Liitetiedostot Wilmassa

Liitteiden näkemiseen tai lisäämiseen Wilmassa ei tarvita mitään erillisiä käyttäjäryhmäoikeuksia. Riittää, että käyttäjällä on oikeus nähdä lomake, jonka kautta liitteitä halutaan tarkastella tai lisätä, ja lomakkeelle on määritetty liitetiedostoasetukset.

Liiteoikeudet määritellään jokaiselle lomakkeelle erikseen. Liitteitä saavat käsitellä kaikki lomakkeen käyttäjäroolit paitsi työpaikkaohjaajat (opettaja, opiskelija, huoltaja jne).

Liiteasetukset

Avaa Lomake-editorissa lomake, jonka kautta haluat liitteet käytettäväksi, ja avaa Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehti. Alareunassa on kohta "Liitetiedostot", jossa voit määritellä, saako lomakkeen käyttäjä nähdä ja/tai muuttaa liitteitä.

Sekä Liitetiedostojen näkeminen Wilmassa- että Liitetiedostojen muuttaminen Wilmassa -asetuksissa vaihtoehdot ovat:

• Ei rajoituksia: liitteiden näkyminen tai muuttaminen (eli tallentaminen ja poistaminen) on sallittu kaikille lomakkeen käyttäjille.
• Kielletty: liitteitä ei näytetä tai niitä ei voi muuttaa Wilmassa kyseisen lomakkeen kautta.
• Vain, jos ehto toteutuu: voi määrittää tarkemmin, kenelle liitteiden näkyminen tai muuttaminen on sallittu, esimerkiksi niin, että vain ryhmänohjaaja saa lisätä liitteitä ryhmänsä opiskelijoille. Tällöin ehto olisi: Wilmaan kirjautunut opettaja->Korttinumero=Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja->Korttinumero.

Asetusten avulla voit esim. sallia liitteiden näkymisen mutta estää lisäämisen/poistamisen.

Esimerkki: Opiskelijan profiililomakkeella on määritelty, että liitteiden näkemisessä ei ole rajoituksia, mutta muuttaminen on kielletty. Tällöin kaikki, jotka näkevät opiskelijan profiililomakkeen, pystyvät näkemään liitteet mutta eivät lisäämään uusia. Käyttäjille voidaan tehdä erikseen muokkauslomake, jolla liitteitä voi myös muuttaa/lisätä, tai vaihtoehtoisesti annetaan profiililomakkeelle myös muuttamisoikeudet.

Jos lomakkeelle on sallittu liitetiedostojen näkyminen/muuttaminen, niin Wilmassa lomakkeen yläreunassa näkyy Liitteet-kuvake, kun kyseinen lomake valitaan. Kuvaketta klikkaamalla voi joko lisätä uuden liitteen tai avata jo olemassa olevan liitteen. Wilmasta lisättäessä liitteen koko ei ylitä ylärajaa 10 Mt (Primuksen kautta lisättäessä ei ole rajoituksia).

Liitetiedostoja voi lisätä lähes kaikkien lomakkeiden kautta, poikkeuksena opiskelijakohtaisen arvioinnin lomake ja Koulun tiedot -rekisterin lomakkeet. Koulun tiedot -rekisteriin lisättyjä liitteitä ei myöskään saa näkyviin Wilmassa.

Huom. Kun luodaan uutta rekisterikorttia, Liitteet-linkki näkyy sivun oikeassa yläkulmassa valmiiksi, jos lomakkeelle on liitteet sallittu. Linkkiä klikkaamalla valikossa näkyy teksti Voit lisätä liitetiedostoja lomakkeen tallennettuasi. Eli lomakkeelle tulee tallentaa ensin tietoa, jonka jälkeen liitteitä pääsee lisäämään. Jos lomakkeelle ei ole sallittu liitteitä, ei linkkiä näy ollenkaan.

Wilman kautta lisätyt liitteet voi avata Primuksessa kohderekisterissä. Työssäoppimiseen lisätty liite avataan siis Työssäoppiminen-rekisterissä, loma-anomus tai muu hakemus avataan Hakemukset ja päätökset -rekisterissä jne. Liitteet-rekisteriin tallentuu tiedostosta yleiset tiedot kuten liitteen lataaja, pvm, koko, kohde, tiedoston nimi jne, mutta liitettä ei voi avata tässä rekisterissä.

Osaamisen tunnustamiseen, työssäoppimiseen ja näyttöihin lisättyjä liitteitä voi tarkastella Primuksessa paitsi ko. rekistereissä, myös opiskelijan opetussuunnitelman kautta. Kun opiskelijan opsin kautta avaa johonkin kurssiin lisätyn osaamisen tunnustamisen, työssäoppimisen tai näytön, näkyy avatun apuikkunan yläpalkissa kohta Liitetiedostot. Suluissa näkyy lisättyjen liitteiden lukumäärä. Samasta paikasta voi myös lisätä uusia tai poistaa liitteitä.

Koulutuskalenteri

Myös sähköisen koulutuskalenterin hakulomakkeisiin voi laittaa liitetiedosto-mahdollisuuden. Näissä lomakkeissa se näkyy Wilman koulutuskalenterin puolella hieman eri kohdassa kuin muissa, Wilman sisällä olevissa lomakkeissa. Hakulomakkeen lopussa on Lisää liitetiedosto -osio ja siihen hakija voi tallentaa omalta koneeltaan esimerkiksi tarvittavia todistuksia.

Siirrä hakija opiskelijarekisteriin -toiminnolla (Wilmassa) voi kopioida samalla hakijalle lisätyt liitteet. Hakijan siirtyessä opiskelijaksi liitteet seuraavat siten mukana.