ProE-siirtotiedoston muodostus

1. Luo Laskutyypit-rekisterissä uusi rekisterikortti esim. "ProE", ellei tällaista ole jo olemassa.
2. Syötä laskurivin kredit-tili kenttään Laskentatunniste (kredit) ja laskurivin debet-tili kenttään Laskentatunniste (debet). Voit myös antaa Laskutuslajin, Asiakastyypin ja Kumppanikoodin. Nämä tiedot siirtyvät ProE-järjestelmään. Oikeat arvot näihin kenttiin saat kirjanpitäjältä.
3. Selvitä myös, mitä tietoa käytetään henkilön tunnisteena (esim. henkilötunnus).
4. Jos alle 18-vuotiaille halutaan merkitä maksajaksi huoltaja, tarkista että huoltajien tiedot on täytetty Primuksen Opiskelijarekisteriin ja että huoltajataulukossa on rastittu haluttu rivi kentästä Maksaja laskutuksessa, jos maksajaksi halutaan muu kuin ensimmäisen rivin huoltaja.

1. Hae laskutettavat opiskelijat ja valitse Laskutus-valikosta muodostettavat laskut.
2. Valitse Laskun tyyppi -kenttään aiemmin tekemäsi laskutyyppi.
3. Klikkaa lopuksi Muodosta laskut.
4. Tämän jälkeen voit siirtyä Laskutus-rekisteriin, jonne laskut ovat muodostuneet.

Maksajan tiedot

Jos laskulla on täytettynä kenttä, joka on linkki johonkin henkilörekisteriin (esim. opiskelija-, opettaja-, henkilökuntarekisteri), siirrettävät tiedot haetaan sieltä. Tällainen linkkikenttä on esim. Maksaja (opiskelija). Muussa tapauksessa tiedot otetaan Laskutus-rekisterin nimi-, henkilötunnus- ja osoitetietokentistä. Tiedot ovat pakollisia. Siirtyviä tietoja ovat henkilötunnus, sukunimi, etunimet TAI kutsumanimi sekä lähi- ja postiosoite. Tieto haetaan ensisijaisesti Opiskelijarekisterin opiskelupaikan lähi- ja postiosoite -kentistä ja ellei näitä ole täytetty, toissijaisesti kotipaikan lähi- ja postiosoite -kentistä.

Siirtotiedoston nimi

Jos siirtotiedostolle ei määritetä erikseen oletusnimeä, ehdotetaan tallentaessa nimeä Primus2ProE.

Siirtotiedostolle voi antaa oletusnimen Koulun tiedot -rekisterin Laskusiirtotiedoston oletusnimi -kenttään:

• Nimi ilman aikaleimaa: proe_omanimi.txt, esim. proe_mallilankoulu.txt. Tiedostopäätteen voi vaihtaa muuksikin.
• Nimi aikaleimalla: omanimi#FORMATDATETIME(yyyymmddhhmm).dat, esim. mallila#FORMATDATETIME(yyyymmddhhmm).dat. Tiedostopäätteen voi vaihtaa muuksikin. Esim. 4.1.2019 klo 15.25 tehty tiedosto tallentuisi nimellä mallila201901041525.dat.

Rasti halutessasi kenttä Estä laskusiirtotiedostonimen muuttaminen, niin käyttäjä ei voi tallentaessa muokata siirtotiedoston nimeä.

Siirtotiedoston muodostaminen

1. Maalaa listasta ne laskut, jotka haluat siirtää ja valitse ylävalikosta Tiedonsiirrot / Tee ProE -siirto.
2. Hae Maksajan asiakastunnus -kenttään se tieto, minkä halutaan siirtyvän opiskelijan tunnisteena.
3. Alle 18-vuotiaille huoltaja maksajaksi. Jos laskut menevät huoltajille, hae Huoltajan asiakastunnus -kenttään se tieto, joka halutaan huoltajan tunnisteeksi, esim. huoltajan henkilötunnus. Jos tähän kohtaan valitaan huoltajataulukon kenttä, haetaan tieto joko siltä riviltä, jolla on rastitettu kenttä Maksaja laskutuksessa tai ensimmäiseltä riviltä, jos em. tietoa ei ole syötetty.
4. Kokoa laskut opiskelijoittain. Kootaan opiskelijan kaikki laskut yhteen.
5. Kokoa laskut huoltajittain. Huoltajan kaikkien lasten laskut kootaan yhteen. Laskut kootaan huoltajan asiakastunnuksen perusteella. Rasti myös Alle 18-vuotiaille huoltaja maksajaksi.
6. Huoltajan tiedot maksajariville. Muodostetaan aineistoon erillinen laskutusasiakas-rivi huoltajan tiedoista. Laskutusasiakkaan tiedot tarvitaan, jos laskutusasiakas on eri kuin juridinen asiakas. Alaikäisen tapauksessa tätä ei yleensä tarvita, koska huoltaja on myös juridinen asiakas, ainakin iltapäivätoiminnassa.
7. Siirrä yhteisvelallisten tiedot: Tämä valinta tekee laskutiedostoon omat rivit huoltajista, joilla on opiskelijarekisterin huoltajataulukossa rastittu kenttä "Yhteisvastuullinen maksaja". Kohdan voi rastia, jos siirrossa on rastittuna myös kohta "Alle 18-vuotiaille huoltaja maksajaksi". Yhteisvelallisen siirto on mahdollista ProE:n Tuonti3-kuvauksen mukaisessa formaatissa.
8. Siirrä tuoteryhmän nimi seliterivinä. Muodostetaan aineistoon tekstirivi, jossa on rivin tuotenimikkeelle määritellyn tuoteryhmän nimi.
9. Siirrä päivämäärät. Siirretään aineistoon Laskun päivä-, Eräpäivä- ja Toimituspäivä-tiedot.
10. Siirrä lasku- ja viitenumerot. Siirretään aineistoon Laskun numero- ja Viitenumero-tiedot. Lasku- ja viitenumero voidaan muodostaa myös ProE:n puolella, jolloin niitä ei tarvitse siirtää Primuksesta.
11. Nimien pituus tiedostossa 50 merkkiä. Siirretään tiedot ProE:n uudemman tiedostokuvauksen mukaan. Rasti tämä kenttä aina.
12. Merkitse laskuun laskuttajan tiedot. Muodostetaan aineistoon tekstirivi, jossa on Koulun tiedot -rekisteristä Laskuttaja-kentän tieto, esim. koulun yhteyshenkilö.
13. Postinumero ja -toimipaikka eroteltu siirtotiedostossa. Jos tämä kohta rastitaan, postinumeron ja postitoimipaikan väliin lisätään yksi välilyönti. Jos kenttää ei rastita, siirretään tieto yhteen kirjoitettuna (esim. 99999Esimerkkilä).
14. Lopuksi klikkaa OK ja valitse tiedoston tallennusnimi ja -paikka.

Tämän jälkeen tiedosto voidaan toimittaa eteenpäin.

Siirrettäessä laskuja ProE-tiedonsiirrolla voidaan laskunumero siirtää 10 merkkiä pitkänä rastimalla tiedonsiirron käynnistysikkunassa kenttä Käytä täyspitkää laskunumeroa.