Närvaro, avgång och avbrott

Närvarouppgifterna behövs för uppföljning av antalet studerande samt studerandenas studiestöd. Dessutom överförs närvarouppgifterna från Primus till högskolornas riksomfattande datalager (VIRTA).

Skolkansliet kan anteckna närvarouppgifterna i Primus eller så kan studerandena under anmälningstiden göra detta själva i Wilma. I Primus tas närvarotabellens fält fram, för tydlighetens skull är det bra att göra en egen flik för anteckning av datum.

Uppgifterna antecknas i närvarotabellens fält Läsår, Höst 20.9, Vår 20.1 och Förklaring. Om anmälningar tas emot i Wilma ska även fälten Anmälningsdag 20.9 och Anmälningsdag 20.1 tas fram. Med hjälp av närvarotabellen sparas studerandenas närvarouppgifter och t.ex. frånvaroperiodernas antal kan följas upp med tanke på studierätt.

Även studiernas inledningsdatum samt beräknade slutdatum antecknas i Primus då studierna inleds. Dessa uppgifter behövs i statistikföringen. Fält som behövs för statistiken är: Utbildningens/examens inledningsdatum, Uppskattat examensdatum, Utbildningens/examens slutdatum. Inskrivningsdatumet antecknas i fältet Inskrivningsdatum eller Inledningsdatum.

Fältet Studierättens status är kopplat till VIRTA-dataöverföringen. Även om studerandens närvarouppgifter antecknas i närvarotabellen måste man dessutom till datalagret överföra uppgiften om studierättens status. Fältets alternativ är "aktiv", "option", "slutförd", "passiverad" och "avstått". Då studeranden själv bestämmer sig för att avbryta studierna eller avgå väljs statusen "avstått". Statusen "passiverad" hänvisar alltid till ett beslut fattat av högskolan som är oberoende av studeranden. Fältet ska alltid innehålla studerandens aktuella status.

Även fältet Typ av studierätt ska ifyllas för studeranden, eftersom även denna uppgift krävs för VIRTA-överföringen.

I Studeranderegistret finns fältet Kompetens. Information om målsatt och uppnådd kompetens samlas in främst av barnträdgårdslärare och sjukskötare med s.k. "dubbel kompetens" (hälsovårdare, förstaskötare och barnmorskor, vilkas examen inkluderar även sjukskötares kompetens).

• Då Kompetens-fältet ifylls registreras kompetensen för studierätten, varvid informationen om målsatt kompetens överförs till VIRTA.
• Då du fyller i studerandens examensdatum registreras kompetensen också till studieprestationen = examen. Därmed överförs informationen om uppnådd kompetens till VIRTA.

För sjukskötare med "dubbel kompetens" behöver du inte anteckna annat än sjukskötares kompetens. Själva examen innehåller hälsovårdares, förstavårdares eller barnmorskas kompetens.

Studerandens avbrott och frånvaro från studierna (man vet alltså att studeranden ämnar fortsätta studierna i något skede) antecknas i följande fält i Studeranderegistret: Startdatum för tillf. avbrott, Slutdatum för tillf. avbrott och Orsak till tillf. avbrott. I närvarotabellen väljs "Frånvarande" för de terminer som avbrottet gäller. Dessa perioder inkluderas inte i beräkningen av studerandearbetsdagar.

Om studeranden själv har meddelat om avbrottet kryssas också fältet Studeranden anmälde om avbrott i (krävs för FPA-dataöverföringen).

Om närvarouppgifterna samlas in via Wilma kan en maximimängd anges för frånvaroperioder. Uppgiften definieras i registret Information om skolan, i fältet Max. frånvaroterminer vid närvaroanmälning. När studeranden har uppnått maxantalet frånvaroterminer kan han/hon inte längre anmäla frånvaro via Wilma.

Förlorad studierätt antecknas i första hand i fältet Studierätten förlorad. Detta gäller i allmänhet situationer då studeranden har försummat sin plikt att anmäla närvaro. I fältet antecknas det datum då förlusten av studierätt träder i kraft och i fältet Studierättens status ändras statusen till "passiverad". Om studeranden senare ansöker om återförande av studierätten och får den återförd ska fältet Studierätten förlorad tömmas och perioden under vilken studierätten varit förlorad ska antecknas i tabellen över tillfälliga avbrott. I fältet Studierättens status ändras statusen till "aktiv".

Då studeranden avgår fyller man på registerkortet i Avbrytningsdatum eller Utskrivningsdatum, Orsak till avgången (register), Tilläggsuppgifter om avgången och Studietid innan avbrytningen/utskrivningen. I närvarotabellen väljs "Ej inskriven".

I registret Avgångens orsaker matar du in de avgångsorsaker som används i yrkeshögskolan. Ta fram åtminstone fälten Förklaring och Kod i registret. Då du matat in alla koder och förklaringar i registret kan avgångens orsak väljas på studerandens registerkort och orsaken kan också skrivas ut på avgångsbetyget.

Ett annat alternativ är att mata in avgångsorsakerna i registret Avbrutna studier (AMKOTA) med hjälp av fälten Orsak till avbrutna studier och Kod. I Studeranderegistret tar du fram fältet Avgångsklassificering (AMKOTA). Vi rekommenderar dock att du använder registret Avgångens orsaker, eftersom AMKOTA-tjänsten har tagits ur bruk.

Om studeranden själv har meddelat om avgången kryssas också fältet Studeranden anmälde om utskrivning i (krävs för FPA-dataöverföringen).

Då studeranden utexamineras fyller du i fältet Examensdatum. Som studerandetyp väljer du t.ex. "Utexaminerad studerande" och studerandens registerkort arkiveras. Som studierättens status väljer du "Slutförd", varvid informationen om studerandens utexaminering överförs korrekt också till VIRTA. För FPA-dataöverföringen kan du alternativt fylla i fälten Betygstyper och Betygens datum.