Hakemusten ja päätösten käsittely koulusiirroissa

1. Hakemuslomakkeet laitetaan Wilmaan näkyviin siten, että ne näkyvät tulevilla kouluilla.
2. Kun oppilaat on jaettu suunnitteluoppilaina tuleville kouluille, avataan tulevan koulun huoltajatunnukset hakuajaksi. Opiskelijat-rekisterin kenttään Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa laitetaan sellainen päivämäärä, jolloin huoltajat pääsevät tulevan koulun osalta hakemuksia tekemään. Vastaavasti kenttään Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy laitetaan sellainen päivämäärä, jolloin hakemuksia ei enää pääse tekemään Wilmassa. Hakuajan päätyttyä tunnuksen voimassaolo laitetaan alkamaan jälleen lukuvuoden alusta. Kentät koskevat molempien huoltajien tunnuksia.
3. Kun huoltaja kirjautuu Wilmaan, näkyy sivulla tarkasteltavat roolit. Sama oppilas näkyy kahteen kertaan, jos hän on vielä nykyisellä koululla ja tunnus on avattu tulevan koulun Wilmaan. Huoltajan tulee valita näistä rooleista tulevan koulun rooli ja siirtyä sitten Hakemukset ja päätökset -sivulle.

Tulevaa koulua koskevat hakemukset (esim. koulukuljetushakemus) tallentuvat näin jo valmiiksi oikeaan kouluun ja ovat oikeiden henkilöiden nähtävissä.

Huom. Jos päivität Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä kortilta -toiminnolla opiskelijarekisterin linkkikentät hakemusten ja päätösten osalta uuden koulun kortille, ota huomioon, että edellisen koulun tilanne "ajaa yli". Jos siis hakemuksia tai päätöksiä on tehty uudella koululla jo ennen lukuvuoden alkua, eivät ne jää linkkikenttiin päivityksen jälkeen.

Avointa hakemusta, jolle ei ole olemassa päätöstä, ei voi päivittää uudelle koululle. Hakemuksella tulee olla päätös, ennen kuin hakemuksen/päätöksen voi päivittää uudelle koululle.

Aikaisemmalle koululle tehdyt uutta koulua koskevat päätökset voi tarvittaessa päivittää uudelle koululle. Tämä on suositeltava lähinnä erikoistilanteissa, jos esim. käy ilmi, että yläkoulua koskeva hakemus/päätös onkin tehty alakoulun kortille. Tällainen tilanne saattaa syntyä esim. koulukuljetushakemuksia tehdessä, jos huoltaja tekee yläkoulua koskevan koulukuljetushakemuksen epähuomiossa alakoulun oppilaskortille Wilmassa.

Päätösten päivittäminen

Valitse Opiskelijat-rekisterissä se opiskelijakortti, jolle päätökset halutaan päivittää (esim. suunnitteluoppilas yläkoulussa). Valitse sitten Toiminnot / Koulusiirrot / Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä kortilta / Päivitä hakemukset ja päätökset.

Päivitys siirtää uuden koulun kortille kaikki sellaiset päätökset/hakemukset, jotka päiväysten perusteella kuuluvat opiskelijan uudemmalle koululle.

Mikä päivittyy?

Hakemukset ja päätökset -rekisterissä Opiskelija-kenttään vaihtuu tulevan koulun opiskelija ja Koulu-kenttään tuleva koulu. Päätöstä koskevat tiedot näkyvät siten myös Opiskelijat-rekisterin linkkikentissä Hakemukset , Koulun päätökset ja Viraston päätökset.

Millä perusteella päivitys tehdään?

Päivitys tuo päätökset uudelle koululle seuraavien ehtojen toteutuessa:

• Päätöksen alkamispäivä on myöhäisempi kuin opiskelijan Aloituspäivä uudella koululla (esim. yläkoulu). Tämä katsotaan vertaamalla päätöksen Alkamispvm-, Päätöspäivä- tai Hakemuspäivä -kenttiä yläkoulun Opiskelijat-rekisterin Aloituspäivä-kenttään.
• Opiskelija on valmistunut/lopettanut aikaisemmasta koulusta ja hakemus/päätös on päivätty sen päivän jälkeen. Päätöksen tai hakemuksen katsotaan kuuluvan suunnitteluoppilaan koululle, jos Hakemuspäivä tai Alkamispvm on myöhäisempi kuin tuorein päiväys opiskelijan nykyisen koulun kortilla joissain seuraavista Opiskelijat-rekisterin kentistä:
  • Koulutuksen/tutkinnon päättymispäivä
  • Tutkintotodistuksen päiväys
  • Todistusten päiväykset (huomioidaan rivit, joissa on todistuslajit-kentässä "1 tutkintotodistus")
  • Valmistumispäivä
  • Perusopetuksen valmistumispäivä

Päivämääriä verratessa huomioidaan myös opiskelijan aloituspäivä uudella koululla ja vähennetään siitä yksi päivä. Jos päätöksen päivämäärä on 9.8. ja aloituspäivä uudella koululla 10.8., katsotaan päätös kuuluvaksi oppilaan aikaisemmalle koululle, eikä päätöstä päivitetä yläkoululle.

Jos kaikki kentät ovat tyhjiä, ei siirretä yhtään päätöstä.

Esimerkki: Huoltaja on tehnyt koulukuljetushakemuksen tulevaa 7. luokkaa varten, mutta hakemus on Wilmassa tehty 6. luokkalaisen kortille eikä 7. luokkalaisen suunnitteluoppilaan kortille.

• Päätös koulukuljetuksesta tehdään, ja päätöksen alkamispäiväksi merkitään 16.8.
• Opiskelijan yläkoulun kortilla on aloituspäivänä 10.8., joten päivitys huomioi päätöksen alkamisen vasta yläkoululla ja päivittää hakemuksen/päätöksen yläkoululle.

Koulusiirron jälkeen edellisellä koululla tehdyt hakemukset ja päätökset näkyvät Wilmassa opiskelijan uudella koululla vain opiskelijakohtaisessa näkymässä, mutta ne eivät ole muokattavissa. Jos opiskelijalla on puutteellinen henkilötunnus, edellisellä koululla tehtyjä hakemuksia/päätöksiä ei näytetä.

Hakemusten ja päätösten näkyminen koulusiirtojen jälkeen toisella koululla edellyttää, että kouluaste pysyy samana. Kouluaste määräytyy Koulun tiedot -rekisterissä täytetyn Oppilaitostyyppiluokitus-kentän mukaan. Seuraavien oppilaitostyyppikoodien kesken näytetään hakemukset ja päätökset oppilaan vaihtaessa koulua:

• koodit 11,12,19 (peruskoulut)
• koodit 20-29 (ammatilliset oppilaitokset)
• 15 (lukiot)
• muilla koodeilla olevia ei näytetä toisille oppilaitoksille.

Esimerkki: Oppilas siirtyy peruskoulusta (luokituksen koodi 11) peruskouluasteen erityiskoulutukseen (luokituksen koodi 12), hakemukset ja päätökset näkyvät uudella koululla. Jos taas oppilas siirtyy peruskoulusta (koodi 11) lukioon (koodi 15), häntä koskevia hakemuksia ja päätöksiä ei näytetä enää lukiossa.

Oppilaitostyyppikoodin mukainen hakemusten ja päätösten näkemisen rajaus vaikuttaa vain opettajien ja henkilökunnan näkemisoikeuteen. Huoltajat näkevät huollettaviensa päätökset myös koulusiirtojen jälkeen, vaikka kouluaste vaihtuisikin.