Opiskelutietojen siirto Kelaan (2. aste)

Kela	Primuksen kenttä	Rekisteri
Oppilaitos 1)	Kelan oppilaitoskoodi	Koulun tiedot
Siirtotunnus 2)	Kelan tietuetunnus	Koulun tiedot
Sukunimi	Sukunimi	Opiskelijarekisteri
Etunimet	Etunimet	Opiskelijarekisteri
Sukupuoli	Sukupuoli	Opiskelijarekisteri
Henkilötunnus	Henkilötunnus	Opiskelijarekisteri
Opintojen aloituspäivä	Koulutuksen/tutkinnon aloituspvm (Jos kenttä on tyhjä, tieto haetaan kentästä Aloituspäivä)	Opiskelijarekisteri
Opinnot, johon hyväksytty 3)	Tutkinto	Tutkinnot
Valmistunut tutkinto	Tutkinto	Tutkinnot
Päivämäärä 4)	Katso alempaa 4 kohta	Opiskelijarekisteri
Tapahtumakoodi 5)	Katso alempaa 5 kohta

1) Kelan oppilaitoskoodi Koodi on oppilaitoskohtainen ja sen saa Kelalta.

2) Kelan tietuetunnus Siirtotiedoston nimi muodostuu tämän kentän mukaan. Kela ilmoitttaa oppilaitokselle siirtotunnuksen, joka on muotoa 12345. Numerosarjan paikalla on Kelan oppilaitoskoodi.

3) Tutkinnot-rekisteristä haetaan tieto, onko tutkinto ammatillinen perustutkinto vai ei. Ammatti- /erikoisammattitutkinto -kenttä rastitaan, jos tutkinto EI ole ammatillinen perustutkinto.

4) Valmistumispäivä-kentän sijasta voidaan käyttää myös Todistuslajit- ja Todistusten päiväykset -kenttiä. Todistuslajiksi tulee tällöin olla valittuna joku seuraavista:

• 1 tutkintotodistus
• 2 mukautettu tutkintotodistus, kaikki opintokokonaisuudet
• 3 mukautettu tutkintotodistus, osa opintokokonaisuuksista

5) Jos Valmistumispäivä tai Todistuslajit ja Todistusten päiväykset kentät on täytetty, katsotaan opiskelija valmistuneeksi ja siirtotiedostossa koodiksi tulee W. (HUOM. jos molemmat pvm-kentät on täytetty, pitää niissä olla sama päiväys.)

Hae valmistuneet opiskelijat Primuksen rekisteriruutuun haulla Valmistumispäivä>=01.01.2019 JA Valmistumispäivä<=31.12.2019. Mikäli valmistuneiden opiskelijoiden kortteja on jo arkistoitu, hae myös ne rekisteriruutuun valitsemalla vaihtoehto Hae myös arkistosta. Jos oppilaitoksessa on myös ammatti- ja erikoisammattitutkintoja suorittaneita, he eivät saa eläke-etuutta. Lisää siinä tapauksessa hakuehtoon esim. JA Tutkinto->Tutkinto<>*ammattitutkinto*.

Huom. Jos opiskelijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulee Kelan tiedonsiirtoa varten käyttää XXXX-loppuista henkilötunnusta, jotta siirtotiedosto saadaan lähetettyä Kelan sovellukseen.

Valmistumispäivän sijasta voidaan käyttää myös Todistuslajit- ja Todistusten päiväykset -kenttiä. Opiskelijat voi hakea näistä kentistä Primuksen rekisteriruutuun haulla:

• (Todistuslajit="1 tutkintotodistus" TAI Todistuslajit="2 mukautettu tutkintotodistus, kaikki opintokokonaisuudet" TAI Todistuslajit="3 mukautettu tutkintotodistus, osa opintokokonaisuuksista") JA Todistusten päiväykset>=01.01.2019 JA Todistusten päiväykset<=31.12.2019 JA Tutkinto->Tutkinto=*perustutkinto*

Kun kaikki tarvittavat kentät on täytetty, tehdään tiedonsiirto opiskelijarekisterissä valitsemalla Tiedonsiirrot / Kelaan / Opiskelutietojen siirto Kelaan (2. aste). Valitse vaihtoehto Rekisteriruutuun haetut kortit.

Klikkaa sitten Tee tiedonsiirto -painiketta. Primus antaa ilmoituksen "Tiedonsiirron tuloksena on X riviä". Rivimäärän tulee olla yhtä suuri kuin valmistuneiden opiskelijoiden määrä. Rasti Näytä virheiden yhteenveto, jolloin saat ruudulle luettelon eri virheiden määristä. Jos jokin tieto puuttuu lähes kaikilta, korjaa se ja palaa sitten tekemään siirto uudelleen. Jos virheitä oli vain muutama tai paljon erilaisia, sulje ilmoitus ja klikkaa Näytä virheet -painiketta. Se näyttää opiskelijakohtaisesti, mitä tietoja kultakin puuttui. Korjaa tiedot ja palaa tekemään siirto uudelleen. Kyseisen opiskelijan löydät nopeiten Pikahaulla syöttämällä ylimmälle riville kortin numeron.

Jos Näytä virheet -painikkeen teksti on harmaalla, ei virheitä ollut ja tiedonsiirto onnistui. Voit esikatsella siirtotiedoston valitsemalla Tulosta / Esikatselu. Älä kuitenkaan tässä vaiheessa yritä tallentaa esikatselu-tiedostoa, koska se jättää aloitus- ja lopetusrivin pois etkä saa tiedostoa menemään sellaisena läpi!

Tiedosto tallennetaan valitsemalla Tallenna. Nimeksi annetaan Kelan ilmoittama oppilaitoskohtainen siirtotunnus. Toiminto muodostaa yhden tiedoston, jossa on kaikki Kelan tarvitsema tieto. Syntynyt tiedosto toimitetaan Kelalle.

Siirtotiedostoa luetaan seuraavasti:

Ensimmäisenä tietona on Kelan oppilaitoskoodi. Seuraavaksi on T, joka kertoo, että rivillä on tutkintotietue. Seuraavaksi on tiedonsiirron päivämäärä sekä vakiot TUTKT ja OP, joiden jälkeen tulee Kelan oppilaitoskoodi. Näitä seuraavat opiskelijan hetu ja nimi. Seuraavaksi on joko M (ammatillinen perustutkinto) tai E (ei ammatillinen perustutkinto), jota seuraa W (tutkinto valmistunut). Sen jälkeen tulee valmistumispäivä, uudelleen E tai M, opintojen aloituspäivä ja viimeisenä sukupuolikoodi N tai M.

Siirtotiedoston ylimmällä rivillä tietuetyyppinä on A ja viimeisellä rivillä L. Tarkista, että aloitus- ja lopetusrivit löytyvät. Jos jompi kumpi puuttuu, ei tiedosto ole kokonainen ja tietoja puuttuu. Varmista, että olet tallentanut tiedoston nimenomaan Tallenna-toiminnolla eikä esikatselun kautta.

Siirtotiedostoa voi tarvittaessa tarkastella muilla ohjelmilla, mutta jos siihen halutaan tehdä muutoksia, on ne tehtävä jollain tekstieditorilla (Muistio tms.). Muutoksia ei tulisi mielellään tehdä Excelillä tai vastaavalla, koska nämä ohjelmat lisäävät tiedostoon omia muotoilujaan, jolloin tiedostosta tulee virheellinen.