsdefinitioner, Kurstyper, Kurser, Läroplaner, Lärarens övriga anteckningar och Klassificering av lektionsanteckningar..
• Blanketteditor
• Användarnamn (=användarnamn till Primus)
• Wilmas användarnamn. Tillträde behövs främst för att kunna reda ut problemsituationer och för att skapa användarnamn åt sådana personer som inte har en egen e-postadress.

Man ska dessutom ge tillträde och bearbetningsrätt till de register som den specifika skolnivån använder, t.ex. Morgon- och eftermiddagsverksamhet och Skolskjuts för lågstadieskolorna.

Till ledningsgruppen hör skolans administrativa personal: rektorer, skoldirektörer, biträdande rektorer, enhetens/linjens föreståndare osv. Denna grupp ansvarar också oftast för sin egen skolas/enhets schemaläggning, för att uppgifterna i programmen är korrekta och för att personalregistrens uppgifter skyddas och används på ett professionellt sätt.

• Ledningen ska ha tillträde och läsrätt till alla de register som skolan använder.
• Tillträde och bearbetningsrätt ger man till samma register som kansligruppen har.
• Ledningen ska också ha fulla rättigheter till Kurre om skolan använder programmet.
• I skolor som använder Wilma ska ledningen ha följande rättigheter i studeranderegistret och personalregistret:
  
  • Rätt att se alla studerandes uppgifter i Wilma
  • Rätt att upprätta officiella förfrågningar
  • Rätt att sända meddelanden till alla grupper
  • Rätt att sända e-post i Wilma
  • Rätt att sända textmeddelanden i Wilma
  • Wilmas anslagstavla: Lägg till och bearbeta alla
  • Befattning vid skolan: rektor

I MultiPrimus lönar det sig att lägga till utskriftsgrupper i registret Användargrupper. Med hjälp av utskriftsgrupperna kan man skilja åt t.ex. utskrifterna som används i lågstadierna med dem som används i högstadierna. De personer som jobbar i högstadiet ser då inte utskrifterna som används i lågstadiet.

I grundskolorna och i gymnasiet räcker det oftast med följande utskriftsgrupper:

• Utskrifter: lågstadieskolorna
• Utskrifter: grundskolorna
• Utskrifter: högstadieskolorna
• Utskrifter: gymnasierna

I yrkesutbildningen kan man använda bl.a. följande utskriftsgrupper:

• Utskrifter: utbildning för unga
• Utskrifter: utbildning för vuxna
• Utskrifter: läroavtal

Närmare information om utskrifternas användargrupper finns i anvisningen Utskrifternas användarrättigheter och användargruppar.