Wilma-meddelanden

Alla användargrupper kan skicka och ta emot Wilma-meddelanden.

• Lärare kan skicka meddelanden till studerande i sina egna undervisningsgrupper eller klassen de är klassföreståndare för, samt till vårdnadshavarna för dessa studerande och till andra lärare och övrig personal. Om fältet Rätt att sända meddelanden till alla grupper är ikryssat i Lärare-registret, kan de också skicka meddelanden andra lärares grupper på fliken Andra lärares på sidan Grupper i Wilma. Via Studerande-sidan kan läraren dessutom skicka ett meddelande till enskilda studerande.
• Enligt standardinställningarna kan studerande skicka meddelanden till lärare, övrig personal och till sina vårdnadshavare. Om fältet Studerande får sända meddelanden till varandra är ikryssat i Information om skolan-registret, kan studerande även skicka meddelanden till varandra. Om studerandena därtill har rätt att se klasser och studerandelistor på sidan Studerande, kan de skicka meddelanden till varje studerande i skolan. Dölj klassernas studerandelistor för studerandena genom att kryssa i fältet Göm studerandelistan i Wilma för studerande i Klasser-registret i Primus. Studerandena kan då skicka meddelanden till studerande i andra klasser, förutom studerandena i de dolda klasserna.
• Vårdnadshavare kan skicka meddelanden till lärare, sina barn och sina barns andra vårdnadshavare.

Wilmas meddelandemappar håller ordning och reda på dina meddelanden. På en sida visas max. 100 meddelanden. Klicka på pilarna för att byta sida.

Du hittar alla dina mottagna meddelanden på Inbox-fliken. Arkivera ett meddelande genom att öppna meddelandet och klicka på Arkivera.

Om du håller på att skriva ett meddelande och väljer Spara utkast, sparas det halvfärdiga meddelandet på Utkast-fliken.

På fliken Arkiv visas alla arkiverade meddelanden. Om du har ett flertal meddelanden i din inbox, lönar det sig att radera meddelanden som inte behövs och arkivera resten. Kryssa i de meddelanden som du vill radera eller arkivera och klicka sedan på Radera valda eller Arkivera valda.

Du kan radera ett meddelande genom att öppna meddelandet och välja Funktioner / Radera din egen kopia. Du kan också radera flera meddelanden på en gång genom att kryssa i de meddelandena på Inbox-fliken och klicka på Radera valda.

Du kan skapa ett nytt meddelande antingen genom att klicka på Skriv ett nytt meddelande på sidan Meddelanden eller genom att klicka på kuvertet på Grupper-, Studerande- eller Lärare-sidan. Se närmare instruktion om hur man väljer mottagare och använder färdiga sökrutiner och postlistor.

Skriv rubriken och meddelandets innehåll i textfälten. Välj mottagare genom att klicka på Välj mottagare.

Med knapparna ovanför textfältet kan du bearbeta texten, skapa listor eller lägga till emojis. Då du för markören på en funktionsknapp, får du fram funktionens beskrivning. Obs! Funktioner, såsom tabeller eller listor, fungerar för tillfället inte ordentligt i Wilma-appen. Det lönar sig alltså att noggrant överväga eller helt hållet undvika att använda dem, för meddelandets mottagare kan nödvändigtvis inte se innehållet i Wilma-appen på det sättet som det är avsett. I Wilmas webbläsarversion syns dessa formateringar som de ska när man läser ett meddelande.

Maxantalet tecken i ett meddelande är 20 000. Också formateringar, tabeller osv. räknas som tecken.

I meddelandet kan du inkludera en länk till en Wilma-blankett som du vill mottagaren ska fylla i. Skriv ditt meddelande, måla den text eller det ord du vill koppla blanketten till och klicka sedan på länk-ikonen. I rutan som öppnas ska Protokoll vara "Muu" eller "Annan". I adressfältet intill skriver du in /forms/xxx, och i stället för "xxx" anger du blankettens kortnummer.

Skickade meddelanden sparas på Utgående-fliken på Intern post-sidan.

Sammandrag över mottagarna

När man skriver ett meddelande i Wilma, visas notifikationen Sammandrag över mottagarna i nedre kanten, om man har valt flera olika typer av mottagare till meddelandet (t. ex. vårdnadshavare och alla studerande i en viss grupp). När man för musmarkören över notifikationen, visas ett sammandrag över mottagarna som har valt till meddelandet. Med hjälp av det kan man lätt kontrollera att man håller på att skicka ett meddelande till precis den mottagargruppen som man vill. Detta hjälper också att undvika att man i misstag skickar ett meddelande till felaktiga mottagare. Man behöver inte kontrollera sammandraget men det rekommenderas åtminstone när meddelandet ska skickas till en större mottagargrupp. I samband med notifikationen visas en triangel som är till för att fästa uppmärksamhet, dvs. det betyder nödvändigtvis inte att man har valt fel mottagare. Avsändaren är alltid ansvarig för att kontrollera mottagarna.

Sammandraget visar inte mottagarnas namn utan typer och antal. Det kan visa t.ex. "Lärare: 5 personer" och "Gruppens alla studerande: 2 grupper". Ett sådant sammandrag skulle betyda att meddelande ska skickas till fem olika lärare och alla studerande i två olika grupper. Om man som mottagare har valt någon av Primus sökrutiner, t.ex. "tyskastuderande på åk 8", står det "Studerandegrupper (Primus sökrutiner): 1 grupp" i sammandraget. Då ser man alltså vilken persongrupp sökrutinen handlar om, men inte exakt vad rutinen heter.

För vårdnadshavarnas del står det t.ex. "Vårdnadshavare: 4 personer" i sammandraget, om man genom att klicka på vårdnadshavarnas namn har valt 4 vårdnadshavare som mottagare. Om man däremot har valt vårdnadshavare genom att t.ex. vid tre olika studeranden klicka på Vårdnadshavare-knappen, står det "Studerandens alla vårdnadshavare: 3 studerande" i sammandraget, vilket betyder att meddelandet ska skickas till alla vårdnadshavare för tre olika studerande.

Lärare och övrig personal kan ställa in när meddelanden ska skickas i Wilma. Du kan skriva meddelandet färdigt och skicka det, men meddelandet skickas till mottagaren först på det klockslag som du har angett på förhand. Kryssa i fältet Rätt att sända tidsinställd post i Wilma i Primus för personer som ska ha rätt att skicka tidsinställda meddelanden. Du hittar fältet i Lärare- och Personal-registren.

Meddelandet tidsinställs på Wilmas postfunktionssida genom att kryssa i fältet Ställ in sändningstidpunkt och ange önskat avsändningsdatum och klockslag. Välj datum i kalendern eller skriv in det i formatet 15.2.2019. Ange klockslag i formatet 16:30. Skicka meddelandet i vanlig ordning med Sänd-knappen. Mottagarna ser inte meddelandet före den förinställda tidpunkten. Också de omedelbara beskeden om ett nytt meddelande levereras först på det angivna klockslaget. Avsändaren ser meddelandet genast i Utgående-mappen, även om meddelandet inte ännu har levererats till mottagaren.

Du kan återkalla ett skickat meddelande (och radera meddelandet också hos mottagarna) genom att öppna meddelandet på Utgående-fliken och välja Svarsfunktioner / Återkalla meddelandet.

Studerande och vårdnadshavare kan återkalla ett meddelande om ingen av mottagarna har läst det.

Lärare och personal kan även återkalla lästa meddelanden. Observera dock att om någon har redan svarat på meddelandet, försvinner också svaren när meddelandet återkallas. Wilma visar antalet svar i rutan som visas när meddelandet återkallas.

Lärare och personal kan följa upp hur många av mottagarna har läst eller raderat meddelandet. De får fram en lista på mottagare som har läst eller inte läst meddelandet genom att klicka på länken Uppföljning av sänt meddelande, som finns i det skickade meddelandets mottagarfält. Mottagare som har läst meddelandet och mottagare som inte har läst meddelandet formar sina egna användargrupper.

Du kan också ge studerande och vårdnadshavare rätten att följa upp skickade meddelanden genom att kryssa i fältet Studerande/vårdnadshavare ser vilka mottagare som har läst meddelandet i registret Information om skolan.

Då användaren har nya, olästa meddelanden visas ett besked om det på Wilmas huvudsida direkt efter att användaren har loggat in. Länken i beskedet öppnar Meddelanden och visar lästa och olästa meddelanden. Olästa meddelanden markeras med texten Ny på grön botten. Ett enskilt meddelande kan också vara en del av en meddelandekedja, det vill säga en diskussion.

Öppna meddelandet genom att klicka på meddelandets rubrik. Om någon har redan svarat på meddelandet syns också svaren under det ursprungliga meddelandet. Skriv ditt svar i Snabbsvar-textfältet under meddelandet. Om textfältet inte är synligt, kan du svara via Svarsfunktioner / Svara meddelandets avsändare.

Lärare och personal kan markera ett viktigt meddelande oläst trots att de har öppnat det. Då är det lättare att senare hitta viktiga meddelanden i inkorgen. Det här är en behändig funktion då meddelandets innehåll kräver åtgärder eller bör läggas på minnet, men du hinner inte göra något åt saken just då. Om du klickar på Funktioner / Markera som oläst, återgår Wilma till inboxen på sidan Meddelanden. Meddelandet som markerades som oläst visas igen som ett nytt meddelande med blå botten.

Avsändaren ser ändå via länken Visa vem som läst att mottagaren har läst meddelandet, också då mottagaren har markerat det som oläst.

Meddelandet som du har fått kan vara antingen privat, det vill säga det har skickats endast till dig, eller allmänt, det vill säga det kan ha skickats till en större grupp av mottagare. Du ser mottagargruppen i övre delen av meddelandet.

• Om meddelandet som du fick har ett Snabbsvar-textfält, skickas ditt svar till alla som deltar i meddelandekedjan. Om t.ex. rektorn skickar ett meddelande till alla lärare och läraren NN svarar till rektorn, ser också alla övriga lärare vad läraren NN skrev i sitt meddelande. Att svara med Snabbsvar-textfältet motsvarar alltså “svara alla”-funktionen i e-post.
• Ett meddelande som skickats som snabbsvar syns under det ursprungliga meddelandet (eller eventuella andra snabbsvar). Efter detta ser meddelandekedjan likadan ut för den ursprungliga avsändaren och alla mottagare. Genom att använda snabbsvar-funktionen ser alla varandras kommentarer. Om läraren har skickat ett meddelande t.ex. till bedömningsgruppen MA2.1, ser alla studeranden i gruppen varandras svar. Om läraren har valt att inte tillåta snabbsvar, ser varje studerade endast sin egen diskussion med läraren.
• Om du vill skicka svar enbart till meddelandets avsändare ska du välja Svarsfunktioner / Skilt meddelande till avsändaren i övre, högra delen av fönstret eller Svara endast avsändaren som ligger intill snabbsvarsrutan.
• Om Snabbsvar-textfältet inte är synligt eller om du är den enda mottagaren, skickas ditt svar alltid enbart till avsändaren. Du kan svara via Svarsfunktioner / Svara meddelandets avsändare.

Du kan vidarebefordra ett meddelande genom att välja Svarsfunktioner / Vidarebefordra. Då öppnas ett vanligt textfält som innehåller meddelandet som ska vidarebefordras. Välj mottagare genom att trycka på Välj mottagare. Du kan redigera eller komplettera meddelandet innan du skickar det.