Anteckningar i Primus som berör studerandeutbyte

Gör ett registerkort i Primus för varje utbytesstuderande och lägg också till studerandena i Kurre.

Ankomst och vistelse i landet

I Studeranderegistret kan du fylla i t.ex. följande fält:

• Nationalitet
• Inflyttningsdag till Finland
• Utländsk personbeteckning (ifall finns i kännedom)
• Hemland
• Flyttningsstatus (= Tillfälligt uppehåll i landet; utbyteselev)
• Flyttningsstatuskod (= 06)
• Studerandetyp (Utbytesstuderande eller dylikt) Ifylls så att studeranden inkluderas i eller faller bort från olika statistiker som görs vid olika tidpunkter.
• Utländskt betyg (betygets uppgifter)
• Skolgångsbakgrund i hemlandet
• Utbytesstuderande (information till Koski)

Personbeteckning

Personbeteckningens första del är den samma som för finländare, dvs. födelsetiden i formatet ddmmåå.

En XXXX-personbeteckning är inte tillräckligt individuell för användning i Wilma. De skolor som använder Wilma behöver därför en s.k. Ä-personbeteckning i formatet -00XÄ. För män motsvaras X av en udda siffra och för kvinnor av en jämn siffra. Om utbyteseleven är en man är personbeteckningen t.ex. 181289-001Ä och om det är en kvinna är beteckningen t.ex. 040688-002Ä. Ifall flera utbytesstuderande är födda på samma dag kan man höja sifferdelen, för män alltså 001Ä, 003Ä, 005Ä osv. Alla tal mellan 001 och 999 kan användas.

Ifall man använder Primus och Kurre 7, men inte Wilma, kan man använda en egen unik identifierare som skolan själv hittat på. Identifieraren antecknas i Primus i fältet Kod i Kurre och med hjälp av denna identifieras en person som samma person i både Primus och Kurre. Identifieraren skall vara minst 15 tecken lång.

Koski och utbytesstuderande

Observera att ett studentnummer bör skapas i Studieinfo åt utländska utbytesstuderanden inför Koskiöverföringen. Utbytesstuderande ska sällan ha avgångsbetyg från gymnasiet, så de flyttas till Koski som ämnesstuderande. Finansieringsformen skall vara "Statsandelsfinansierad" ifall den studerande är i Finland minst en termin. Är den studerande i Finland kortare än en termin så används finansieringsformen "Finansierad på annat sätt". Fyll även i Utbytesstuderande-fältet i studeranderegistret.

Studierna i Finland

Välj en läroplan för studeranden, och anteckna i läroplanen valen för denna termin/detta läsår. Gällande läroämnen och kurser kan du anteckna studerandens ämnesvisa mål samt hur undervisningen ordnats.

Om studeranden deltar i alla timmar i ett visst ämne, exempelvis om en franskspråkig studerande deltar i alla franska timmar, ska alla franska kurser väljas. De ämnen som studeranden inte alls deltar i lämnas utan val.

Klass och undervisningsgrupper

Du lägger till studeranden till någon redan existerande klass genom att fylla i fältet Grupp/klass.

• I Kurre 7: Studerande med sina val läggs till i Kurre antingen med en kompletterande dataöverföring eller genom att man för hand matar in namn, personbeteckning, klass och val i Kurre.
• Om studeranden deltar i flera parallella grupper av samma kurs (t.ex. FRA1.1, FRA1.2), antecknas ett val i båda grupperna. Som standard meddelar Kurre att studeranden redan har val i denna kurs, men meddelandet kan kringgås tillfälligt genom att man svarar "Ja" eller permanent via Val-fönstrets Inställningar-meny, genom att man kryssar ur Bekräfta kursens dubbelval.
• I Primus: Studerandens namn läggs till på bedömningslistorna för de grupper han/hon deltar i. Om studeranden själv anmäler sig till kurser via Wilma, hämtas hans/hennes namn automatiskt till bedömningslistorna.

Då en finländsk studerande åker utomlands i utbyte:

• Fyll i studerandeutbytets tabell: Mobilitetsprogram, Utbyte till land, Utbytets språk, Praktik/utbyte: längd... samt inleds och avslutas.
• I fältet Praktik/utbyte: tilläggsuppgifter antecknas de kurser, som studeranden ämnar avlägga utomlands och få tillgodoräknade i Finland. Motsvarande uppgifter kan också antecknas i studerandens läroplan vid ifrågavarande kurs.
• Kryssa i fältet Studerande som är i utbyte. Med hjälp av denna uppgift är det enkelt att hitta studeranden i arkivet då han/hon återvänt till Finland.
• Ändra Studerandetypen till en typ som inte beaktas som aktiv studerande, t.ex. "Arkiverad".
• Arkivera studerandens studerandekort.

De anteckningar som gäller yrkesstuderandes utbyte görs oftast i första hand i Utbildning som ordnas på arbetsplatser (UOA)-registret. I andra hand plockas uppgifterna från de ovan nämnda fälten i Studeranderegistret.

• I UOA-registret: fyll i åtminstone Praktik/utbyte inleds, Praktik/utbyte avslutas, Utbyte till land och Praktik/utbyte: tilläggsuppgifter, varav alla förutom Praktik/utbyte avslutas är obligatoriska.
• Om avslutningsdatumet för utbytet inte har angetts, tolkar KOSKI-systemet det som att personen är utomlands vid kontrolltidpunkten.
• Det land dit personen åker ska ha Nummer (ISO 3166) ifyllt i registret Länder och stater.
• När landet är ett annat än Finland ska kommunkoden alltid vara "200-utlandet" eftersom kommuner utomlands inte har samma system med kommunkoder som Finland har.
• Studierättens status ska under utbytesperioden vara "Närvarande " för personen.
• Om utlandsperioden anknyter till ett utbildnings- eller läroavtal ska dessa uppgifter också överföras till KOSKI för den tid som utlandsperioden pågår.

I Lärar- och Personalregistret finns en motsvarande mobilitetstabell som i Studeranderegistret.