Laskutusaineiston muodostus

Maksupäätökset, perheen tiedot ja sijoitustaulukko ovat perusteena laskutusaineiston luonnille. Tee alla olevat tarkistukset varmistuaksesi, että tiedot ovat kunnossa. Voit myös käyttää tulostetta apuna (ks. kohta 9). Tämän jälkeen voit tehdä laskutusajon.

1. Lapsen opiskelijalaji

Laskutuksessa huomioidaan varhaiskasvatuksessa ja täydentävässä varhaiskasvatuksessa olevat esikoululaiset. Tarkista, että lapsella on rekisterikortillaan oikea opiskelijalaji Opiskelijalaji-kentässä.

2. Lapsen perhetieto

Tarkista, että lapsen rekisterikortin Wilman käyttäjätunnukset -kentässä on lapsen tunnus ja perhekortin numero ja että Perhe-kentässä ovat perheeseen kuuluvat perheenjäsenet.

Perhetiedon tarkistamista varten on valmis haku Lapset-rekisterissä: LASKUTUS: Perhetieto puuttuu. Jos haku palauttaa tuloksia, korjaa tilanne kyseisten lasten osalta. Jos lapsi on vielä Hakemus varhaiskasvatukseen -toimintayksikössä, perhetietoa ei ole välttämättä täydennetty.

Jos teiltä puuttuu valmis haku LASKUTUS: Perhetieto puuttuu, voit lisätä sen itse Hakuruudussa:

• Muodosta haku Wilman käyttäjätunnukset->Perhe->Korttinumero=0
• Paina Lisää ja anna haulle nimeksi LASKUTUS: Perhetieto puuttuu ja klikkaa OK.

3. Maksajan tiedot

Tarkista, että jokaisella laskutettavalla lapsella on maksajan tiedot Huoltajat-välilehdellä. Maksajan henkilötunnus on pakollinen tieto ProE-siirrossa. Tiedon puuttuminen ei estä laskun muodostumista Primukseen, mutta ProE-siirrossa tulee virhe, jos maksajan henkilötunnus puuttuu.

Maksajan tietojen tarkistamista varten on valmis haku Lapset-rekisterissä: LASKUTUS: Maksajan hetu puuttuu. Jos joltain maksajalta puuttuu henkilötunnus, täytä se.

Jos teiltä puuttuu valmis haku LASKUTUS: Maksajan hetu puuttuu, voit lisätä sen itse Hakuruudussa:

• Muodosta haku Maksajan henkilötunnus=""
• Paina Lisää ja anna haulle nimeksi LASKUTUS: Maksajan hetu puuttuu ja klikkaa OK.

Jos laskutusjärjestelmään on tarve saada yhteisvastuullisen maksajan tiedot, tarkista että seuraavat kentät ovat täytettynä:

• Yhteisvastuullisen maksajan henkilötunnus
• Yhteisvastuullisen maksajan sukunimi
• Yhteisvastuullisen maksajan etunimet
• Yhteisvastuullisen maksajan lähiosoite
• Yhteisvastuullisen maksajan postiosoite

4. Sijoituksen voimassaolo

Tarkista sijoitustaulukon Sijoituksen alkupäivä- ja Sijoituksen päättymispäivä -kentistä, että lapsella on voimassa oleva sijoitus laskutuskuukaudella. Sijoitustaulukossa on siis oltava sijoitus, joka on alkanut viimeistään laskutuskuukauden päättymispäivänä ja jonka päättymispäivä on tyhjä tai laskutuskuukauden aikana tai sen jälkeen.

5. Maksupäätöksen voimassaolo ja varhaiskasvatusmaksu

Tarkista Hakemukset ja päätökset -rekisteristä maksupäätökseltä, että lapsella on voimassa oleva maksupäätös laskutuskuukauden alkamispäivänä ja että varhaiskasvatusmaksu on eri kuin nolla tai tyhjä.

Laskutusajo ei ota päätöstä mukaan laskutukseen eikä lapsen osalta muodostu laskua, jos maksupäätös ei ole voimassa koko kuukautta eli jos maksupäätöksen Alkamispvm-kentän päiväys on myöhempi kuin laskutuskuukauden alkamispäivä ja Päättymispvm-kentän päiväys on aiempi kuin laskutuskuukauden päättymispäivä.

6. Lähteneet lapset

Jos lapsi ei ole enää varhaiskasvatuksessa, tarkista, että hänen rekisterikorttiaan ei ole arkistoitu Lapset-rekisterissä ennen laskutusajoa. Jos lapsi halutaan pois näkyvistä Wilmasta, voidaan Ryhmä/Luokka-kenttään valita sellainen ryhmä, joka on luotu laskutettavia varten.

Jos lapsen rekisterikortti arkistoidaan ennen laskutusajoa, häntä ei huomioida laskutuksessa, vaikka hän olisi ollut vielä edellisen kuun aikana varhaiskasvatuksessa. Laskutusajon jälkeen rekisterikortin voi arkistoida. Tarkempi ohje arkistoinnista löytyy täältä.

7. Päiväkirjojen tarkistus

Tarkista Wilmassa, että ryhmien päiväkirjoissa ovat merkinnät kunnossa. Päiväkirjojen tarkistuksesta on oma ohjeensa täällä.

8. Vahvistamattomat perheenjäsenet

Jos perheessä on vahvistamattomia perheenjäseniä, vahvista ne. Tämä vaikuttaa laskun summaan. Vahvistuksen voi tehdä Wilmassa Asuinperheet-sivulla hakemalla perheen, klikkaamalla Muokkaa asuinperheen tietoja ja klikkaamalla vahvistuspainiketta. Tämän jälkeen tulee vielä tallentaa muutokset.

9. Tietojen tarkistus tulosteella

Lapset-rekisterissä voi hyödyntää myös Lasten sijoitukset ja päätökset -tulostetta. Sen avulla on helppo tarkistaa, ovatko laskutuksen kannalta oleelliset tiedot kunnossa.

Jos teillä ei ole kyseistä tulostetta käytössä vielä, voitte ladata sen täältä.

Tarkistusten jälkeen voidaan käynnistää laskutusajo. Ajo muodostaa laskut Laskutus-rekisteriin. Saman perheen lasten laskurivit kootaan ajossa yhdelle laskulle.

Laskutusajon voi ajaa uudestaan, jos esim. havaitset, että ajosta puuttuu lapsia. Poista ensin Laskutus-rekisteristä muodostetut laskut, korjaa lähtötiedot ja aja laskut uudestaan. Tämän jälkeen voit vielä korjata, lisätä tai poistaa muodostettuja laskuja Laskutus-rekisterissä ennen ProE:hen siirtämistä.

Kun laskutusajo on tehty, avaa Laskutus-rekisteri ja hae muodostamasi laskut esiin. Haun voi tehdä esimerkiksi Laskun päivä -kentän tiedon perusteella (laskuilla on kentässä päiväys, jolloin ajo on tehty).

Yksittäisen laskun tiedot saa esiin klikkaamalla korttia oikean reunan luettelosta. Alla on lueteltuna kentät ja niissä olevat tiedot. Tarkista, että tiedot ovat laskuilla oikein.

Tiedot laskulla

Kenttä	Kuvaus
Maksajan sukunimi	Tieto tulee Lapset-rekisteristä.
Maksajan etunimet	Tieto tulee Lapset-rekisteristä.
Maksajan lähiosoite	Tieto tulee Lapset-rekisteristä.
Maksajan postiosoite	Tieto tulee Lapset-rekisteristä.
Maksajan henkilötunnus	Tieto tulee Lapset-rekisteristä. Tieto on pakollinen!
Yhteisvastuullisen maksajan sukunimi	Tieto tulee Lapset-rekisteristä. Tieto on tarpeellinen vain, jos yhteisvastuullisen maksajan tietoja halutaan siirtää laskutusjärjestelmään.
Yhteisvastuullisen maksajan etunimet	Tieto tulee Lapset-rekisteristä. Tieto on tarpeellinen vain, jos yhteisvastuullisen maksajan tietoja halutaan siirtää laskutusjärjestelmään.
Yhteisvastuullisen maksajan lähiosoite	Tieto tulee Lapset-rekisteristä. Tieto on tarpeellinen vain, jos yhteisvastuullisen maksajan tietoja halutaan siirtää laskutusjärjestelmään.
Yhteisvastuullisen maksajan postiosoite	Tieto tulee Lapset-rekisteristä. Tieto on tarpeellinen vain, jos yhteisvastuullisen maksajan tietoja halutaan siirtää laskutusjärjestelmään.
Yhteisvastuullisen maksajan henkilötunnus	Tieto tulee Lapset-rekisteristä. Tieto on tarpeellinen vain, jos yhteisvastuullisen maksajan tietoja halutaan siirtää laskutusjärjestelmään.
Laskun päivä	Laskutusaineiston ajopävä
Toimituksen alkupäivä	Ajokuukautta edeltävän kuukauden alkupäivä
Toimituksen loppupäivä	Ajokuukautta edeltävän kuukauden loppupäivä. Loppupäivä siirretään laskun päiväksi siirtotiedostoon.
Rivin selite	Lapsen nimi ja palvelutuote
Rivin tuotenimike	Tieto tulee Tuotenimikkeet -rekisteristä. Täältä siirtyy laskurivin tiliöinti.
Rivin veroton hinta	Hinta tulee maksupäätökseltä Varhaiskasvatusmaksu-kentästä. Voidaan korjata vastaamaan kuukauden oikeaa maksua.
Opiskelijat	Linkki Lapset-rekisteriin
Perhe	Linkki Perhe-rekisteriin
Siirretty laskutusjärjestelmään	Rasti tiedoksi ProE- siirrosta. Rasti kenttä vasta siirron jälkeen.

Maksajan henkilötunnuksen tarkistus

Valmiilla haulla Maksajan hetu puuttuu voi tarkistaa, puuttuuko joiltain laskuilta maksajan hetu.

Laskutuslista

Laskutus-rekisterissä on laskurivien tarkistusta varten tuloste Laskutuslista, joka näyttää maksajittain laskurivit ja niiden tiliöinnin.

Laskun summan korjaus

Laskurivin summaksi tulee oletuksena maksupäätökseltä Varhaiskasvatusmaksu-kentän summa, joka on kuukauden perusmaksu ilman vähennyksiä. Jos lapsella on esimerkiksi ollut hyvitettäviä poissaoloja, jotka vaikuttavat maksun suuruuteen, voit korjata laskurivin summan täyttämällä Rivin veroton hinta -kenttään uuden tiedon vanhan tiedon tilalle. Voit kirjoittaa Erittely-kenttään lyhyen tekstin.

Tiliöinti

Tiliöintitieto tulee rivin tuotenimikkeeltä kentästä Laskentatunniste (kredit). Jokaiselle toimintayksikölle on määritelty oma tuotenimike, joka on liitetty Toimintayksiköt-rekisterin kenttään Varhaiskasvatusmaksun tuotenimike. Huom. Jos teillä on tarve tehdä uusi tuotenimike, niin luo uusi rekisterikortti Tuotenimikkeet-rekisteriin äläkä muokkaa olemassa olevaa.

Laskutieto lapsen kortilla

Lapset-rekisterissä lapsen kortilla on linkki laskuun Laskutus-kentässä.

Kun olet tarkistanut Laskutus-rekisterissä laskut, tehnyt mahdolliset korjaukset ja todennut tietojen olevan kunnossa, voit muodostaa laskuista siirtotiedoston:

1. Valitse rekisterikorttilistasta siirrossa huomioitavat laskut eli käytännössä kaikki ajossa muodostetut laskut. Jos huomaat ylimääräisiä laskuja, voit arkistoida ne ennen siirtoa.
2. Klikkaa Tiedonsiirrot / Tiedonsiirto Primuksesta.
3. Valitse listasta VAKA:Laskut ProE (PrimusQuery) ja klikkaa Seuraava, minkä jälkeen ohjelma kysyy tiedoston tallennuspaikkaa. Tallennuspaikka on yleensä jokin jaettu levyasema, joka on määritelty kunnan tietohallinnon toimesta ja josta taloushallinto voi noutaa laskutusaineiston. Tiedosto tallentuu nimellä vakalaskutvvvvkkpp.txt.

Kun siirtotiedosto on tallennettu, taloushallinto voi noutaa sen ProE-järjestelmään. Onnistuneen siirron jälkeen maalaa ko. laskutuserän kortit Laskutus-rekisterissä ja rasti kenttä Siirretty laskutusjärjestelmään. Tällä rastilla ei ole ainakaan toistaiseksi mitään toiminnallista vaikutusta laskujen siirtoon; se on vain tiedoksi, että laskut on siirretty ProE:hen.