Lapsen arkistointi ja poisto ryhmästä

Ryhmät

Päivitetty viimeksi: 13.1.2022

Lähteneet lapset arkistoidaan ja poistetaan ryhmistä (esim. kun lapsi muuttaa toiseen kuntaan). Lopussa on ohjeistettu myös lapsen päätösten ja varhaiskasvatussuunnitelmien arkistointi.

Huom. Lapsen korttia ja päätöksiä ei saa arkistoida ennen kuin kaikki lasta koskevat laskut on muodostettu. Jos lapsi halutaan pois näkyvistä Wilmasta, voidaan Ryhmä/Luokka-kenttään valita sellainen ryhmä, joka on luotu laskutettavia varten.

Jos lapsi on vaihtamassa ryhmää, katso ohje Palvelutarpeen, toimintayksikön tai ryhmän muutos (kohta "Ryhmän vaihtuminen"). Tällöin lasta ei siis arkistoida eikä poisteta ryhmästä eikä hänen päätöksiä tai varhaiskasvatussuunnitelmaa arkistoida.

  1. Avaa Lapset-rekisteri ja valitse korttilistasta lapsen rekisterikortti.
  2. Täytä Sijoituksen päättymispäivä -kenttään viimeinen hoitopäivä.
  3. Lisää tai muuta myös lapsen varhaiskasvatus- ja maksupäätöksille päättymispäivä.
  4. Odota seuraavaan päivään, että päättymispäivät ovat siirtyneet Vardaan.

Tämän jälkeen:

  1. Muuta Opiskelijalaji-kenttään "Arkistoitu".
  2. Rasti Arkistoitu-kenttä. Arkistointipvm-kenttään tulee automaattisesti arkistoinnin päivämäärä.
  1. Avaa Ryhmät-rekisteri.
  2. Valitse lapsen ryhmä rekisterikorttilistasta.
  3. Valitse Lisätoiminnot -> Poista lähteneitä lapsia -> Arkistoidut lapset ja klikkaa Ok. Tallenna.
  1. Avaa Hakemukset ja päätökset -rekisteri.
  2. Hae arkistoitujen lasten päätökset haulla Opiskelija->Arkistoitu=Kyllä.
  3. Valitse kaikki luettelon päätökset ja rasti Arkistoitu-kenttä.
  1. Avaa Pedagogiset asiakirjat -rekisteri.
  2. Hae arkistoitujen lasten päätökset haulla Opiskelija->Arkistoitu=Kyllä.
  3. Valitse kaikki luettelon varhaiskasvatussuunnitelmat ja rasti Arkistoitu-kenttä.